5 redenen om je intranet aan te vullen met digitale schermen

TL;DR

• Je IPP-intranet werkt het beste wanneer het wordt gecombineerd met digitale schermen die het bereik en de zichtbaarheid vergroten
• Digitale schermen helpen ervoor te zorgen dat belangrijke informatie wordt gezien door medewerkers zonder bureautoegang
• Samen creëren intranet en schermen duidelijkere, meer consistente interne communicatie

Ooit gehoord: “Nee, die informatie heb ik niet gekregen!”? Het is een frustrerende opmerking maar helaas vrij gewoon. Zelfs als je hebt gecommuniceerd via het intranet, e-mail en vergaderingen, lijken sommige mensen nog steeds belangrijke updates te missen.

Een IPP-intranet verwijst doorgaans naar een gespecialiseerd intern platform of module geïntegreerd binnen een privénetwerk om specifieke administratieve processen te beheren. Bij het gebruik van digitale schermen en intranetten is het belangrijk om de juiste volgorde te volgen om informatie efficiënt te benaderen en ervoor te zorgen dat niets wordt gemist.

Dit is waar digitale schermen een groot verschil kunnen maken. Ze helpen je iedereen te bereiken, waar ze ook zijn tijdens de werkdag. Hier zijn vijf redenen waarom PLAYipp denkt dat je je intranet kunt aanvullen met digitale schermen.

1. Bereik alle medewerkers, niet alleen degenen achter een computer

Het intranet is een geweldig kanaal, maar niet iedereen heeft er altijd toegang toe. Mensen die werken op de werkvloer in de productietak openen zelden een computer of geven prioriteit aan het controleren van het intranet op hun telefoons tijdens de dag. Strategisch geplaatste digitale schermen helpen je cruciale informatie te delen met iedereen, ongeacht waar ze zijn.

2. Krijg belangrijke informatie er direct uit

Het updaten van een digitaal scherm duurt seconden. Wanneer er iets belangrijks gebeurt, zoals een roosterwijziging of nieuwe veiligheidsprocedures, kun je het in enkele momenten publiceren. Je hoeft je geen zorgen te maken dat mensen het missen omdat ze het intranet niet regelmatig controleren.

3. Verhoog betrokkenheid en zichtbaarheid

Visuele berichten vangen het oog op een manier die tekst op een computerscherm niet doet. Met afbeeldingen, video’s en dynamische graphics kun je nieuws, interne updates en doelen benadrukken op een manier die moeilijk te negeren is. Digitale schermen worden een natuurlijk onderdeel van het dagelijks leven dat niemand kan missen.

4. Gemakkelijker te beheren en up-to-date te houden

Geen gedoe meer met posters of handmatige updates. Digitale schermen maken het gemakkelijk om content snel te wijzigen vanaf één centrale plaats. Dezelfde informatie kan gelijktijdig op meerdere schermen worden weergegeven, wat tijd bespaart en het risico op verouderde of onjuiste informatie vermindert. In bedrijfstakken zoals de gezondheidszorg kan dit het verschil zijn tussen leven en dood.

5. Flexibele displays die passen bij je communicatiebehoeften

Met digitale schermen kun je precies de content tonen die je wilt, wanneer je wilt. Pas schermen aan voor verschillende afdelingen of plan specifieke berichten op specifieke tijden. Dit maakt communicatie relevanter en effectiever voor elke groep in het bedrijf.

Best practices voor digitale schermcontent

Het creëren van digitale schermcontent die aansluit bij je doelgroep vereist meer dan opvallende visuals. Het vereist een duidelijk plan en een gedegen begrip van wat je wilt bereiken.

Of je nu werkt in het hoger onderwijs, een bedrijfsafdeling of een servicegerichte instelling, het proces begint met de juiste mensen.

Bouw een team rond je content

Effectieve digitale schermcontent is zelden een eenmansinspanning. Het werkt het beste wanneer je een klein team betrekt met verschillende vaardigheden, zoals:

• Design, om ervoor te zorgen dat content gemakkelijk te lezen en visueel duidelijk is
• Contentontwikkeling, om berichten vorm te geven die relevant en nuttig zijn
• Marketing of communicatie, om schermen af te stemmen op bredere doelen

Dit helpt ervoor te zorgen dat content niet alleen aantrekkelijk is, maar ook effectief en conform industriestandaarden.

Definieer je doelgroep en doelen

Voordat je content creëert, neem de tijd om te verduidelijken wie je probeert te bereiken en wat je wilt communiceren.

Vraag jezelf af:

• Wie zal dit scherm zien tijdens hun dag?
• Welke informatie hebben ze nu nodig?
• Welke actie, indien van toepassing, moeten ze ondernemen?

Je doelen zullen zowel de content als de manier waarop het wordt weergegeven vormgeven. Je zou kunnen willen:

• Medewerkers informeren over compliance-updates
• Campus- of interne evenementen promoten
• Prestaties binnen je organisatie benadrukken

Bijvoorbeeld, een universiteit kan digitale schermen gebruiken om aanmeldingsdeadlines, kosten of studentenservices te delen, terwijl een retaillocatie aanbiedingen kan benadrukken of mensen naar verschillende afdelingen kan leiden.

Plan voor kosten, tijd en onderhoud

Budgettering is een belangrijk onderdeel van elk digital signage-plan.

Overweeg het volledige plaatje, inclusief:

• Hardware- en softwarekosten
• Doorlopende content-updates
• Mogelijke kosten voor design of externe diensten

Een compleet contentplan moet ook definiëren:

• Hoe vaak informatie wordt bijgewerkt
• Wie is verantwoordelijk voor het aanbrengen van wijzigingen
• Hoe succes wordt gecontroleerd en gemeten

Dit helpt ervoor te zorgen dat je schermen relevant blijven in de loop van de tijd in plaats van verouderd of genegeerd te worden.

Vergeet compliance en toegankelijkheid niet

Compliance en toegankelijkheid zijn belangrijk, vooral in het hoger onderwijs, de gezondheidszorg en de publieke sector.

Zorg ervoor dat content:

• Gemakkelijk te lezen is op afstand
• Toegankelijkheidsrichtlijnen volgt
• Wordt gecreëerd in overeenstemming met interne en externe vereisten

Dit helpt je meer mensen te bereiken en ondersteunt een langetermijnlegacy van inclusiviteit en professionaliteit.

Behandel content als een doorlopend proces

Digitale schermcontent moet evolueren.

Plan regelmatige check-ins om:

• Te beoordelen wat werkt
• Openstaande vragen te beantwoorden
• Kleine verbeteringen aan te brengen

Feedback van medewerkers, studenten of klanten is bijzonder waardevol. Het helpt je leren welke informatie nuttig is en wat kan worden verbeterd. Het bezoeken van andere locaties of instellingen kan ook inspiratie en nieuwe ideeën bieden.

Kies de juiste partner

De provider waarmee je werkt heeft een grote impact op resultaten.

Neem de tijd om:

• Diensten en aanbiedingen te beoordelen
• Kosten en supportmodellen te vergelijken
• Reviews te lezen of vragen te stellen per e-mail
• Een locatie te bezoeken om oplossingen in actie te zien, indien mogelijk

De juiste partner zal je helpen een contentplan te ontwikkelen dat je team ondersteunt en een complete, efficiënte oplossing levert.

Uiteindelijk helpt het investeren van tijd en expertise in digitale schermcontent je je doelgroep te bereiken, communicatie te verbeteren en een blijvende indruk te maken.

Met een duidelijke strategie en een toegewijd team worden digitale schermen een praktisch hulpmiddel voor het delen van informatie, het vieren van prestaties en het ondersteunen van de groei van je organisatie.