Van wie is digital signage eigenlijk de verantwoordelijkheid? (En waarom dat belangrijk is)

Samenvatting:

Digital signage wordt vaak gezien als een IT-product, maar het is eigenlijk een communicatiekanaal. Wanneer IT het project alleen leidt, verschuift de focus naar technologie in plaats van de communicatiebehoeften, waarde en impact die organisaties willen en nodig hebben van hun digital signage provider.

Het resultaat? De overdracht van IT naar activiteiten riskeert een disconnectie in de servicekeuze, uitsluiting van beslissingen en een moeizame start vanaf dag één. De oplossing is om de communicatieafdeling het project vanaf dag één te laten beheren, met IT in een ondersteunende rol.

De meest voorkomende fout die ik zie

Na al deze jaren bij PLAYipp zie ik steeds hetzelfde patroon. Een organisatie besluit te investeren in digitale schermen. Iemand moet de verantwoordelijkheid nemen voor het project. En omdat het om schermen en technologie gaat, komt het bij de IT-afdeling terecht.

Klinkt logisch, toch?

Maar hier is het ding: de behoefte aan digital signage komt niet van IT. Het komt ofwel vanuit de organisatie die een duidelijke uitdaging heeft met het verspreiden van informatie—of vanuit de behoefte aan concrete waardecreërende impact. Het is een communicatieve en strategische vraag over hoe je medewerkers of bezoekers bereikt met waardevolle informatie die het gewenste effect levert via digitale schermen als informatiekanaal. En de juiste manier om daar te komen is door de mensen erbij te betrekken die dit het beste doen—de mensen die verantwoordelijk zijn voor communicatie.

Wanneer de IT-afdeling de volledige verantwoordelijkheid krijgt voor de aanschaf van digital signage, richten ze zich op technische aspecten zoals schermen, beveiliging en integraties. Maar ze missen vaak het hele punt waarom de organisatie überhaupt digitale schermen wil.

Het management wil een bepaald soort impact. Ze willen verschillende doelgroepen beter bereiken. Ze willen informatiestromen vereenvoudigen. En deze behoeften worden niet zo goed begrepen door IT als door de mensen die dagelijks met communicatie werken.

Wat gebeurt er wanneer een digital signage project ’tussen wal en schip’ valt

Laat me twee realistische scenario’s schetsen die we constant zien.

Scenario 1: Het bedrijf met veel afdelingshoofden

Het begint met verschillende afdelingshoofden die dezelfde behoefte hebben. Ze willen hun teams bereiken en beter communiceren via digitale schermen. De behoefte wordt in de organisatie aangekaart en komt bij IT terecht om ‘de technologie op te lossen.’

IT komt met een oplossing. Vervolgens beginnen de verschillende afdelingshoofden deze oplossing te bestellen en bouwen ze hun eigen kleine eilandjes. Elk vindt zijn eigen manier om het probleem op te lossen met het technische product dat ze hebben gekregen.

Het resultaat? Een volledig gedecentraliseerde en gefragmenteerde oplossing. Sommige gebruikers slagen er beter in dan anderen. Het wordt een kostenpost zonder goede impact. En niemand heeft overzicht over het gehele plaatje.

Scenario 2: De organisatie met 40-50 afzonderlijke oplossingen

In grote organisaties komt dit nog vaker voor. Activiteiten willen niet wachten tot IT prioriteit geeft aan digitale schermen. Dus beginnen ze hun eigen oplossingen te kopen op de markt.

Een concreet voorbeeld is DB Schenker voordat ze hun digital signage centraliseerden met PLAYipp. Ze hadden 40-50 afzonderlijke activiteiten die hun eigen oplossingen draaiden. Elke unit had zijn eigen designs, zijn eigen merkentaal, zijn eigen manieren van communiceren. Geen richtlijnen. Sommigen hadden een gepassioneerde voorvechter die het dreef, maar wanneer die persoon vertrok, bleef het scherm achter met oude informatie.

Zoals Victor Oblitey, voormalig service manager bij Global Infrastructure bij DB Schenker, het beschrijft: “Er waren verschillende gebruikers en accounts, wat het moeilijk maakte om consistente informatiedeling te behouden.”

Het wordt een zeer inefficiënt en onprofessioneel kanaal. Zowel voor externe bezoekers als interne medewerkers.

Het fundamentele probleem in beide gevallen

Wanneer IT een technisch product oplost maar eigenaarschapsstructuur en governance ontbreken, wordt het chaos…

En hier is de voor de hand liggende waarheid: de meeste mensen willen geen chaos. De meeste mensen willen een duidelijk product dat de problemen oplost die ze hebben. Het wordt zowel efficiënt als geruststellend om te weten wat je wel en niet kunt doen. Maar het belangrijkste is dat het de last wegneemt om een expert te moeten worden in de technologie. In plaats daarvan kun je je concentreren op wat je eigenlijk wilt doen: je doelgroep bereiken met de juiste informatie op een eenvoudige manier.

Wanneer moet je eigenaarschap vaststellen? (Spoiler: vanaf dag één)

Dit is iets waar we bij PLAYipp vandaag de dag heel duidelijk over zijn wanneer we klanten adviseren. Je moet zo vroeg mogelijk beslissen wie de service-eigenaar wordt.

Waarom?

Omdat het risico anders is dat de mensen die de schermen gaan beheren en bezitten geen invloed hebben op waar je naar kijkt. We hebben projecten gezien die helemaal tot aan beslissingen leidden voordat degenen die het platform daadwerkelijk gaan gebruiken het in handen krijgen.

Denk eens na hoe dat voor hen voelt. Ze voelen zich buitengesloten. Ze zijn niet comfortabel met wat er is gekozen. Ze hebben geen inspraak gehad. Ze voelen geen verbinding met de beslissing.

Het is een zeer slechte start. Zowel voor ons als provider, maar vooral voor de eindgebruikers en service-eigenaren.

En voor elk deel van het aankoopproces dat voorbijgaat zonder dat de service-eigenaren erbij betrokken zijn, kom je verder af te staan van hoe het had moeten zijn.

Hoe een goed functionerend digital signage team eruit ziet

Digital signage is een communicatieplatform dat communicatieproblemen oplost en communicatie-impact creëert. Dus het is niet vreemd om te zeggen dat het eigenaarschap bij communicatie ligt, of vergelijkbare rollen binnen HR of marketing.

Dit zijn mensen die informatie moeten communiceren naar hun doelgroepen. Het kunnen medewerkers, bezoekers, klanten, studenten of patiënten zijn. Deze mensen moeten betrokken worden bij het beïnvloeden van welke service het wordt en hoe deze wordt gebruikt.

Hoeveel IT-afdelingen denk je dat dagelijks werk hebben met het communiceren/informeren van interne of externe doelgroepen via digitale schermen?

IT heeft nog steeds een belangrijke rol

Met bovenstaande vraag uitgelegd, heeft IT nog steeds een belangrijke rol hierin. Het is ook een technisch product. Er zijn digitale schermen die moeten worden opgezet. Er zijn gebruikers die moeten worden geregistreerd en beheerd. Er kunnen diensten van derden worden aangesloten van Microsoft 365, Google of social media.

Maar IT is meer een facilitator en ondersteuning dan daadwerkelijke service-eigenaren en besluitvormers.

De drie belangrijkste rollen

1. Communicatiemanager
   Deze persoon kijkt naar welke impact je wilt bereiken, welke behoeften en uitdagingen je vandaag hebt, en brengt in kaart hoe de behoeften kunnen worden opgelost met digital signage.
   
2. IT-vertegenwoordiger
   Valideert hoe technologie en beveiliging matchen tussen de eisen van de organisatie en de producten van de provider.
   
3. Lokale redacteuren (indien relevant)
   Voor organisaties die werken met lokale redacteuren, moet je hun verwachtingen van het platform begrijpen. Je kunt een kleinere redactieraad hebben die hun behoeften en werkwijze mag beschrijven.
   
   Het creëert betrokkenheid en bereidheid om het nieuwe communicatiekanaal te omarmen wanneer het zich verspreidt in de organisatie.

Hoe zit het met organisaties zonder IT-afdeling?

Niet alle organisaties hebben een IT-afdeling. Hoe pak je de technische delen dan aan?

Het belangrijke is om te begrijpen wat voor soort organisatie naar een digital signage oplossing kijkt. Of je nu een groot bedrijf bent of een kleiner bedrijf met een paar locaties, het probleem is vaak hetzelfde. Ze hebben uitdagingen met hun communicatie, ze bereiken medewerkers of bezoekers niet effectief.

Wat verschilt is dat grotere organisaties een grotere kwetsbaarheid en hoger veiligheidsdenken hebben. Ze hebben interne structuren die we moeten respecteren en volgen.

Maar zowel het kleinere bedrijf als de onderneming kunnen gemakkelijk beginnen. PLAYipp heeft een zeer eenvoudige setup met goede standaardbeveiliging als het gaat om gebruikersbeheer, persoonsgegevens en implementatie.

Ik denk niet dat we kleinere organisaties moeten ontmoedigen met veel zware technische vragen. Het is niet moeilijker dan het installeren van een smart TV als je het terugbrengt tot wat het eigenlijk is.

Hulp is beschikbaar

Wij bij PLAYipp omringen ons met competente IT- en AV-specialisten die bedrijven in heel Scandinavië helpen succesvol te zijn met hun IT. Ze kunnen vanaf het begin worden ingeschakeld om naar technische onderdelen te kijken.

Hoe vergeten stakeholders te betrekken

Een vraag die ik vaak krijg is hoe je het beste lokale redacteuren kunt betrekken. Dit is iets dat in een later stadium van het project komt. Eerst moet je begrijpen:

1. Welke behoeften hebben we en welke impact zoeken we?
2. Past dat bij wat PLAYipp kan bieden?
3. Hoe zou de oplossing eruit zien met PLAYipp’s productcomponenten?

Wanneer je dit weet, kun je gerichte vragen gaan stellen aan lokale redacteuren over hoe zij willen werken. Je brengt dat in kaart tegen welke setups je kunt creëren in PLAYipp.

De beste manier is om verschillende theorieën samen met de lokale redacteuren te testen. Dat creëert zowel betrokkenheid als het gevoel geraadpleegd te worden. Dit kan later in het proces gebeuren. Het belangrijkste is dat het gebeurt.

Mijn beste advies aan jou aan de startlijn

Als je aan de startlijn staat voor de aanschaf van digital signage, is dit mijn belangrijkste advies:

Begrijp intern en bespreek welke afdeling of persoon deze service zou moeten bezitten.

Nog maar pas geleden ontmoette ik een nieuwe klant waar de IT-manager contact opnam. Nadat we hadden gesproken over wat ze zochten en hoe wij dit soort processen bekijken, was hij erg opgelucht. Hij begreep dat dit niet iets is wat hij zou moeten beheren. Hij kan marketing en communicatie erbij betrekken die dit eigenlijk van hem hadden besteld.

Ik denk dat er een beeld of angst is dat digital signage een zeer technisch complex product is. Maar het gaat eigenlijk om zeer basale technische onderdelen.

Het vereist veel meer strategie, planning en begrip rond de communicatieve aspecten om de volledige impact van dit kanaal te krijgen.

Dus mijn tip is: begin met dit intern te distribueren naar de mensen die daadwerkelijk met communicatie werken. Want daar gaat het om. Het is communicatie via digitale schermen.

Samenvatting: Drie dingen om te onthouden

1. Digital signage is geen IT-product, het is een communicatiekanaal
   Behandel het vanaf dag één zo.
   
2. Beslis zo vroeg mogelijk over een service-eigenaar
   Bij voorkeur voordat je zelfs maar naar providers gaat kijken. Degenen die het platform gaan bezitten, moeten invloed kunnen hebben op de keuze.
   
3. IT moet ondersteunen, niet beheren
   IT heeft een belangrijke rol met beveiliging, technologie en integraties. Maar de communicatieafdeling moet aan het stuur zitten.
   
   Wanneer je dit vanaf het begin goed doet, vermijd je gedecentraliseerde inefficiënte oplossingen, verspilde middelen en frustratie. In plaats daarvan krijg je een gestructureerd communicatiekanaal dat daadwerkelijk de impact levert die je zoekt.

Wil je meer weten? Bekijk Åsa’s 5 tips voor schermontwerp!