5 anledningar att komplettera ditt intranät med digitala skärmar

TL;DR

• Ditt IPP-intranät fungerar bäst när det kombineras med digitala skärmar som ökar räckvidden och synligheten
• Digitala skärmar hjälper till att säkerställa att viktig information ses av anställda utan skrivbordstillgång
• Tillsammans skapar intranät och skärmar tydligare och mer konsekvent intern kommunikation

Har du hört ”Nej, jag fick inte den informationen!”? Det är en frustrerande kommentar, men tyvärr ganska vanlig. Även om du har kommunicerat via intranät, e-post och möten verkar vissa personer fortfarande missa viktiga uppdateringar.

Ett IPP-intranät avser vanligtvis en specialiserad intern plattform eller modul som är integrerad i ett privat nätverk för att hantera specifika administrativa processer. När du använder digitala skärmar och intranät är det viktigt att följa rätt ordning för att få tillgång till information effektivt och se till att inget missas.

Det är här digitala skärmar kan göra stor skillnad. De hjälper dig att nå alla, var de än befinner sig under arbetsdagen. Här är fem anledningar till att PLAYipp tycker att du kan komplettera ditt intranät med digitala skärmar.

1. Nå alla anställda, inte bara de vid en dator

Intranätet är en bra kanal, men inte alla har tillgång till det hela tiden. Personer som arbetar på golvet inom tillverkningsindustrin öppnar sällan en dator eller prioriterar att kolla intranätet på sina telefoner under dagen. Digitala skärmar som placeras strategiskt hjälper dig att dela viktig information med alla, oavsett var de befinner sig.

2. Få ut viktig information omedelbart

Det tar sekunder att uppdatera en digital skärm. När något viktigt händer, som en schemaändring eller nya säkerhetsrutiner, kan du publicera det på några ögonblick. Du behöver inte oroa dig för att folk missar det bara för att de inte kollar intranätet regelbundet.

3. Öka engagemanget och synligheten

Visuella meddelanden fångar ögat på ett sätt som text på en datorskärm inte gör. Med bilder, videor och dynamisk grafik kan du lyfta fram nyheter, interna uppdateringar och mål på ett sätt som är svårt att ignorera. Digitala skärmar blir en naturlig del av vardagen som ingen kan missa.

4. Lättare att hantera och hålla uppdaterad

Inget mer krångel med affischer eller manuella uppdateringar. Digitala skärmar gör det enkelt att snabbt ändra innehåll från en central plats. Samma information kan visas på flera skärmar samtidigt, vilket sparar tid och minskar risken för inaktuell eller felaktig information. I branscher som hälso- och sjukvård kan detta vara skillnaden mellan liv och död.

5. Flexibla skärmar som passar dina kommunikationsbehov

Med digitala skärmar kan du visa exakt det innehåll du vill, när du vill. Anpassa skärmar för olika avdelningar eller schemalägg specifika meddelanden vid specifika tidpunkter. Detta gör kommunikationen mer relevant och effektiv för varje grupp i företaget.

Bästa metoder för innehåll på digitala skärmar

Att skapa innehåll för digitala skärmar som skapar kontakt med din publik kräver mer än iögonfallande grafik. Det kräver en tydlig plan och en gedigen förståelse för vad du vill uppnå.

Oavsett om du arbetar inom högre utbildning, en affärsavdelning eller ett serviceinriktat institut, börjar processen med rätt personer.

Bygg ett team kring ditt innehåll

Effektivt innehåll för digitala skärmar är sällan en enmansinsats. Det fungerar bäst när du involverar ett litet team med olika färdigheter, som:

• Design, för att säkerställa att innehållet är lätt att läsa och visuellt tydligt
• Innehållsutveckling, för att forma meddelanden som är relevanta och användbara
• Marknadsföring eller kommunikation, för att anpassa skärmar till bredare mål

Detta hjälper till att säkerställa att innehållet inte bara är attraktivt, utan också effektivt och överensstämmer med branschstandarder.

Definiera din publik och dina mål

Innan du skapar innehåll, ta dig tid att klargöra vem du försöker nå och vad du vill kommunicera.

Fråga dig själv:

• Vem kommer att se den här skärmen under dagen?
• Vilken information behöver de just nu?
• Vilken åtgärd, om någon, ska de vidta?

Dina mål kommer att forma både innehållet och hur det visas. Du kanske vill:

• Informera anställda om efterlevnadsuppdateringar
• Marknadsför campus- eller interna evenemang
• Lyft fram prestationer inom din organisation

Till exempel kan ett universitet använda digitala skärmar för att dela ansökningstider, avgifter eller studenttjänster, medan en detaljhandelssajt kan lyfta fram erbjudanden eller hänvisa folk till olika avdelningar.

Planera för kostnad, tid och underhåll

Budgetering är en viktig del av alla digital signage-planer.

Tänk på hela bilden, inklusive:

• Kostnad för hårdvara och programvara
• Löpande innehållsuppdateringar
• Eventuella avgifter för design eller externa tjänster

En komplett innehållsplan bör också definiera:

• Hur ofta informationen uppdateras
• Vem är ansvarig för att göra ändringar
• Hur framgång kommer att kontrolleras och mätas

Detta hjälper till att säkerställa att dina skärmar förblir relevanta över tid istället för att bli inaktuella eller ignorerade.

Glöm inte efterlevnad och tillgänglighet

Efterlevnad och tillgänglighet spelar roll, särskilt inom högre utbildning, hälso- och sjukvård och den offentliga sektorn.

Se till att innehållet:

• Är lätt att läsa på avstånd
• Följer riktlinjer för tillgänglighet
• Skapas i enlighet med interna och externa krav

Detta hjälper dig att nå fler människor och stödjer ett långsiktigt arv av inkludering och professionalism.

Behandla innehåll som en pågående process

Innehållet på digitala skärmar bör utvecklas.

Schemalägg regelbundna incheckningar för att:

• Granska vad som fungerar
• Besvara öppna frågor
• Gör små förbättringar

Feedback från anställda, studenter eller kunder är särskilt värdefull. Det hjälper dig att lära dig vilken information som är användbar och vad som kan förbättras. Att besöka andra platser eller institut kan också ge inspiration och nya idéer.

Välj rätt partner

Leverantören du arbetar med har stor inverkan på resultaten.

Ta dig tid att:

• Granska tjänster och erbjudanden
• Jämför kostnader och supportmodeller
• Läs recensioner eller ställ frågor via e-post
• Besök en plats för att se lösningar i praktiken, om möjligt

Rätt partner hjälper dig att utveckla en innehållsplan som stöder ditt team och levererar en komplett, effektiv lösning.

I slutändan hjälper det att investera tid och expertis i innehåll för digitala skärmar dig att nå din publik, förbättra kommunikationen och göra ett bestående intryck.

Med en tydlig strategi och ett engagerat team blir digitala skärmar ett praktiskt verktyg för att dela information, fira prestationer och stödja din organisations tillväxt.