8 Saker att tänka på för digital medarbetar­kommunikation.

Men hur ens?

Risken finns att ambitionerna är höga men resultaten uteblir och hela satsningen ifrågasätts. Vi har samlat ett par små men universella tips, de funkar för så väl de små som de lite större organisationerna. Fördelarna om ni kan få fart på det är många men bland de viktigaste finns färre medarbetare med känslan av utanförskap, mindre sjukskrivningar, bättre möten och lägre personalomsättning.

1. Förena er under ett gemensamt, uttalat syfte.

Formulera syftet med att öka kommunikationen och informationsflödet. Det skapar förutsättningar i arbetsgrupper och bland övriga personalen som insatsen kan mätas mot. Detta minskar samtidigt risken att det skapar gap mellan antaganden och verkligheten. Förväntningar är dessutom bra! Det skapar buzz och glädje över att saker sker som många förmodligen sett fram emot (födelsedag någon?!)

2. Ambassadörer

Se till att det finns personer som agerar draglok och hare till satsningen. Dessa ska vara den där personen som alla vill hänga med. Den där som ni vet att andra vill ta kaffet med. Den som alltid är i centrum vid julminglet och sommaravslutningen. För om den personen kommenterar, gillar eller skriver en bidrag så kommer fler våga. Människan är inte så svår – hitta coola gänget så kommer fler att följa.

3. Se medarbetarna

Att jobba med kommunikation och speciellt om en har jobbat med att få ut information där arbetet sker från ett uppifrån perspektiv finns risk att ni bara ser företaget eller organisationens intressen. Har ni skapat digitala kanaler så finna alla möjligheter (och skyldigheter faktiskt) att se helheten och den enskilda medarbetaren. Vad vill en medarbetare veta? Vad jobbar de med? var? Vilka saker påverkar dem isåfall? Berätta det. Har ni valt bra kanaler och lösningar finns det plats för både det och det som ni ”måste” berätta. Fördelen med att utgå från medarbetaren och dess förutsättningar under en arbetsdag är att kommunikation och information kan bli relevant och rätt. Även om det är ett hockeyresultat på den lokala orten så kommer informationen om nya rutiner slinka ner också. Misströsta inte. Se medarbetaren.

4. Skapa en inkluderande kommunikation

Ge mottagaren vägar att hantera informationen. Gör detta enkelt, det är du som sändare som lite misslyckats om mottagaren inte förstår. Låt det finnas enkla sätt att interagera med din kommunikation, och nej, en ”like” är inte integration. Låt det finnas ett kommentarsfält, länk till ”läs mer, kontaktuppgifter till ansvarig för frågan eller en tidpunkt för ett möte. Låt inte mottagaren stå utan full förståelse, de kommer skapa sanningar åt sig själva. Det tar mycket längre tid att fixa den ryktesspridningen än att förbättra kommunikationen.

Se till att det är tydligt i allt ni skapar att ni önskar få feedback, kommentarer, frågor och förtydligande och skapa innehåll som bidrar till att vilja ta del av mer.

5. Kommunicera regelbundet

Ska en kommunikativ satsning bli lyckosam behöver ni hålla i. Hålla i och vara regelbunden. Sätt ett rimligt mål, det kan vara svårt, speciellt i början att uppleva att ni har tillräckligt att säga (men ser ni medarbetarna enligt ovan skapas snabbt mer) säg inte 3 ggr i veckan om ni inte fixar det, ta 1ggr i veckan och överraska genom överleverans, gillas ju av alla (födelsedag någon?!)!

6. Skapa förutsättningar för hållbart arbete

Att finna innehåll och uppleva sig som relevant kan vara svårt. Speciellt om ni sedan tidigare inte jobbat alls med att skapa inkluderande kommunikation. Ett bra sätt är att finna kollegor som vill och kan bidra, det skapar gemensamma intressen och möjlighet att få testa något nytt (arbetsglädje, ni vet). Kanske kan en skiftledare, receptionist, ekonomichef etc skriva och en kommunikatör sköter korrektur och lite fix innan det publiceras? Är ni flera som jobbar aktivt så skapa enkla rutiner för ert samarbete. Samla alla idéer på en plats, dela upp arbetet och hjälp varandra, för att skriva är kreativt och ibland är det motigt.

7. Glöm inte bort det sociala

Har ni nu skapat en digital kommunikation så blir den engagerande först när era medarbetare kan fina lust och glädje och samhörighet i den. Många tror det ska komma från att ni jobbar på samma jobb … nä. Det spelar så mycket mindre roll än någon vill erkänna. Så för allt ris i Småland så behöver ni addera härlighet i kommunikationen. Bilder, individer från verksamheten, kunder och glädje, vad ni nu har – Skapa innehåll som handlar om det social – det skapar engagemang och samhörighet.

8. Lita på det ni gör!

Japp, jag ska vara först att säga att det kommer inte vara succé över en natt. Förmodligen inte två heller men med tiden, om ni håller ihop ovan tips, så kommer ni med stor sannolikhet skörda framgångar och se att ni har mindre surkartar, surdegar och fler som känner sig delaktiga och trivs på jobbet.