Slik når du ansatte uten e-post 

Sammendrag

• Opptil 80 % av den globale arbeidsstyrken er frontlinjearbeidere uten bedriftens e-postadresse og begrenset skjermtid i løpet av skiftet
• Internkommunikasjonsstrategier som er bygget rundt e-post, treffer konsekvent ikke dem som mest trenger å bli informert
• Digital signage, mobilapper, tekstmeldinger og team-meldingsplattformer passer for ulike typer arbeidsstyrker og kommunikasjonsbehov
• Skjermer plassert der ansatte allerede befinner seg, i pauserom, ved skiftinnganger og på produksjonsgulvet, når arbeidere uten at de trenger å foreta seg noe

Tenk på den siste bedriftsomfattende kommunikasjonen organisasjonen din sendte ut. Den gikk sannsynligvis ut via e-post. Den var sannsynligvis godt skrevet. Og for en betydelig del av arbeidsstyrken din ble den aldri sett.

Dette er ikke en svikt i innhold eller intensjon. Det er et strukturelt problem. E-post ble designet for kunnskapsarbeidere med kontorplass, enheter og den daglige vanen med å sjekke en innboks. For de 80 % av den globale arbeidsstyrken som regnes som frontlinje- eller kontorløse arbeidere, finnes ikke disse forutsetningene. Lageroperatører, produksjonsarbeidere, helsepersonell, butikkansatte og driftsteam fullfører ofte et åtte timers skift uten å åpne en eneste jobb-e-post.

Dårlig kommunikasjon er ikke en bagatell for disse ansatte. Det bidrar direkte til manglende engasjement, høy gjennomtrekk og, i sikkerhetskritiske miljøer, til hendelser som kunne vært unngått. Gallup-forskning kobler konsekvent det å føle seg uinformert til lavere engasjement og høyere sannsynlighet for å slutte.

Så hvordan når du faktisk ansatte uten e-post? Her er hva som fungerer, og når du bør bruke hvert alternativ.

Hvorfor e-post svikter frontlinjearbeidere

Før vi ser på alternativer, er det verdt å være presis om hvorfor e-post ikke strekker til, fordi svikten ikke bare handler om tilgang.

Ingen bedriftens e-postadresse. Mange frontlinjeansatte har rett og slett ikke en bedriftskonto for e-post. Dette er vanlig innen produksjon, logistikk, handel og helse. Organisasjoner som kommuniserer utelukkende via e-post, utelukker av design disse arbeiderne fra bedriftskommunikasjonen.

Ingen innboksvane. Selv der ansatte har bedriftens e-postkontoer, sjekker mange dem ikke i løpet av et skift. En produksjonsarbeider eller en lagerplukker har ingen naturlig pause i arbeidsdagen til å åpne en innboks. Uleste e-poster hoper seg opp, tidssensitive oppdateringer mister aktualiteten, og innen meldingen leses, har situasjonen den beskriver allerede passert.

E-post er passiv. Å nå en ansatt via e-post krever at vedkommende gjør noe: åpner appen, finner meldingen og leser den. For presserende meldinger eller sikkerhetsoppdateringer er denne avhengigheten av ansattes handling en strukturell risiko. Kommunikasjon som krever innsats fra mottakeren, vil alltid nå færre mennesker enn kommunikasjon som bare er der når de ser opp.

E-postoverbelastning. For ansatte som bruker e-post jevnlig, har innboksvolumet gjort det til en upålitelig kanal for viktige oppdateringer. Kritiske meldinger konkurrerer med rutinekorrespondanse, nyhetsbrev og varsler. Mange ansatte har utviklet vaner for å behandle eller filtrere e-post på måter som nedprioriterer intern kommunikasjon.

Metoder for å nå ansatte uten e-post

Det finnes ingen enkeltstående løsning som fungerer for alle arbeidsstyrker. Den rette tilnærmingen avhenger av arbeidstypen, det fysiske miljøet, tilgang til personlige enheter og karakteren til meldingene som skal sendes. De fleste organisasjoner som kommuniserer effektivt med frontlinjeteam, bruker en kombinasjon av kanaler.

Digital signage og fysiske skjermer

Digital signage er den mest passive og dermed mest pålitelige metoden for å nå ansatte uten e-post. Skjermer plassert i høytrafikkerte områder viser meldinger automatisk, uten at det kreves noe av den som ser dem. Arbeidere ser innholdet som en naturlig del av bevegelsen gjennom arbeidsplassen.

Dette gjør digital signage særlig effektivt for:

• Sikkerhetsvarsler og rutinepåminnelser som må nå alle på et skift
• Produksjonsmål og KPI-oppdateringer på produksjons- eller lagergulvet
• Bedriftsnyheter og annonseringer i pauserom og fellesområder
• Skiftplaner og overleverings informasjon ved soninnganger
• Nødvarsler som må nå hele arbeidsstyrken samtidig

Den viktigste fordelen fremfor alle andre kanaler er at skjermer fungerer enten den ansatte har en enhet, en konto eller vanen med å sjekke noe som helst. Meldingen er rett og slett der.

For skiftarbeidere og kontorløse ansatte spesielt leverer skjermer plassert der folk samles, ved skiftstart, i pauser og ved skiftoverleveringspunkter, konsistent kommunikasjon uten å være avhengig av individuell atferd. For mer om hvordan digital signage integreres i en bredere internkommunikasjonsstrategi, dekker artikkelen om å styrke internkommunikasjon med digital signage tilnærmingen i detalj.

Tekstmeldinger og push-varsler

For tidssensitive oppdateringer som trenger umiddelbar rekkevidde, er tekstmeldinger og push-varsler effektive fordi de bruker kanaler ansatte allerede sjekker på personlige enheter.

SMS krever verken bedriftens e-postadresse eller en bedriftsapp. En melding sendt til et personlig telefonnummer når den ansatte uavhengig av om de er på skift, mellom lokasjoner eller uten tilgang til skjermer på arbeidsplassen.

Denne kanalen fungerer godt for:

• Presserende meldinger og skiftendringer i siste liten
• Nødvarsler som må nå ansatte utenfor arbeidsstedet
• Korte, tidskritiske oppdateringer der en kort melding er tilstrekkelig

Begrensningen er at tekstmeldinger er enveisrettet og ikke egner seg for innholdsrikt materiale. Det reiser også spørsmål om grensen mellom jobb og personlige enheter, noe som krever tydelige retningslinjer før utrulling.

Mobilapper og kommunikasjonsplattformer for ansatte

Ansatt-apper gir frontlinjearbeidere tilgang til bedriftskommunikasjon på sine egne smarttelefoner, uten å trenge bedriftens e-postkonto. Arbeidere kan motta push-varsler, lese bedriftsnyheter, få tilgang til skiftplaner og i noen tilfeller delta i toveis kommunikasjon med teamet.

Utfordringen med apper er adopsjon. Å be ansatte om å installere og jevnlig sjekke en arbeidsapp på en personlig enhet krever en innsats som ikke alltid er enkel å oppnå. Onboardingprosesser er avgjørende her: apper som introduseres dårlig under onboarding, slettes eller ignoreres innen uker.

Der apper fungerer godt, er de særlig nyttige for:

• Fjernarbeidere og feltbaserte arbeidere som ikke kan nås via fysiske skjermer
• Personlig tilpasset kommunikasjon rettet mot rolle, lokasjon eller skift
• Toveis meldinger og direkte kommunikasjon mellom teammedlemmer og ledere
• Ansatte som ønsker å engasjere seg med bedriftsinnhold på sin egen tid

Team-meldingsplattformer

Verktøy som Microsoft Teams og Slack er ikke primært designet for frontlinjekommunikasjon, men de er til stede i mange organisasjoner og kan utvides til å nå kontorløse arbeidere gjennom integrasjoner og mobiladgang.

Begrensningen ligner den for e-post: disse plattformene favoriserer kunnskapsarbeidere som allerede er innlogget gjennom dagen. For arbeidere som ikke sitter ved et skrivebord, krever det å holde seg innlogget i en meldingsplattform en vane som mange ikke har.

Der meldingsplattformer tilfører verdi for frontlinjeteam, er det ved å støtte direkte kommunikasjon mellom ledere og små team, snarere enn som en kringkastingskanal for bedriftsomfattende meldinger.

Oppslagstavler og fysiske oppslag

Tradisjonelle oppslagstavler har ikke forsvunnet, og i noen miljøer er de fortsatt en relevant del av kommunikasjonsmiksen. Det praktiske problemet er at de krever fysiske oppdateringer, ikke kan formidle tidssensitiv informasjon pålitelig og ikke har noen måte å spore om noen har lest innholdet.

Digitale oppslagstavler, skjermer som fungerer som en tradisjonell tavle men oppdateres eksternt, løser de fleste av disse begrensningene og beholder samtidig den fysiske tilstedeværelsen som fungerer i visse miljøer. Artikkelen om digital oppslagstavle dekker sammenligningen i detalj.

Velge riktig kombinasjon for din arbeidsstyrke

Organisasjonene som kommuniserer mest effektivt med frontlinjeansatte, er ikke avhengige av én enkelt kanal. De kartlegger arbeidsstyrken sin opp mot forholdene der disse arbeiderne opererer, og bygger en kanalmiks deretter.

Et nyttig utgangspunkt er å stille tre spørsmål om hvert segment av arbeidsstyrken din:

• Har de en bedriftens e-postadresse eller en bedriftsenhet?
• Har de en fast lokasjon i løpet av skiftet, eller er de mobile?
• Hva er karakteren til meldingene de mest trenger å motta: sikkerhetskritiske, operative, kulturelle eller en kombinasjon?

Arbeidere uten tilgang til enhet og med fast lokasjon nås best via fysiske skjermer. Mobile arbeidere med personlige smarttelefoner nås best via apper eller tekstmeldinger. Arbeidere som jevnlig bruker bedriftsenheter, kan nås via meldingsplattformer. De fleste arbeidsstyrker inneholder alle tre segmentene, og det er derfor en enkeltkanaltilnærming konsekvent utelater noen.

For organisasjoner der skjermer er den primære kanalen, forklarer artikkelen 5 grunner til å supplere intranett med digitale skjermer hvordan skjermer og eksisterende digitale kanaler fungerer sammen snarere enn i konkurranse.

Digital signages rolle i en flerkanalsstrategi

PLAYipp er designet for kommunikasjons- og HR-team som trenger å nå ansatte på tvers av lokasjoner og skift, inkludert dem uten bedriftens e-postadresse.

Skjermer administrert via PLAYipp viser innhold automatisk i pauserom, på produksjonsgulv, ved skiftinnganger og i fellesområder. Innhold oppdateres sentralt av kommunikasjonsteamet, uten teknisk støtte, og kan målrettes etter lokasjon eller målgruppe. Integrasjoner med Power BI, SharePoint og andre verktøy gjør at driftsdata vises på skjermene uten manuell inntasting.

For organisasjoner med spesifikke bransjakrav dekker PLAYipps løsninger produksjon, offentlig sektor, helse og profesjonelle tjenester. Ta kontakt med en ekspert for å se hvordan plattformen fungerer i din spesifikke kontekst.

Vil du lære mer? Sjekk ut Åsas 5 tips for skjermdesign!