Medewerkers bereiken die nooit e-mail checken

Kortom

• Tot 80% van de wereldwijde beroepsbevolking bestaat uit eerstelijnsmedewerkers zonder zakelijk e-mailadres en met beperkte schermtijd tijdens diensten
• Interne communicatiestrategieën die op e-mail zijn gebaseerd, missen consequent de mensen die het meest geïnformeerd moeten worden
• Digital signage, mobiele apps, sms-berichten en teamberichtenplatforms bedienen elk verschillende typen medewerkers en communicatiebehoeften
• Schermen op plekken waar medewerkers zich al bevinden, in pauzeruimtes, bij incheckpunten en op de productievloer, bereiken medewerkers zonder dat ze daarvoor iets hoeven te doen

Denk aan de laatste bedrijfsbrede mededeling die jouw organisatie verstuurde. Die ging waarschijnlijk per e-mail. Was waarschijnlijk goed geschreven. En voor een aanzienlijk deel van je medewerkers: nooit gezien.

Dit is geen fout in de inhoud of de intentie. Het is een structureel probleem. E-mail is ontworpen voor kenniswerkers met een bureau, een apparaat en de dagelijkse gewoonte om een inbox te checken. Voor de 80% van de wereldwijde beroepsbevolking die bestaat uit eerstelijns- of deskloze medewerkers, bestaan die omstandigheden niet. Magazijnmedewerkers, productiemedewerkers, zorgpersoneel, retailmedewerkers en facilitaire teams ronden regelmatig een dienst van acht uur af zonder één zakelijke e-mail te hebben geopend.

Slechte communicatie is voor deze medewerkers geen kleine ongemak. Het draagt direct bij aan een lagere betrokkenheid, een hoog verloop en, in veiligheidskritische omgevingen, aan vermijdbare incidenten. Onderzoek van Gallup toont consequent aan dat het gevoel niet geïnformeerd te worden leidt tot lagere betrokkenheid en een grotere kans om te vertrekken.

Hoe bereik je medewerkers dan wél zonder e-mail? Dit werkt, en wanneer je welke aanpak gebruikt.

Waarom e-mail bij eerstelijnsmedewerkers faalt

Voordat we naar alternatieven kijken, is het goed om precies te omschrijven waarom e-mail tekortschiet. Want de mislukking gaat verder dan enkel toegang.

Geen zakelijk e-mailadres. Veel eerstelijnsmedewerkers hebben simpelweg geen zakelijk e-mailaccount. Dit is gebruikelijk in de maakindustrie, logistiek, retail en zorg. Organisaties die uitsluitend via e-mail communiceren, sluiten deze medewerkers per definitie volledig uit van bedrijfscommunicatie.

Geen inboxgewoonte. Zelfs waar medewerkers wél een zakelijk e-mailaccount hebben, checken velen dat niet tijdens een dienst. Een medewerker aan een productielijn of een magazijnpicker heeft geen natuurlijk moment in zijn werkdag om een inbox te openen. Ongelezen e-mails stapelen zich op, urgente updates verliezen hun kracht en tegen de tijd dat het bericht wordt gelezen, is de situatie die het beschrijft al voorbij.

E-mail is passief. Een medewerker bereiken via e-mail vereist dat hij actie onderneemt: de app openen, het bericht zoeken en lezen. Voor urgente berichten of veiligheidsupdates is die afhankelijkheid van de actie van de medewerker een structureel risico. Communicatie die inspanning vraagt van de ontvanger, bereikt altijd minder mensen dan communicatie die er gewoon is wanneer ze opkijken.

E-mailoverbelasting. Voor medewerkers die e-mail regelmatig gebruiken, heeft de hoeveelheid berichten in hun inbox het tot een onbetrouwbaar kanaal voor belangrijke updates gemaakt. Cruciale berichten concurreren met routinemail, nieuwsbrieven en notificaties. Veel medewerkers hebben gewoonten ontwikkeld van gebatchte verwerking of filtering die interne communicatie als minder prioritair behandelt.

Manieren om medewerkers te bereiken zonder e-mail

Er is geen oplossing die voor elke organisatie werkt. De juiste aanpak hangt af van het type werk, de fysieke omgeving, de toegang tot persoonlijke apparaten en de aard van de berichten. De meeste organisaties die effectief communiceren met eerstelijns teams, gebruiken een combinatie van kanalen.

Digital signage en fysieke schermen

Digital signage is de meest passieve en daarmee meest betrouwbare methode om medewerkers zonder e-mail te bereiken. Schermen op drukbezochte locaties tonen berichten automatisch, zonder dat de kijker iets hoeft te doen. Medewerkers zien de content als onderdeel van hun normale beweging door de werkplek.

Dit maakt digital signage bijzonder effectief voor:

• Veiligheidswaarschuwingen en protocolherinneringen die iedereen op een dienst moeten bereiken
• Productiedoelen en KPI-updates op een productie- of magazijnvloer
• Bedrijfsnieuws en mededelingen in pauzeruimtes en gemeenschappelijke ruimtes
• Dienstroosters en overdrachtsinfo bij toegangspunten van zones
• Noodwaarschuwingen die de hele organisatie tegelijkertijd moeten bereiken

Het belangrijkste voordeel ten opzichte van elk ander kanaal is dat schermen werken ongeacht of de medewerker een apparaat, een account of de gewoonte heeft om iets te checken. De boodschap is er gewoon.

Voor dienstmedewerkers en deskloze medewerkers in het bijzonder, bereiken schermen op plekken waar mensen samenkomen, bij de start van een dienst, tijdens pauzes en bij overdrachtslocaties, consequente communicatie zonder afhankelijk te zijn van individueel gedrag. Voor meer informatie over hoe digital signage integreert met een bredere interne communicatiestrategie, behandelt interne communicatie versterken met digital signage de aanpak in detail.

Sms-berichten en pushnotificaties

Voor tijdgevoelige updates die directe bereikbaarheid vereisen, zijn sms-berichten en pushnotificaties effectief omdat ze kanalen gebruiken die medewerkers al checken op persoonlijke apparaten.

Sms vereist geen zakelijk e-mailadres of bedrijfsapp. Een bericht verstuurd naar een persoonlijk telefoonnummer bereikt de medewerker ongeacht of hij aan het werk is, onderweg is of geen toegang heeft tot schermen op de werkplek.

Dit kanaal werkt goed voor:

• Urgente berichten en last-minute dienstwijzigingen
• Noodwaarschuwingen die medewerkers buiten de werkplek moeten bereiken
• Korte, tijdkritische updates waarbij een beknopt bericht volstaat

De beperking is dat sms eenrichtingsverkeer is en niet geschikt voor rijke content. Het roept ook vragen op over de grens tussen werk en persoonlijke apparaten, wat duidelijke richtlijnen vereist voor de uitrol.

Mobiele apps en medewerkerscommunicatieplatforms

Medewerkers-apps geven eerstelijnsmedewerkers toegang tot bedrijfscommunicatie op hun eigen smartphone, zonder zakelijk e-mailaccount. Medewerkers kunnen pushnotificaties ontvangen, bedrijfsnieuws lezen, dienstroosters raadplegen en in sommige gevallen twee-wegscommunicatie voeren met hun team.

De uitdaging bij apps is adoptie. Medewerkers vragen om een werk-app op een persoonlijk apparaat te installeren en regelmatig te checken, vereist draagvlak dat niet altijd vanzelfsprekend is. Onboardingprocessen zijn hierin bepalend: apps die slecht worden geïntroduceerd tijdens onboarding, worden binnen enkele weken verwijderd of genegeerd.

Waar apps wél goed werken, zijn ze bijzonder nuttig voor:

• Thuiswerkers en medewerkers in de buitendienst die niet via fysieke schermen bereikbaar zijn
• Gepersonaliseerde communicatie gericht op rol, locatie of dienst
• Tweerichtingscommunicatie en direct contact tussen teamleden en managers
• Medewerkers die op eigen initiatief bedrijfscontent willen bekijken

Teamberichtenplatforms

Tools zoals Microsoft Teams en Slack zijn niet primair ontworpen voor eerstelijns communicatie, maar ze zijn aanwezig in veel organisaties en kunnen worden uitgebreid om deskloze medewerkers te bereiken via integraties en mobiele toegang.

De beperking is vergelijkbaar met e-mail: deze platforms bevoordeligen kenniswerkers die de hele dag al zijn ingelogd. Voor medewerkers die niet aan een bureau zitten, vereist ingelogd blijven op een berichtenplatform een gewoonte die velen niet hebben.

Waar berichtenplatforms wél waarde toevoegen voor eerstelijns teams, is in de ondersteuning van direct contact tussen leidinggevenden en kleine teams, eerder dan als uitzendkanaal voor bedrijfsbrede berichten.

Prikborden en fysieke mededelingen

Traditionele prikborden zijn niet verdwenen en in sommige omgevingen blijven ze een relevant onderdeel van de communicatiemix. Het praktische probleem is dat ze fysieke updates vereisen, tijdgevoelige informatie niet betrouwbaar kunnen overbrengen en geen manier hebben om bij te houden of iemand de content heeft gelezen.

Digitale prikborden, schermen die werken als een traditioneel bord maar op afstand worden bijgewerkt, lossen de meeste van deze beperkingen op en behouden tegelijkertijd de fysieke aanwezigheid die in bepaalde omgevingen goed werkt. Voor meer informatie behandelt het digitale prikbord de vergelijking in detail.

De juiste mix kiezen voor jouw medewerkers

Organisaties die het meest effectief communiceren met eerstelijnsmedewerkers, vertrouwen niet op één kanaal. Ze brengen hun personeelsbestand in kaart aan de hand van de omstandigheden waaronder die medewerkers werken en bouwen daarop een kanaalmix.

Een handig startpunt is het stellen van drie vragen voor elk segment van je personeelsbestand:

• Hebben ze een zakelijk e-mailadres of een bedrijfsapparaat?
• Hebben ze een vaste locatie tijdens hun dienst, of zijn ze mobiel?
• Wat is de aard van de berichten die ze het meest nodig hebben: veiligheidskritisch, operationeel, cultureel of een mix?

Medewerkers zonder apparaattoegang en met een vaste locatie worden het best bereikt via fysieke schermen. Mobiele medewerkers met een persoonlijke smartphone worden het best bereikt via apps of sms. Medewerkers die regelmatig bedrijfsapparaten gebruiken, kunnen worden bereikt via berichtenplatforms. De meeste personeelsbestanden bevatten alle drie segmenten, wat verklaart waarom een aanpak met één kanaal consequent mensen buiten sluit.

Voor organisaties waar schermen het primaire kanaal zijn, legt 5 redenen om je intranet aan te vullen met digitale schermen uit hoe schermen en bestaande digitale kanalen samenwerken in plaats van met elkaar concurreren.

De rol van digital signage in een meerkanalenstrategie

PLAYipp is ontworpen voor communicatie- en HR-teams die medewerkers moeten bereiken op locaties en tijdens diensten, inclusief medewerkers zonder zakelijk e-mailadres.

Schermen beheerd via PLAYipp tonen automatisch content in pauzeruimtes, op productievloeren, bij dienstincheckpunten en in gemeenschappelijke ruimtes. Content wordt centraal bijgewerkt door het communicatieteam, zonder technische ondersteuning, en kan worden gericht op locatie of doelgroep. Integraties met Power BI, SharePoint en andere tools zorgen ervoor dat operationele data op schermen verschijnt zonder handmatige invoer.

Voor organisaties met specifieke sectoreisen bieden de oplossingen van PLAYipp ondersteuning voor maakindustrie, publieke sector, zorg en zakelijke dienstverlening. Wil je zien hoe het platform werkt in jouw specifieke context? Praat dan met een expert.

Wil je meer weten? Bekijk Åsa’s 5 tips voor schermontwerp!