Hur når du anställda som aldrig kollar sin e-post

Sammanfattning

• Upp till 80 % av den globala arbetskraften är frontlinjeanställda utan företags-e-postadress och med begränsad skärmtid under skiften
• Interna kommunikationsstrategier som utgår från e-post missar konsekvent de personer som mest behöver nås
• Digital signage, mobilappar, SMS och teamkommunikationsplattformar passar olika typer av personalstyrkor och kommunikationsbehov
• Skärmar placerade där medarbetarna redan befinner sig, i fikarum, vid skiftentréer och på produktionsgolv, når personalen utan att kräva någon aktiv handling från dem

Tänk på den senaste företagsövergripande kommunikationen din organisation skickade ut. Den gick troligtvis via e-post. Den var troligtvis välformulerad. Och för en stor del av din personalstyrka sågs den aldrig.

Det är inte ett misslyckande vad gäller innehåll eller avsikt. Det är ett strukturellt problem. E-post är designad för kontorsanställda med skrivbord, enheter och vanan att dagligen kolla en inkorg. För de 80 % av den globala arbetskraften som klassas som frontlinje- eller skrivbordslösa medarbetare finns inte de förutsättningarna. Lagerarbetare, produktionsmedarbetare, vårdpersonal, butiksanställda och fastighetsteam avslutar ofta ett åttaimmars skift utan att ha öppnat ett enda jobb-mejl.

Dålig kommunikation är ingen liten olägenhet för de här medarbetarna. Den bidrar direkt till oengagemang, hög personalomsättning och, i säkerhetskritiska miljöer, förebyggbara tillbud. Gallups forskning kopplar konsekvent känslan av att vara dåligt informerad till lägre engagemang och större benägenhet att lämna.

Så hur når du faktiskt anställda utan e-post? Här är vad som fungerar och när du ska använda respektive metod.

Varför e-post inte fungerar för frontlinjeanställda

Innan vi tittar på alternativ är det värt att vara tydlig med varför e-post brister, för problemet handlar inte bara om tillgång.

Ingen företags-e-postadress. Många frontlinjeanställda har helt enkelt inget företagsmejlkonto. Det är vanligt inom tillverkning, logistik, detaljhandel och vård. Organisationer som kommunicerar uteslutande via e-post utesluter per definition dessa medarbetare från all intern kommunikation.

Ingen inkorgsrutin. Även där medarbetare har företagsmejl kollar många den inte under skiftet. En operatör vid ett produktionslöpande band eller en lagerplockerare har inget naturligt avbrott i sin arbetsdag för att öppna en inkorg. Olästa mejl hopar sig, tidskänsliga uppdateringar tappar sin angelägenhet och när meddelandet väl läses har situationen det beskriver redan passerat.

E-post är passiv. Att nå en medarbetare via e-post kräver att de utför en handling: öppnar appen, hittar meddelandet och läser det. För brådskande meddelanden eller säkerhetsuppdateringar är det här beroendet av medarbetarens eget agerande en strukturell risk. Kommunikation som kräver en insats av mottagaren når alltid färre personer än kommunikation som helt enkelt finns där när de tittar upp.

E-postöverbelastning. För medarbetare som använder e-post regelbundet har inkorgsvolymen gjort det till en opålitlig kanal för viktiga uppdateringar. Kritiska meddelanden konkurrerar med rutinmässig korrespondens, nyhetsbrev och notifieringar. Många medarbetare har utvecklat vanor att bearbeta eller filtrera e-post på sätt som nedprioriterar intern kommunikation.

Metoder för att nå anställda utan e-post

Det finns ingen enskild lösning som fungerar för alla personalstyrkor. Rätt tillvägagångssätt beror på typen av arbete, den fysiska miljön, tillgång till personliga enheter och arten av de budskap som ska skickas. De flesta organisationer som kommunicerar effektivt med frontlinjeteam använder en kombination av kanaler.

Digital signage och fysiska skärmar

Digital signage är den mest passiva och därmed mest tillförlitliga metoden för att nå anställda utan e-post. Skärmar placerade på högtrafiklerade platser visar meddelanden automatiskt, utan att kräva någon handling från den som tittar. Medarbetarna ser innehållet som en naturlig del av sin rörelse genom arbetsplatsen.

Det gör digital signage särskilt effektivt för:

• Säkerhetsvarningar och rutinpåminnelser som behöver nå alla på ett skift
• Produktionsmål och nyckeluppdateringar på ett produktions- eller lagergolv
• Företagsnyheter och meddelanden i fikarum och gemensamma utrymmen
• Skiftscheman och överlämningsinformation vid zongränser
• Nödlarm som behöver nå hela personalstyrkan samtidigt

Den viktigaste fördelen framför alla andra kanaler är att skärmar fungerar oavsett om medarbetaren har en enhet, ett konto eller vanan att kolla något alls. Budskapet finns helt enkelt där.

För skiftarbetare och skrivbordslösa medarbetare i synnerhet levererar skärmar placerade där folk samlas, vid skiftstart, under pauser och vid skiftöverlämningar, konsekvent kommunikation utan att vara beroende av något individuellt beteende. För mer om hur digital signage integreras i en bredare intern kommunikationsstrategi beskriver hur du stärker intern kommunikation med digital signage tillvägagångssättet i detalj.

SMS och push-notiser

För tidskänsliga uppdateringar som behöver nå fram direkt är SMS och push-notiser effektiva, eftersom de använder kanaler som medarbetarna redan kollar på sina personliga enheter.

SMS kräver varken en företags-e-postadress eller en företagsapp. Ett meddelande skickat till ett personligt telefonnummer når medarbetaren oavsett om de är på skift, mellan platser eller utan tillgång till arbetsplatsens skärmar.

Den här kanalen fungerar bra för:

• Brådskande meddelanden och skiftändringar med kort varsel
• Nödlarm som behöver nå medarbetare utanför anläggningen
• Korta, tidskritiska uppdateringar där ett kort meddelande räcker

Begränsningen är att SMS är enkelriktat och olämpligt för innehållsrikt material. Det väcker också frågor om gränsen mellan arbete och personliga enheter, något som kräver tydliga riktlinjer innan utrullning.

Mobilappar och medarbetarkommunikationsplattformar

Medarbetarappar ger frontlinjeanställda tillgång till företagskommunikation på sina egna smartphones, utan att behöva ett företagsmejlkonto. Medarbetarna kan ta emot push-notiser, läsa företagsnyheter, se skiftscheman och i vissa fall kommunicera tvåvägs med sitt team.

Utmaningen med appar är adoption. Att be medarbetare installera och regelbundet kolla en jobbapp på en personlig enhet kräver ett engagemang som inte alltid är lätt att uppnå. Introduktionsprocessen spelar stor roll: appar som presenteras dåligt under onboarding tenderar att raderas eller ignoreras inom några veckor.

Där appar verkligen fungerar är de särskilt användbara för:

• Distansanställda och fältbaserade medarbetare som inte nås av fysiska skärmar
• Personaliserad kommunikation riktad efter roll, plats eller skift
• Tvåvägskommunikation och direktmeddelanden mellan teammedlemmar och chefer
• Medarbetare som vill ta del av företagsinnehåll på sin egen tid

Teamkommunikationsverktyg

Verktyg som Microsoft Teams och Slack är inte primärt utformade för frontlinjekommunikation, men de finns i många organisationer och kan utökas för att nå skrivbordslösa medarbetare via integrationer och mobil åtkomst.

Begränsningen liknar den för e-post: de här plattformarna passar kontorsanställda som redan är inloggade under dagen. För medarbetare som inte sitter vid ett skrivbord kräver det att stanna inloggad i ett kommunikationsverktyg en vana som många saknar.

Där kommunikationsverktyg tillför värde för frontlinjeteam är i stödet för direkt kommunikation mellan chefer och mindre team, snarare än som en broadcast-kanal för företagsövergripande meddelanden.

Anslagstavlor och fysiska displayer

Traditionella anslagstavlor har inte försvunnit, och i vissa miljöer är de fortfarande en relevant del av kommunikationsmixen. Det praktiska problemet är att de kräver fysiska uppdateringar, inte kan bära tidskänslig information på ett tillförlitligt sätt och saknar möjlighet att se om någon faktiskt läst innehållet.

Digitala anslagstavlor, skärmar som fungerar som en traditionell tavla men uppdateras på distans, löser de flesta av dessa brister och bibehåller ändå den fysiska närvaro som fungerar i vissa miljöer. För mer om det täcker den digitala anslagstavlan jämförelsen i detalj.

Välja rätt kanalmix för din personalstyrka

De organisationer som kommunicerar mest effektivt med frontlinjeanställda förlitar sig inte på en enda kanal. De kartlägger sin personalstyrka mot de förhållanden under vilka dessa medarbetare arbetar och bygger en kanalmix utifrån det.

Ett användbart startramverk är att ställa tre frågor om varje segment av din personalstyrka:

• Har de en företags-e-postadress eller en företagsenhet?
• Har de en fast plats under skiftet eller är de rörliga?
• Vad är arten av de budskap de mest behöver ta emot: säkerhetskritiska, operativa, kulturella eller en blandning?

Medarbetare utan enhetstillgång och med en fast plats nås bäst via fysiska skärmar. Rörliga medarbetare med personliga smartphones nås bäst via appar eller SMS. Medarbetare som regelbundet använder företagsenheter kan nås via kommunikationsplattformar. De flesta personalstyrkor innehåller alla tre segment, vilket är anledningen till att ett enkelkanalstänk konsekvent lämnar folk utanför.

För organisationer där skärmar är den primära kanalen förklarar 5 skäl att komplettera ditt intranät med digitala skärmar hur skärmar och befintliga digitala kanaler samverkar snarare än konkurrerar.

Digital signages roll i en flerkanals strategi

PLAYipp är byggt för kommunikations- och HR-team som behöver nå medarbetare på flera platser och skift, inklusive dem utan företags-e-postadress.

Skärmar hanterade via PLAYipp visar innehåll automatiskt i fikarum, på produktionsgolv, vid skiftentréer och i gemensamma utrymmen. Innehållet uppdateras centralt av kommunikationsteamet, utan teknisk support, och kan riktas efter plats eller målgrupp. Integrationer med Power BI, SharePoint och andra verktyg gör att driftsdata visas på skärmarna utan manuell inmatning.

För organisationer med specifika branschkrav täcker PLAYipps lösningar miljöer inom tillverkning, offentlig sektor, vård och professionella tjänster. Vill du se hur plattformen fungerar i just ditt sammanhang? Prata med en expert.

Vill du lära dig mer? Kolla in Åsas 5 tips för skärmdesign!