Å utvikle intern kommunikasjon steg for steg

Intern kommunikasjon gir veiledning på arbeidsplassen

Intern kommunikasjon er limet som holder en arbeidsplass sammen og gir retning til arbeidet. Men hvordan bygger man egentlig opp en effektiv intern kommunikasjon fra bunnen av? La oss dykke ned i denne prosessen med inspirasjon, konkrete tips og en personlig refleksjon rundt de viktigste stegene.

1. Fortell om verdiene – få andre til å forstå hvorfor saken må prioriteres

Intern kommunikasjon handler om mer enn å bare spre informasjon; det er et verktøy for å skape engasjement, tillit og fellesskap. Når vi jobber aktivt med intern kommunikasjon, forsterker vi organisasjonens verdier, fremmer en kultur preget av åpenhet og dialog, og støtter strategiske mål.

Det er ikke bare kommunikasjonsmedarbeiderne som har ansvar for dette, det er et felles ansvar for alle i organisasjonen. Ved å belyse verdien av god intern kommunikasjon – for eksempel økt medarbeidertilfredshet, mer effektivt samarbeid og et tydeligere fokus – kan vi skape en vilje til å prioritere og investere tid i dette arbeidet.

Når flere ser verdien og forstår fordelene, øker sjansen for at god intern kommunikasjon gjennomsyrer hele organisasjonen.

2. Sikre at alle forstår organisasjonens overordnede strategi

Når alle forstår verdien av god intern kommunikasjon, er neste steg å knytte den til organisasjonens strategiske plan. Lag et pedagogisk produkt som forklarer strategien på en måte som alle kan forstå og forholde seg til.

Intern kommunikasjon er en bro mellom strategi og hverdag; den oversetter mål og planer til konkrete handlinger som medarbeidere kan ta til seg og engasjere seg i. Dette innebærer å forvandle strategiske mål til tydelige budskap. Du kan bruke eksempler fra virkeligheten og visualisere fremgangen på en måte som gjør at alle forstår hvor organisasjonen er på vei.

Ved å spre kunnskap om strategien på en kommunikativ og inkluderende måte, skaper vi en felles forståelse som gjør det mulig for alle å bidra til organisasjonens suksess.

3. Status i dag – Hvordan fungerer den interne kommunikasjonen?

Før vi kan ta et skritt fremover, må vi stoppe opp og se hvor vi befinner oss. Å analysere resultater fra medarbeiderundersøkelser gir oss et bilde av dagens situasjon. Hva fungerer godt i vår kommunikasjon, og hva må forbedres?

For å forstå behov og forventninger bør analysen suppleres med samtaler med både ledere og medarbeidere. Ved å involvere HR fra starten av får vi i tillegg et helhetlig bilde av hvilke utfordringer som finnes, og hvordan de påvirker arbeidsmiljøet og medarbeidernes engasjement.

4. Avklar mandatet – ledelsens rolle

Endringer trer ikke i kraft uten støtte fra ledelsen. Beslutningen om å prioritere intern kommunikasjon og gi det det nødvendige mandatet er avgjørende. Ledelsen må se kommunikasjon som en strategisk ressurs, ikke bare som en informasjonskanal.

Her kan det være lurt å koble intern kommunikasjon til den strategiske planen og virksomhetsplanen for å tydeliggjøre hvordan den bidrar til de overordnede målene.

5. Kanalvalg – lag en strategi for kanalbruken

Effektiv intern kommunikasjon krever riktige kanaler som støtter både informasjonsformidling og dialog.

En kanalstrategi kan være til stor hjelp. Hvilke kanaler har vi i dag, og hvilke må vi utvikle? Er det intranett, nyhetsbrev, digitale skjermer på arbeidsplassen, eller kanskje fysiske møter som er mest effektive?

Digitale skjermer kan være et effektivt visuelt verktøy for å kommunisere viktig informasjon til mange medarbeidere raskt, spesielt de som ikke har egen datamaskin eller tid til å besøke intranettet. Skjermene bidrar til at alle, uansett arbeidsoppgaver, får tilgang til viktig informasjon om arbeidet.

Det er viktig at kanalene matcher målgruppens behov og tekniske forutsetninger. Å lage interne personas, eller fiktive medarbeiderprofiler, kan være et verktøy for å forstå målgruppen og deres kommunikasjonsbehov.

6. Innhold og tema – riktig budskap til riktig tid

Planlegging av innhold er en av hjørnesteinene i vellykket intern kommunikasjon. For at innholdet skal være relevant, må vi knytte det til de fokusområdene og verdiene vi har valgt i strategien vår.Hvilke budskap og temaer er aktuelle for organisasjonen vår akkurat nå?

Her gjelder det å jobbe proaktivt og tematisk. Ved å regelmessig planlegge innhold som styrker verdiene og støtter den strategiske retningen, skaper vi en sammenheng og gjør kommunikasjonen meningsfull.

7. Utvikle støtte til ledere

Lederne er nøkkelspillere i den interne kommunikasjonen. Det er ofte de som forventes å formidle strategiske beslutninger, drive dialog og skape forståelse innad i teamet sitt.

Derfor er det viktig å gi dem riktig verktøy og støtte. En verktøykasse for kommunikativt lederskap kan være svært nyttig, med ressurser som retningslinjer for avdelingsmøter, lytteøvelser, dialogstøtte i strategiske spørsmål og tips om hvordan man håndterer tilbakemeldinger.

8. Opplæring og inspirasjon – kommunikativt ledelse og medarbeiderskap

For at intern kommunikasjon skal lykkes, må vi skape en felles kompetanseplattform. Utviklingsprogrammer for både ledere og medarbeidere er et viktig steg.

Opplæring i kommunikativ ledelse styrker ledernes evne til å drive dialog og engasjere sine team. Samtidig bør medarbeiderne få muligheten til å utvikle sitt medarbeiderskap ved å lære hvordan de kan bidra til en åpen og konstruktiv kommunikasjonskultur.

9. Oppfølging og vurdering – få oversikt over effektene

For å vite om tiltakene våre gir effekt, må vi måle og følge opp. Medarbeiderundersøkelser er et verktøy, men vi bør også supplere med andre metoder, som intervjuer og pulsundersøkelser.

Å kontinuerlig lytte til behov og fange opp hva som fungerer eller ikke, er nøkkelen til å kunne justere og forbedre kommunikasjonen over tid.

Oppsummering

Å utvikle intern kommunikasjon er en reise som krever tid, engasjement og samarbeid. Det handler om å skape en retning, definere roller og ansvar, velge riktige kanaler, og fremfor alt, å skape dialog og deltakelse.

Når vi klarer å koble intern kommunikasjon til engasjement, lønnsomhet og kundeservice, blir den ikke bare en informasjonskanal, men en strategisk kraft som driver organisasjonen fremover.

Så, hvis du er klar for å utvikle internkommunikasjonen på din arbeidsplass, ta et steg tilbake og tenk: Hva vil vi oppnå, og hvordan kan kommunikasjonen bli en katalysator for endring og utvikling? Det er der den virkelige reisen begynner.

/Anna

Spre budskapet med digitale skjermer

Vil du skape en arbeidsplass der medarbeiderne er informerte, engasjerte og stolte? Med digital signage får du et effektivt verktøy for å fremheve viktig informasjon, feire suksesser og styrke kulturen – hver dag. Kontakt oss på PLAYipp og se hvordan budskapene dine kan spre ny energi og stolthet i hele virksomheten!

Fortsett å lese!

Dette var artikkel 2 av 4. Anna har skrevet fire sammenhengende artikler.
Les neste artikkel for å lære hva god intern kommunikasjon egentlig er.