Att utveckla intern kommunikation steg för steg

Intern kommunikation ger riktning på en arbetsplats

Intern kommunikation är limmet som håller en arbetsplats samman och ger riktning åt dess arbete. Men hur gör man egentligen för att bygga upp en effektiv intern kommunikation från grunden? Låt oss dyka in i denna process med inspiration, konkreta tips och en personlig reflektion kring de viktigaste stegen.

1. Berätta om värdena – skapa en angelägenhet om att prioritera frågan

Intern kommunikation handlar om mer än att bara sprida information; det är ett verktyg för att skapa engagemang, tillit och gemenskap. När vi arbetar aktivt med intern kommunikation förstärker vi organisationens värden, främjar en kultur av öppenhet och dialog, och stödjer strategiska mål.

Det är inte bara kommunikatörernas ansvar, utan en angelägenhet för alla inom organisationen. Genom att berätta om de värden som kommer av god intern kommunikation – exempelvis ökad medarbetarnöjdhet, effektivare samarbete, och en tydligare riktning – kan vi skapa en vilja att prioritera och investera tid i frågan.

När fler ser värdet och förstår fördelarna, ökar chanserna för att bra intern kommunikation genomsyrar hela verksamheten.

2. Gör verksamhetens övergripande strategi förståelig

När vi har skapat förståelse för värdet av intern kommunikation, är nästa steg att koppla den till organisationens strategiska plan. Skapa en pedagogisk produkt som förklarar strategin på ett sätt som alla kan förstå och relatera till.

Intern kommunikation är en bro mellan strategin och vardagen; den översätter mål och planer till konkreta handlingar som medarbetare kan ta till sig och engagera sig i. Detta innebär att förvandla strategiska mål till tydliga budskap, använda exempel från verkligheten och visualisera framstegen på ett sätt som gör att alla förstår vart organisationen är på väg.

Genom att på ett kommunikativt och inkluderande sätt sprida kunskap om strategin, skapar vi en gemensam förståelse som gör det möjligt för alla att bidra till organisationens framgång.

3. Nuläget – Hur fungerar den interna kommunikationen idag?

Innan vi kan ta steg framåt behöver vi stanna upp och se var vi befinner oss. Genom att analysera resultat från medarbetarundersökningar får vi en bild av nuläget. Vad fungerar bra i vår kommunikation, och vad behöver förbättras?

Denna analys bör kompletteras med samtal med både ledare och medarbetare för att förstå behov och förväntningar. Genom att involvera HR från början får vi dessutom en helhetsbild av vilka utmaningar som finns och hur de påverkar arbetsmiljön och medarbetarnas engagemang.

4. Klargör mandat – ledningens roll

Ingen förändring kan ske utan stöd från ledningen. Beslutet att prioritera intern kommunikation och ge den det mandat som behövs är avgörande. Ledningen behöver se kommunikation som en strategisk resurs, inte bara som en informationskanal.

Här kan det vara klokt att koppla intern kommunikation till den strategiska planen och verksamhetsplanen för att tydliggöra hur den bidrar till verksamhetens övergripande mål.

5. Kanalval – skapa en kanalstrategi

En effektiv intern kommunikation kräver rätt kanaler. Vi behöver säkerställa att vi har kanaler som stödjer både information och dialog.

Här kan en kanalstrategi vara till stor hjälp. Vilka kanaler finns idag, och vilka behöver vi utveckla? Är det intranät, nyhetsbrev, digitala skärmar på arbetsplatsen, eller kanske fysiska möten som är mest effektiva?

Digitala skärmar kan vara ett kraftfullt verktyg för att snabbt och visuellt kommunicera viktig information till många medarbetare, särskilt de som saknar egen dator eller tid att besöka intranätet. Skärmarna bidrar till att säkerställa att alla, oavsett arbetsuppgifter, får tillgång till viktig information om arbetet.

Det är viktigt att kanalerna matchar målgruppens behov och tekniska förutsättningar. Att skapa interna personas, eller fiktiva medarbetarprofiler, kan vara ett verktyg för att förstå målgruppen och deras kommunikationspreferenser.

6. Innehåll och teman – rätt budskap vid rätt tidpunkt

Planering av innehåll är en av hörnstenarna i framgångsrik intern kommunikation. För att innehållet ska vara relevant behöver vi koppla det till strategins fokusområden och värderingar. Vilka budskap och teman är aktuella för vår organisation just nu?

Här gäller det att arbeta proaktivt och tematiskt. Att regelbundet planera innehåll som stärker värden och stöder den strategiska riktningen skapar ett sammanhang och gör kommunikationen meningsfull.

7. Utveckla stöd till ledare

Ledarna är nyckelspelare i den interna kommunikationen. Det är ofta de som förväntas förmedla strategiska beslut, driva dialog och skapa förståelse i sina team.

Därför är det viktigt att ge dem rätt verktyg och stöd. En verktygslåda för kommunikativt ledarskap kan vara till stor hjälp, med resurser som riktlinjer för teammöten, läran om att lyssna, dialogstöd i strategiska frågor och tips på hur man hanterar återkoppling till exempel.

8. Utbilda och inspirera – kommunikativt ledarskap och medarbetarskap

För att intern kommunikation ska bli framgångsrik behöver vi skapa en gemensam kompetensgrund. Utvecklingsprogram för både ledare och medarbetare är därför ett viktigt steg.

Utbildning i kommunikativt ledarskap stärker ledarnas förmåga att driva dialog och engagera sina team. Samtidigt bör medarbetarna få möjlighet att utveckla sitt medarbetarskap genom att lära sig hur de kan bidra till en öppen och konstruktiv kommunikationskultur.

9. Uppföljning och mätning – håll koll på effekterna

För att veta om våra insatser ger effekt måste vi mäta och följa upp. Medarbetarundersökningar är ett verktyg, men vi bör även komplettera med andra metoder, som intervjuer och pulsundersökningar.

Att kontinuerligt lyssna in behov och fånga upp vad som fungerar eller inte fungerar är en nyckel för att kunna justera och förbättra kommunikationen över tid.

Summering

Att utveckla intern kommunikation är en resa som kräver tid, engagemang och samarbete. Det handlar om att skapa en riktning, definiera roller och ansvar, välja rätt kanaler, och framför allt, skapa dialog och delaktighet.

När vi lyckas koppla intern kommunikation till engagemang, lönsamhet och kundbemötande blir den inte bara en informationskanal, utan en strategisk kraft som driver organisationen framåt. 

Så, om du står inför att utveckla intern kommunikation på din arbetsplats, ta ett steg tillbaka och fundera: Vad vill vi uppnå, och hur kan kommunikationen bli en katalysator för förändring och utveckling? Det är där den verkliga resan börjar.

/Anna

Sprid budskapet med digitala skärmar

Vill du skapa en arbetsplats där medarbetarna är informerade, engagerade och stolta? Med digital signage får du ett effektivt verktyg för att lyfta fram viktig information, fira framgångar och stärka er kultur – varje dag. Kontakta oss på PLAYipp och se hur dina budskap kan sprida ny energi och stolthet i hela verksamheten!

Läs vidare!

Det här var krönika 2 av 4. Anna har skrivit 4 krönikor som hänger ihop. Läs nästa krönika för att lära dig vad bra intern kommunikation egentligen är.