Effectieve interne communicatie: Capio gebruikt digitale schermen om alle medewerkers te bereiken

Een succesvolle implementatie van digitale schermen

Capio Elderly and Mobile Care heeft met succes digitale informatieschermen geïmplementeerd om de interne communicatie te verbeteren. Door een proces van risicoanalyse, leveranciersselectie en samenwerking tussen verschillende delen van de organisatie kunnen ze nu effectiever zorgmedewerkers bereiken die voorheen belangrijke informatie misten.

De beslissing om een digitale schermoplossing te implementeren

De beslissing om een digitale schermoplossing te implementeren werd genomen door de managementgroep van Capio Elderly and Mobile Care, die een betere manier zocht om te communiceren met hun medewerkers, voornamelijk zorgverleners die niet altijd de mogelijkheid hebben om via het intranet op de hoogte te blijven. Een projectgroep begon vervolgens verschillende opties te overwegen voordat uiteindelijk voor PLAYipp werd gekozen:

Gratis tools: Gratis tools misten gebruiksvriendelijkheid en noodzakelijke functionaliteit, zoals planning en integratie met andere systemen.

Wachtkamer TV: Oplossingen voor wachtkamer-tv’s werden overwogen maar werden nooit relevant omdat ze geen advertenties aan hun personeel wilden tonen.

Het proces om PLAYipp te vinden

De implementatie van PLAYipp omvatte verschillende stappen en samenwerkingen.

Risicoanalyse en leveranciersselectie
Het proces begon met een grondige risicoanalyse en de keuze van de juiste leverancier. Capio had een oplossing nodig die zowel gebruiksvriendelijk als functioneel was, maar ook flexibel genoeg om aan hun specifieke behoeften te worden aangepast.

“We hadden een oplossing nodig die zowel gebruiksvriendelijk als functioneel was, maar ook flexibel genoeg om aan onze specifieke behoeften te worden aangepast,” zegt Eric Bornestav, communicatiemedewerker bij Capio Elderly and Mobile Care. “Na het bekijken van verschillende opties, realiseerden we ons dat ze niet voor ons zouden werken. De oplossingen waren of niet voldoende op onze behoeften afgestemd of misten essentiële functionaliteit zoals contentplanning en integratie met onze andere systemen.”

Het zoekproces
“Ik vond PLAYipp door online te zoeken naar verschillende informatieoplossingen, en ik werd begroet door een duidelijke en informatieve website toen ik PLAYipp tegenkwam. Dit maakte het voor mij gemakkelijk om een eerste idee te krijgen van wat de tool kon bieden, en ik vond het de moeite waard om een afspraak te maken,” legt Eric uit.

Eerste ontmoeting en besluitvorming
Na contact met PLAYipp werd een afspraak gepland voor een meer diepgaande presentatie en demonstratie van de tool. Tijdens de bijeenkomst kreeg Capio Elderly and Mobile Care een gedetailleerde uitleg over de functies en voordelen van PLAYipp.

“De ontmoeting met PLAYipp was zeer positief. We kregen een gedetailleerde demonstratie van de tool, en het bleek zowel intuïtief als gebruiksvriendelijk te zijn. Na de bijeenkomst kreeg ik de mogelijkheid om de tool zelf te testen, en daarna werd PLAYipp een voor de hand liggende keuze voor ons,” zegt de communicatiemedewerker bij Capio.

Eenvoudige scherminstallatie en personeelstraining

Scherminstallatie
De schermen werden geïnstalleerd en PLAYipp werd ermee geïntegreerd. Advania hielp met de setup en installatie van de schermen.

“Het was een uitgebreid proces om alle schermen op hun plaats te krijgen en ervoor te zorgen dat ze werkten zoals ze moesten. Maar met de hulp van ons IT-team en ondersteuning van PLAYipp en Advania verliep alles soepel,” vertelt Eric.

Trainingssessies
Om een soepele start te garanderen, werden er verschillende trainingssessies besteld bij de Customer Success afdeling van PLAYipp. Voor Capio Elderly and Mobile Care was het belangrijk dat alle 150-200 medewerkers die PLAYipp en de schermen zouden gebruiken, wisten hoe het werkte en zich comfortabel voelden met het systeem.

“Victor van PLAYipp gaf verschillende trainingssessies, en we hebben er een aantal opgenomen zodat ze later teruggekeken konden worden. Dit hielp echt om weerstand te verminderen en iedereen mee te krijgen,” legt Eric uit.

Rollen en verantwoordelijkheden tijdens het proces

Communicatiemedewerker
Had de algemene verantwoordelijkheid voor installatie en training.

IT Manager
Verleende technische ondersteuning.

Managementgroep
Verantwoordelijk voor besluitvorming en strategisch toezicht.

IT Partner
Advania leverde de TV-schermen en hielp met de setup en installatie van de schermen.

Samenwerking tussen alle rollen was cruciaal voor een succesvolle implementatie. Vergaderingen, gezamenlijke beslissingen en gedeelde verantwoordelijkheden zorgden voor een soepel proces.

Resultaten en verbeteringen

Sinds de implementatie van PLAYipp heeft Capio Elderly and Mobile Care een duidelijke verbetering gezien in de verspreiding van informatie. De schermen hebben het mogelijk gemaakt om snel en efficiënt zorgpersoneel te bereiken met belangrijke informatie.

3 tips van Eric bij Capio Elderly and Mobile Care voor het vinden, implementeren en aan de slag gaan met digitale schermen

1. Doe grondig onderzoek en wees duidelijk over je behoeften
Identificeer je specifieke behoeften en voer een grondige risicoanalyse uit. Heb een duidelijk beeld van wat je wilt bereiken en welke functies vereist zijn.

Tips:
Maak een lijst van belangrijke functies.
Vergelijk leveranciers.
Kijk wat anderen in de branche gebruiken.


2. Kies een gebruiksvriendelijke oplossing en betrek de juiste partners
We kozen PLAYipp vanwege de gebruiksvriendelijkheid en werkten samen met onze interne IT-afdeling en Advania voor technische ondersteuning.

Tips:
Kies een gebruiksvriendelijke oplossing.
Betrek interne IT en/of een betrouwbare IT-partner.
Zorg voor soepele integratie met bestaande systemen.


3. Train personeel en bied continue ondersteuning
We hielden trainingssessies en namen ze op om weerstand te verminderen en iedereen mee te krijgen. Soms biedt de leverancier ook training aan, wat PLAYipp doet. Als je organisatie niet kan of geen tijd heeft om je gebruikers te trainen, kan dit een geweldig alternatief zijn.

Tips:
Plan training voor personeel.
Maak instructievideo’s en handleidingen.
Bied continue ondersteuning en wees beschikbaar voor vragen.