Effektiv internkommunikation: Capio använder digitala skärmar för att nå ut till all personal
Kundcase

Capio Äldre och mobil vård
Capio är en av Sveriges ledande vårdgivare som erbjuder sjukvård inom specialist- och primärvård över hela landet.
Besök Capios webbplats
Plats
Sverige
Bransch
Vård
Antal digitala skärmar
55
IT-Partner
En framgångsrik implementering av digitala skärmar
Capio Äldre och mobil vård genomförde en framgångsrik implementering av digitala informationsskärmar för att förbättra sin interna kommunikation. Genom en process som involverade riskanalys, leverantörsval, och samarbete mellan olika delar av organisationen, kan de nu effektivare nå ut till vårdpersonal som tidigare missat viktig information.
Beslutet att implementera en digital skärmlösning
Beslutet att implementera en digital skärmlösning togs av ledningsgruppen för Capio Äldre och mobil vård som önskade ett bättre sätt att nå ut med information till sina anställda, vilka är majoriteten vårdpersonal som inte alltid har möjlighet att hålla sig uppdaterade via intranätet. Därefter började en projektgrupp att överväga olika alternativ innan man till slut bestämde sig för PLAYipp:
Väntrums-TV: Lösningar för väntrums-TV som aldrig blev aktuella eftersom de inte vill visa reklam för sina medarbetare.
Gratisverktyg: Gratisverktyg som saknade användarvänlighet och nödvändig funktionalitet såsom schemaläggning och integrationer med andra system.
Processen för att hitta PLAYipp
Implementeringen av PLAYipp involverade flera steg och samarbeten.
Riskanalys och leverantörsval
Processen började med en noggrann riskanalys och val av rätt leverantör. Capio behövde en lösning som var både användarvänlig och funktionell, men också tillräckligt flexibel för att anpassas efter deras specifika behov.
”Vi behövde en lösning som var både användarvänlig och funktionell, men också tillräckligt flexibel för att anpassas efter våra specifika behov,” säger Eric Bornestav, kommunikatör på Capio Äldre och mobil vård. ”
”Efter att ha tittat på flera alternativ, insåg vi att dessa inte skulle fungera för oss. Lösningarna var antingen inte tillräckligt anpassade för våra behov eller saknade nödvändig funktionalitet såsom schemaläggning av innehåll och integration till våra andra system”, fortsätter Eric.
Sökprocessen
”Jag hittade PLAYipp genom att söka efter olika informationslösningar på nätet, och blev mött av en tydlig och informativ webbplats när jag hittade PLAYipp. Det gjorde det lätt för mig att få en första bild av vad verktyget kunde erbjuda och jag kände att det var värt att boka in ett möte,” berättar Eric.
Första mötet och beslutsfattandet
Efter att ha kontaktat PLAYipp, bokades ett möte för en djupare presentation och demonstration av verktyget. Under mötet fick Capio Äldre och mobil vård en detaljerad genomgång av PLAYipps funktioner och fördelar.
”Mötet med PLAYipp var väldigt positivt. Vi fick en detaljerad genomgång av verktyget och det visade sig vara både intuitivt och användarvänligt. Efter mötet fick jag möjlighet att själv testa verktyget och efter det kändes PLAYipp som ett självklart val för oss,” säger Eric på Capio

Enkel uppsättning av skärmar och utbildning av personal
Uppsättning av skärmar
Skärmarna sattes upp och PLAYipp integrerades med skärmarna. Advania hjälpte till med uppsättning och installation av skärmarna.
”Det var en omfattande process att få alla skärmar på plats och se till att de fungerade som de skulle. Men med hjälp av vårt IT-team och stöd från PLAYipp och Advania, flöt allt på smidigt” berättar Eric.
Utbildningstillfällen
För att säkerställa en smidig start beställdes flera utbildningstillfällen för personalen av PLAYipps Customer Success avdelning. För Capio Äldre och mobil vård var det viktigt att alla de cirka 150-200 medarbetare som skulle använda PLAYipp och skärmarna visste hur det fungerade och kände sig trygga med att använda systemet.
”Customer success-teamet på PLAYipp höll flera utbildningar och vi spelade in vissa sessioner så att de kunde ses i efterhand. Det hjälpte verkligen till att minska motståndet och få alla ombord,” förklarar Eric
Roller och ansvarsområden under processen
Kommunikatör
Hade övergripande ansvar för installation och utbildning.
IT-chef
Erbjöd tekniskt stöd.
Ledningsgrupp
Var ansvarig för beslutsfattande och strategisk övervakning.
IT-partner
Advania var leverantör av tv-skärmar och hjälpte till genom uppsättning och installation av skärmarna.
Samarbetet mellan samtliga roller var avgörande för en framgångsrik implementering. Möten, gemensamma beslut och delade ansvarsområden säkerställde en smidig process.
Resultat och förbättringar
Sedan implementeringen av PLAYipp har Capio Äldre och mobil vård sett en klar förbättring i informationsspridningen. Skärmarna har gjort det möjligt att nå ut med viktig information direkt till vårdpersonalen.
”Skärmarna har verkligen gjort skillnad. Nu kan vi nå ut med viktig information snabbt och effektivt”
Eric Bornestav, Kommunikatör, Capio Äldre och mobil vård
3 Tips från Eric på Capio Äldre och mobil vård för att hitta, implementera och komma igång med digitala skärmar
1. Gör noggrann research och var tydlig med era behov
Identifiera era specifika behov och gör en noggrann riskanalys. Ha en klar bild av vad ni vill uppnå och vilka funktioner som behövs.
Tips:
Lista viktiga funktioner
Jämför leverantörer
Kolla vad andra i branschen använder
2. Välj en användarvänlig lösning och involvera rätt partners
Vi valde PLAYipp för dess användarvänlighet och arbetade med vår interna IT-avdelning och även Advania för teknisk support.
Tips:
Välj en lättanvänd lösning
Involvera intern IT och/eller en pålitlig IT-partner
Säkerställ smidig integration med befintliga system
3. Utbilda personalen och erbjud kontinuerligt stöd
Vi höll utbildningar och spelade in sessionerna för att minska motstånd och få alla ombord. Ibland erbjuder även leverantören utbildningar, vilket PLAYipp gör, om ni som organisation inte kan eller har tid att utbilda era användare själv kan detta vara ett bra alternativ.
Tips:
Planera utbildningar för personalen
Skapa instruktionsvideor och manualer
Erbjud kontinuerligt stöd och var tillgänglig för frågor