8 zaken om in gedachten te houden voor succesvolle en digitale medewerkercommunicatie.

TL;DR samenvatting

• Best practices voor interne communicatie richten zich op duidelijkheid, consistentie en een dialoog in twee richtingen
• Een sterke strategie voor interne communicatie verbindt medewerkers met de bedrijfsdoelstellingen en de dagelijkse werkzaamheden
• Duurzame routines, feedback en de juiste communicatiekanalen verhogen de betrokkenheid op de lange termijn

Overgaan van niet-bestaande of sporadische communicatie met je medewerkers naar boeiende, aanwezige dialoog is uitdagend, niet in het minst voor jou die het moet creëren en onderhouden. Dat is waar de expertise van PLAYipp om de hoek komt kijken.

Maar hoe?

Er is een risico dat de ambities hoog zijn, maar de resultaten uitblijven en de hele investering in twijfel wordt getrokken. We hebben een aantal kleine maar universele tips verzameld, ze werken voor zowel de kleine als de iets grotere organisaties. De voordelen als je het kunt versnellen zijn talrijk, maar onder de belangrijkste zijn minder medewerkers met het gevoel van uitsluiting, minder ziekteverzuim, betere vergaderingen en een lager personeelsverloop.

1. Verenig rond een duidelijk doel

Een van de belangrijkste best practices voor interne communicatie is het definiëren van het belang van communicatie.

Wat zijn je communicatiedoelen?

• De betrokkenheid van medewerkers vergroten?
• De afstemming op de bedrijfsdoelstellingen verbeteren?
• Een veranderingsproces of nieuwe projecten ondersteunen?
• De bedrijfscultuur versterken?

Wanneer je het doel van je interne communicatiestrategie duidelijk formuleert, worden verwachtingen realistisch. Medewerkers begrijpen wat er verandert en waarom.

Een duidelijke visie zorgt ervoor dat teams in dezelfde richting bewegen en ondersteunt het succes van de organisatie.

2. Identificeer ambassadeurs

Zorg ervoor dat er mensen zijn die fungeren als locomotieven en gangmakers voor het initiatief. Dit moeten de personen zijn met wie iedereen graag optrekt. Degenen van wie je weet dat anderen er graag een kopje koffie mee drinken. Degene die altijd in het middelpunt staat bij de kerstborrel en de zomerafsluiting. Want als die persoon reageert, liket of een bijdrage schrijft, zullen meer mensen dat durven. De mens is niet zo ingewikkeld – vind de ‘cool gang’ en meer zullen volgen.

3. Start vanuit het perspectief van de medewerker

Bij het werken met communicatie, en vooral als je hebt geprobeerd om informatie daar te krijgen waar het werk plaatsvindt vanuit een top-perspectief, bestaat het risico dat je alleen de belangen van het bedrijf of de organisatie ziet. Als je digitale kanalen hebt gecreëerd, zoek dan alle mogelijkheden (en eigenlijk verplichtingen) om het geheel en de individuele medewerker te zien. Wat wil een medewerker weten? Waar werken ze mee? Waar? En zo ja, welke zaken hebben invloed op hen? Vertel het ze. Als je goede kanalen en oplossingen hebt gekozen, is er ruimte voor zowel dat als wat je “moet” vertellen. Het voordeel van uitgaan van de medewerker en hun omstandigheden tijdens een werkdag is dat communicatie en informatie relevant en correct kunnen zijn. Zelfs als het een hockeyuitslag uit de regio is, zal de informatie over nieuwe routines ook makkelijker worden opgenomen. Wanhoop niet. Zie de medewerker.

4. Creëer inclusieve tweerichtingscommunicatie

Geef de ontvanger manieren om met de informatie om te gaan. Maak dit eenvoudig; jij als zender hebt een beetje gefaald als de ontvanger het niet begrijpt. Zorg voor eenvoudige manieren om met je communicatie te interageren, en nee, een “like” is geen interactie. Zorg voor een reactieveld, een link naar “lees meer”, contactgegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor de kwestie of een tijdstip voor een vergadering. Laat de ontvanger niet achter zonder volledig begrip, anders creëren ze hun eigen waarheden. Het duurt veel langer om dat gerucht te herstellen dan om de communicatie te verbeteren.

Zorg ervoor dat het duidelijk is in alles wat je creëert dat je feedback, opmerkingen, vragen en verduidelijking wilt ontvangen en creëer content die bijdraagt aan het willen deelnemen aan meer.

5. Communiceer regelmatig en consistent

Consistentie bouwt vertrouwen op.

Een sterke interne communicatiestrategie vereist ritme. Of je nu wekelijks of tweewekelijks communiceert, houd de cadans voorspelbaar.

Stel realistische doelen. Het is beter om consistent één keer per week te communiceren dan een maand lang drie keer per week en dan te stoppen.

Interne communicatie is een voortdurend proces. Medewerkers blijven betrokken als ze weten dat er updates aankomen.

Consistentie zorgt er ook voor dat bedrijfsbrede updates en bedrijfsnieuws niet verloren gaan.

6. Creëer voorwaarden voor duurzaam werk

Content vinden en relevant voelen kan moeilijk zijn. Vooral als je voorheen helemaal niet hebt gewerkt om inclusieve communicatie te creëren. Een goede manier is om collega’s te vinden die willen en kunnen bijdragen, het creëert gemeenschappelijke belangen en de mogelijkheid om iets nieuws te proberen (werktevredenheid, je weet wel). Misschien kan een ploegbaas, receptionist, financieel manager etc schrijven en een communicator zorgt voor proeflezen en een beetje aanpassen voordat het wordt gepubliceerd? Als er meerdere van jullie zijn die actief werken, creëer dan eenvoudige routines voor jullie samenwerking. Verzamel alle ideeën op één plek, verdeel het werk en help elkaar, schrijven is creatief en soms is het ontmoedigend.

7. Vergeet de sociale dimensie niet

Interne communicatie gaat niet alleen over bedrijfsbeleid en kritieke informatie.

Medewerkers brengen een groot deel van hun leven door op het werk. Sociale verbinding is belangrijk.

Inclusief:

• Waarderingsberichten
• Vieringen van mijlpalen
• Hoogtepunten van verschillende teams
• Praktijkvoorbeelden van succes

Dit versterkt de medewerkerservaring en de bedrijfscultuur.

Betrokken medewerkers zullen eerder blijven, ideeën aandragen en de reputatie van het bedrijf ondersteunen.

Best practices voor interne communicatie houden zakelijke updates en menselijke verbinding in evenwicht.

8. Vertrouw op het proces en meet de voortgang

Sterke interne communicatie levert geen resultaten van de ene op de andere dag.

Maar na verloop van tijd leidt het verbeteren van de interne communicatie tot:

• Hogere betrokkenheid van medewerkers
• Betere afstemming op de bedrijfsdoelstellingen
• Verbeterd sentiment onder medewerkers
• Toegenomen samenwerking

Houd metrieken bij zoals:

• Deelnamepercentages
• Kwaliteit van de feedback
• Betrokkenheidsniveaus
• Indicatoren voor medewerkerstevredenheid

Wanneer medewerkers zich gehoord en geïnformeerd voelen, groeit de betrokkenheid.

Vertrouw op het proces en pas je communicatiestrategie aan wanneer dat nodig is. Waarom best practices voor interne communicatie belangrijk zijn

Best practices voor interne communicatie zijn niet optioneel. Ze zijn essentieel voor een betrokken personeelsbestand.

Wanneer interne communicatie duidelijk en consistent is:

• Begrijpen medewerkers de bedrijfsdoelstellingen
• Blijven teams op één lijn
• Verlopen veranderingsinitiatieven soepeler
• Worden organisatiedoelen haalbaar

Sterke interne communicatie verbindt medewerkers met het doel en zorgt voor consistente berichtgeving via verschillende kanalen.

Die verbinding stimuleert het succes van de organisatie.

Versterk je best practices voor interne communicatie met digital signage

Zelfs de beste interne communicatiestrategie heeft de juiste kanalen nodig.

Digital signage ondersteunt best practices voor interne communicatie door kritieke informatie zichtbaar te maken op plekken waar medewerkers al zijn. In plaats van alleen te vertrouwen op intranetberichten of interne e-mails, kun je:

• Bedrijfsbrede updates tonen in gedeelde ruimtes
• Kernboodschappen herhalen in pauzeruimtes en gangen
• Hybride teams en externe medewerkers ondersteunen wanneer ze op locatie zijn
• Waarderingsberichten en stemmen van medewerkers visueel delen
• Zorgen voor consistente berichtgeving over verschillende locaties

Digitale schermen helpen interne berichten medewerkers te bereiken die gedurende de dag misschien niet actief digitale kanalen checken. Dit vermindert de communicatie-overload en vergroot de zichtbaarheid.

Wanneer het wordt gebruikt als onderdeel van een sterke interne communicatiestrategie, verbindt digital signage medewerkers, versterkt het de bedrijfscultuur en ondersteunt het de bedrijfsdoelen.

Conclusie: Interne communicatie is een voortdurend proces

Best practices voor interne communicatie zijn geen checklist die je eenmalig afvinkt.

Ze vormen een voortdurend proces dat meegroeit met je organisatie. Een duidelijk doel, een gestructureerde communicatiestrategie, feedback van medewerkers en duurzame routines zijn allemaal van belang. Maar dat geldt ook voor de tools die je kiest.

Sterke interne communicatie zorgt voor afstemming. Het bouwt vertrouwen op. Het verbetert de medewerkerservaring. En uiteindelijk ondersteunt het het succes van de organisatie.

Als je je interne communicatie wilt versterken en er zeker van wilt zijn dat je berichten de medewerkers op de hele werkplek bereiken, kan digital signage een sleutelrol spelen.

Klaar om te zien hoe digital signage in je communicatiestrategie past?

Boek een demo met PLAYipp en ontdek hoe digitale schermen je best practices voor interne communicatie duidelijk, consistent en effectief kunnen ondersteunen.

Veelgestelde vragen over best practices voor interne communicatie