8 saker att ha i åtanke för lyckad och digital medarbetarkommunikation.

Sammanfattning (TL;DR)

• Bästa praxis för internkommunikation fokuserar på tydlighet, konsekvens och tvåvägsdialog
• En stark internkommunikationsstrategi kopplar samman medarbetare med företagets mål och det dagliga arbetet
• Hållbara rutiner, återkoppling och rätt kommunikationskanaler ökar engagemanget över tid

Att gå från obefintlig eller sporadisk kommunikation med era medarbetare till en engagerande, närvarande dialog är utmanande – inte minst för er som ska skapa och upprätthålla den. Det är där PLAYipps expertis kommer in.

Men hur?

Det finns en risk att ambitionerna är höga, men att resultaten uteblir och att hela satsningen ifrågasätts. Vi har samlat några små men universella tips – de fungerar både för små och lite större organisationer. Vinsterna om ni kan få upp farten är många, men bland de viktigaste finns färre medarbetare som känner sig exkluderade, mindre sjukfrånvaro, bättre möten och lägre personalomsättning.

1. Enas kring ett tydligt syfte

En av de viktigaste delarna i bästa praxis för internkommunikation är att definiera varför kommunikationen är viktig.

Vilka är era kommunikationsmål?

• Öka medarbetarengagemanget?
• Förbättra samsynen kring företagets mål?
• Stödja en förändringsprocess eller nya projekt?
• Stärka företagskulturen?

När ni tydligt anger syftet med er internkommunikationsstrategi blir förväntningarna realistiska. Medarbetarna förstår vad som förändras och varför.

En tydlig vision gör att teamen rör sig i samma riktning och stödjer organisationens framgång.

2. Identifiera ambassadörer

Se till att det finns personer som fungerar som lok och harar i satsningen. Det ska vara den person som alla vill hänga med. Den som man vet att andra vill ta en kaffe med. Den som alltid står i centrum på julminglet och sensommaren. För om den personen kommenterar, gillar eller skriver ett inlägg vågar fler. Människan är inte så svår – hitta det coola gänget så följer fler efter.

3. Utgå från medarbetarens perspektiv

När ni arbetar med kommunikation – särskilt om ni har arbetat med att få ut information där arbetet sker utifrån ett toppstyrt perspektiv – finns det en risk att ni bara ser företagets eller organisationens intressen. Om ni har skapat digitala kanaler, ta alla möjligheter (och faktiskt skyldigheter) att se både helheten och den enskilda medarbetaren. Vad vill en medarbetare veta? Vad arbetar de med? Var? Och i så fall – vilka saker påverkar dem? Berätta. Om ni har valt bra kanaler och lösningar finns det utrymme både för det och för det ni “måste” berätta. Fördelen med att utgå från medarbetaren och deras förutsättningar under en arbetsdag är att kommunikationen och informationen kan bli relevant och korrekt. Även om det är ett hockeyresultat i närområdet så slinker informationen om nya rutiner också ner. Misströsta inte. Se medarbetaren.

4. Skapa inkluderande tvåvägskommunikation

Ge mottagaren sätt att ta till sig informationen. Gör det enkelt – det är ni som avsändare som har misslyckats lite om mottagaren inte förstår. Låt det finnas enkla sätt att interagera med er kommunikation, och nej, en “gilla”-markering är inte interaktion. Låt det finnas ett kommentarsfält, en länk till “läs mer”, kontaktuppgifter till den som ansvarar för frågan eller en tid för ett möte. Lämna inte mottagaren utan full förståelse – då skapar de sina egna sanningar. Det tar mycket längre tid att rätta till ett rykte än att förbättra kommunikationen.

Se till att det framgår tydligt i allt ni skapar att ni vill få återkoppling, kommentarer, frågor och förtydliganden – och skapa innehåll som gör att man vill ta del av mer.

5. Kommunicera regelbundet och konsekvent

Konsekvens bygger förtroende.

En stark internkommunikationsstrategi kräver rytm. Oavsett om ni kommunicerar varje vecka eller varannan vecka – håll takten förutsägbar.

Sätt realistiska mål. Det är bättre att kommunicera en gång i veckan konsekvent än tre gånger i veckan i en månad och sedan sluta.

Internkommunikation är en pågående process. Medarbetarna förblir engagerade när de vet att uppdateringar kommer.

Konsekvens säkerställer också att uppdateringar i hela företaget och företagsnyheter inte försvinner.

6. Skapa förutsättningar för hållbart arbete

Att hitta innehåll och känna att det är relevant kan vara svårt. Särskilt om ni tidigare inte har arbetat alls med att skapa inkluderande kommunikation. Ett bra sätt är att hitta kollegor som vill och kan bidra – det skapar gemensamma intressen och möjlighet att prova något nytt (arbetsglädje, ni vet). Kanske kan en skiftledare, receptionist, ekonomiansvarig etc. skriva, och en kommunikatör tar hand om korrekturläsning och en liten puts innan det publiceras? Om ni är flera som arbetar aktivt, skapa enkla rutiner för samarbetet. Samla alla idéer på ett ställe, fördela arbetet och hjälp varandra – att skriva är kreativt och ibland känns det övermäktigt.

7. Glöm inte den sociala dimensionen

Internkommunikation handlar inte bara om företagspolicyer och kritisk information.

Medarbetare tillbringar en stor del av sina liv på jobbet. Social samhörighet spelar roll.

Inkludera:

• Inlägg som uppmärksammar prestationer
• Firanden av milstolpar
• Höjdpunkter från olika team
• Verkliga exempel på framgång

Detta stärker medarbetarupplevelsen och företagskulturen.

Engagerade medarbetare stannar oftare kvar, bidrar med idéer och stärker företagets rykte.

Bästa praxis för internkommunikation balanserar verksamhetsuppdateringar med mänsklig kontakt.

8. Lita på processen och mät framsteg

Stark internkommunikation ger inte resultat över en natt.

Men över tid leder förbättrad internkommunikation till:

• Högre medarbetarengagemang
• Bättre samsyn kring verksamhetens mål
• Förbättrad medarbetarupplevelse
• Ökat samarbete

Följ upp nyckeltal som:

• Deltagandegrad
• Kvalitet på återkoppling
• Engagemangsnivåer
• Indikatorer på medarbetarnöjdhet

När medarbetare känner sig hörda och informerade ökar engagemanget.

Lita på processen och justera er kommunikationsstrategi vid behov. Varför bästa praxis för internkommunikation är viktigt

Bästa praxis för internkommunikation är inte valfritt. Det är avgörande för en engagerad arbetsstyrka.

När internkommunikationen är tydlig och konsekvent:

• Förstår medarbetarna företagets mål
• Håller teamen samsyn
• Blir förändringsinitiativ smidigare
• Blir organisationens mål möjliga att nå

Stark internkommunikation kopplar medarbetare till syftet och säkerställer konsekventa budskap i olika kanaler.

Den kopplingen driver organisationens framgång.

Stärk er bästa praxis för internkommunikation med digital signage

Även den bästa internkommunikationsstrategin behöver rätt kanaler.

Digital signage stödjer bästa praxis för internkommunikation genom att göra kritisk information synlig där medarbetarna redan befinner sig. I stället för att enbart förlita er på intranätinlägg eller interna mejl kan ni:

• Visa uppdateringar för hela företaget i gemensamma ytor
• Förstärka nyckelbudskap i fikarum och korridorer
• Stödja hybridteam och distansarbetare när de är på plats
• Dela inlägg som uppmärksammar prestationer och medarbetarröster visuellt
• Säkerställa konsekventa budskap mellan olika platser

Digitala skärmar hjälper interna budskap att nå medarbetare som kanske inte aktivt kollar digitala kanaler under dagen. Det minskar kommunikationsöverbelastning samtidigt som synligheten ökar.

När det används som en del av en stark internkommunikationsstrategi kopplar digital signage samman medarbetare, stärker företagskulturen och stödjer verksamhetens mål.

Slutsats: Internkommunikation är en pågående process

Bästa praxis för internkommunikation är inte en checklista som ni bockar av en gång.

Det är en pågående process som utvecklas i takt med er organisation. Tydligt syfte, strukturerad kommunikationsstrategi, medarbetarfeedback och hållbara rutiner är viktiga. Men det är även verktygen ni väljer.

Stark internkommunikation skapar samsyn. Den bygger förtroende. Den förbättrar medarbetarupplevelsen. Och i slutändan stödjer den organisationens framgång.

Om ni vill stärka er internkommunikation och säkerställa att era budskap når medarbetare på hela arbetsplatsen kan digital signage spela en nyckelroll.

Redo att se hur digital signage passar in i er kommunikationsstrategi?

Boka en demo med PLAYipp och upptäck hur digitala skärmar kan stödja er bästa praxis för internkommunikation – tydligt, konsekvent och effektivt.

Vanliga frågor om bästa praxis för internkommunikation