Van 1 naar 100 schermen: Hoe je digital signage kunt opschalen

TL;DR samenvatting:

Opschalen van een testscherm naar een heel netwerk kan heel eenvoudig of zeer ingewikkeld zijn. De meest voorkomende fouten zijn dat niemand verantwoordelijk is voor het publiceren van content en dat er geen basisstrategie voor content is. Om te slagen moet je centrale controle in evenwicht brengen met lokale relevantie, een duidelijke projecteigenaar aanstellen en hulp krijgen bij zowel de grafische vormgeving als de installatie. Rond de 30 schermen is meestal het punt waarop een toegewijd team noodzakelijk wordt.

Je schermnetwerk uitbreiden

Het testscherm ging goed. Het scherm in de pauzeruimte werkt en collega’s zijn er dol op. Nu wil het management uitbreiden naar meer locaties. Maar hoe ga je van een handvol schermen naar 50, 80 of 100+ zonder dat het chaotisch wordt?

Mijn naam is Moa Westman en ik werk als Customer Success Manager bij PLAYipp. Elke dag help ik organisaties hun schermoplossingen op te schalen. Hier deel ik wat degenen die slagen onderscheidt van degenen die vastlopen.

De meest voorkomende fout

Wanneer organisaties van een testscherm naar een bredere uitrol gaan, zie ik steeds dezelfde fout: niemand heeft erover nagedacht wie daadwerkelijk met de schermen gaat werken. Het gaat niet om technische kennis, maar om iemand die daadwerkelijk de tijd en verantwoordelijkheid heeft om content te publiceren.

De tweede fout hangt samen met de eerste. Zonder een basisstrategie voor content worden dingen gemakkelijk chaotisch naarmate het aantal schermen groeit. Je hebt geen geavanceerd plan nodig, maar wel een basis die antwoord geeft op: Wat moet er getoond worden? Voor wie? En wie is verantwoordelijk voor wat?

Balans tussen centraal en lokaal

Wanneer je 50 of meer schermen bereikt, verspreid over meerdere locaties, wordt de kwestie van centrale versus lokale controle cruciaal.

Centrale controle is belangrijk om ervoor te zorgen dat de belangrijkste boodschappen van de organisatie daadwerkelijk iedereen bereiken. Maar lokale aanwezigheid is even belangrijk. Als de inhoud niet relevant voelt voor medewerkers op een specifieke locatie, stoppen ze met kijken. Je kunt dan net zo goed het nieuws aanzetten.

De oplossing? Geef lokale redacteuren de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de inhoud, al is het maar op een deel van het scherm. Bij DB Schenker bijvoorbeeld hebben ze lokale uitgevers die verantwoordelijk zijn voor hun specifieke schermen, terwijl centrale boodschappen vanuit het hoofdkantoor worden verzorgd. Dit creëert betrokkenheid en relevantie tegelijkertijd.

Wanneer is een toegewijd team nodig?

Mijn ervaring zegt dat je rond de 30 schermen een toegewijd team of persoon nodig hebt. Dat is wanneer organisaties meestal beseffen dat ze iemand nodig hebben die het hele plaatje beheert. Iemand die ervoor zorgt dat de merkrichtlijnen worden gevolgd, dat gebruikers de juiste rechten krijgen en dat er daadwerkelijk content wordt gepubliceerd.

Dit betekent niet dat je iemand fulltime moet aannemen alleen voor de schermen. In de meeste succesvolle organisaties ligt de verantwoordelijkheid bij de communicatieafdeling of interne communicatie. Maar hoe dan ook, er moet een duidelijke eigenaar zijn.

Lantmännen is een goed voorbeeld. Hun succes was gebaseerd op een toegewijde persoon die de leiding had en de juiste expertise kon inbrengen wanneer dat nodig was.

Standaardiseren zonder saai te worden

Als je opschaalt, worden gestandaardiseerde sjablonen belangrijk om orde te houden en het werk te stroomlijnen. Anders heb je plotseling 71 verschillende schermen die er allemaal anders uitzien.

Maar standaard hoeft niet saai te betekenen. Het gaat erom een gemeenschappelijke basis te hebben die de kwaliteit handhaaft, terwijl de inhoud kan worden aangepast aan locatie en publiek.

Vergeet de praktische kant niet

Eén ding dat vaak wordt vergeten bij de planning: wie gaat de schermen daadwerkelijk installeren? Als je van een testscherm naar 30, 50 of 100 schermen gaat, moet iemand ze ook installeren. Het klinkt voor de hand liggend, maar ik zie vaak organisaties hardware kopen zonder over dat deel te hebben nagedacht.

Mijn tip: vraag hulp. Neem contact op met je wederverkoper of neem contact op met ons bij PLAYipp en we brengen je in contact met een goede installateur.

Drie dingen om mee te nemen

Ben je aan het opschalen van een paar schermen naar 20, 50 of 100? Hier is mijn checklist:

Maak een contentstrategie. Het hoeft niet geavanceerd te zijn, maar je moet weten wat er getoond zal worden, voor wie en hoe vaak.

Wijs tijd toe en stel iemand verantwoordelijk aan. Dit lost zichzelf niet op. Prioriteer en zorg ervoor dat iemand eigenaar is van de kwestie.

Vraag hulp. Praat met je marketingafdeling voor de grafische vormgeving en neem contact op met ons bij Customer Success. We doen elke dag dit soort projecten en je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.

Wil je meer weten? Bekijk dit artikel van Emil Lindblad