Lykkes med
kommunikasjon
i endring

Endring skjer i alle organisasjoner

Endring er uunngåelig i enhver organisasjon. Selv om vi ofte forstår nødvendigheten av den, er det en av de største utfordringene å håndtere. Hvorfor kan det være så vanskelig å få med folk på noe nytt? Svaret ligger i vår grunnleggende natur – mennesker liker stabilitet. Vaner gir oss trygghet, og når noe forstyrrer denne balansen, reagerer vi ofte med usikkerhet og motstand.  

Å lykkes med endringsarbeid handler derfor om mer enn å presentere en ny måte å arbeide på eller å endre strukturer. Det handler om å planlegge kommunikasjonen på en måte som inkluderer, engasjerer og forklarer for alle de involverte. Uten en gjennomtenkt kommunikasjonsplan risikerer man å skape misforståelser, motstand og i verste fall tape tillit.

Men hvordan planlegger man kommunikasjonen slik at folk ønsker å være med på endringsreisen?

Betydningen av kommunikasjonsplaner

For å få med seg mennesker når man skal håndtere utfordrende endringer, kreves en nøye gjennomtenkt kommunikasjonsplan. Planen bør fokusere på hva som skal kommuniseres, men også på når og hvordan det skal gjøres.

En vellykket kommunikasjonsplan tar hensyn til mottakerens behov og de psykologiske aspektene ved en endring. Når mennesker er stresset, reduseres evnen deres til å ta inn ny informasjon. Derfor er det avgjørende å skape tydelige, enkle og konsekvente budskap som ikke overbelaster mottakeren.  

Å gjennomføre en målgruppeanalyse er en viktig del av dette arbeidet. Still spørsmål som:

• Hvordan ville jeg selv ønsket å motta denne informasjonen?
• Hvilke kanaler er mest effektive for å nå ut til alle?

Et tips er å jobbe med kommunikasjonsplanen sammen med vedlagte arbeidsark. Endring er ikke en engangsinnsats, men en prosess, noe som betyr at kommunikasjonen må være kontinuerlig og justerbar over tid. Dette skaper ofte en bedre felles forståelse enn om én person jobber alene med å skrive en kommunikasjonsplan fra start til slutt.

Nøkler for å lykkes med endringskommunikasjon

Det finnes noen grunnleggende nøkler for å lykkes med endringskommunikasjon. I bildet «Nøkler for å lykkes med endringskommunikasjon» løftes flere av disse nøklene frem.

1. Et opplevd behov for endring reduserer motstand

For at folk skal akseptere og ønske å være en del av en endring, må de føle et reelt behov for den. Hvis medarbeiderne selv opplever at en endring er nødvendig, reduseres naturligvis motstanden.  

Hvordan: Fortell hvorfor endringen trengs, og sett den inn i en tydelig sammenheng. Hvis alternativet, det å ikke endre noe, føles verre, blir det lettere å få med folk.

2. Attraktivt fremtidsbilde

Folk må føle at det finnes en lys fremtid å strekke seg etter, noe som er verdt å kjempe for. Hvis visjonen for endringen er uklar eller uengasjerende, er risikoen stor for at medarbeiderne ikke orker å legge ned arbeidet som kreves.  

Hvordan: Kommuniser fremtiden tydelig og levende. Skap en visjon som er attraktiv og verdt å kjempe for. Bruk konkrete eksempler og visualiser veien dit.

3. Utfør og vis endringen i praksis

Å se faktiske endringer i hverdagen kan være en viktig motivasjonsfaktor for å fortsette på den nye veien. Vis at organisasjonen mener alvor med endringen gjennom konkrete handlinger.  

Hvordan: Lag tidsplaner, presenter fakta og løft frem gode eksempler. Besøk andre organisasjoner som har gjennomført lignende endringer for å innhente inspirasjon. Fremhev og belønn også de små skrittene i prosessen.

4. Lytt og gi mulighet til å påvirke

En av de beste metodene å redusere motstand mot endring er å involvere medarbeiderne i prosessen. Når folk føler at de har mulighet til å påvirke, øker deres engasjement og aksept.  

Hvordan: Klargjør hvilken faktisk påvirkningsmulighet medarbeiderne har. Lytt til deres kunnskap og erfaringer, og la dem få være med på å forme endringsarbeidet.

5. Rom for dialog med fokus på individene

Endring påvirker alle ulikt. Derfor er det viktig å skape rom for individuell dialog, der hver medarbeider får sjansen til å uttrykke sine tanker og følelser rundt endringen. En slik dialog skaper forståelse og kan bidra til å gi en følelse av trygghet.  

Hvordan: Ha en løpende dialog om hvordan individet best kan håndtere endringen. Tilpass kommunikasjonen basert på tilbakemeldinger fra hver medarbeider, og sørg for at det finnes rom for samtaler og refleksjon.

6. Levende kommunikasjon over tid

Kommunikasjon ved endringer er ikke en engangshendelse. Endring er en prosess som pågår over tid, og derfor må kommunikasjonen være levende og kontinuerlig.  Å snakke regelmessig om endringen og lytte til organisasjonen er sentralt for å skape en følelse av tilstedeværelse og åpenhet.

Hvordan: Gjenta budskapene om endringen løpende, og tilpass dem etter tilbakemeldinger fra organisasjonen. Skap rom for spørsmål og diskusjoner.

7. Snakk om følelser og bekymringer

Endring er ofte skremmende, ikke minst fordi den forstyrrer vaner og trygghet. Å snakke åpent om frykt og bekymringer bidrar til å skape et trygt miljø, der det er greit å føle uro og usikkerhet.  Dette skaper også forutsetninger for å bearbeide følelsene og komme videre.  

Hvordan: Skap trygghet ved å normalisere at endringer kan føles vanskelige. Åpne opp for samtaler og lytt aktivt til medarbeidernes bekymringer.

8. Feire fremgangen og hold sosiale aktiviteter

Å anerkjenne og feire suksesser, både store og små, er viktig for å opprettholde energien og engasjementet. Når vi ser resultatet av arbeidet vårt, styrkes troen på at vi er på rett vei.

Hvordan: Belønn og bekreft fremgang, både individuelt og i grupper. Ha det gøy sammen og forsterk fellesskapsfølelsen gjennom sosiale aktiviteter.

Kommunikasjon driver endring

Å lykkes med endringskommunikasjon handler om å skape en kommunikasjonsplan som tar hensyn til mottakerens behov og forutsetninger. Ved å bruke nøklene ovenfor kan man øke sjansene for å skape engasjement og forståelse for endringen.

Intern kommunikasjon er ikke bare et verktøy for å informere – det er en drivkraft for å skape en felles retning og motivasjon på arbeidsplassen.

/Anna Almberg

Spred endringskommunikasjon med digitale skjermer

Vil du skape en arbeidsplass der de ansatte føler seg informerte, engasjerte og stolte? Digital skilting er et effektivt verktøy for å fremheve viktig informasjon, feire suksesser og styrke bedriftskulturen – hver eneste dag. Kontakt oss i PLAYipp for å finne ut hvordan du kan skape endringskommunikasjon som virkelig når frem!

Fortsett å lese!

Dette var artikkel 4 av 4. Anna har skrevet fire sammenhengende artikler.
Har du gått glipp av de tidligere artiklene? Start fra begynnelsen for å lære mer om intern kommunikasjon.