Lyckas med kommunikation i förändring – Anna Almberg

Förändring sker i varje organisation

Förändring är oundviklig i varje organisation, och trots att vi ofta känner till dess nödvändighet, förblir den en av de största utmaningarna att hantera. Varför är det ibland så svårt att få med sig människor till nya platser? Svaret ligger i vår grundläggande natur – människor gillar stabilitet. Vanor ger oss trygghet och när något rubbar denna balans, reagerar vi ofta med osäkerhet och motstånd.

Att lyckas med förändringsarbete handlar därför inte enbart om att presentera ett nytt sätt att arbeta eller att förändra strukturer. Det handlar om att planera kommunikationen på ett sätt som inkluderar, förklarar och engagerar alla inblandade. Utan en genomtänkt kommunikationsplan riskerar man att skapa missförstånd, motstånd och i värsta fall en förlorad tillit.

Men hur gör man då för att planera kommunikationen på ett sätt som gör att människor vill följa med på förändringsresan?

Vikten av planerad kommunikation

För att hantera förändringens utmaningar och få med sig människor, krävs en noggrant genomtänkt kommunikationsplan. Denna plan bör inte bara fokusera på vad som ska kommuniceras utan även på när och hur det ska göras.

En framgångsrik kommunikationsplan tar hänsyn till mottagarens behov och de psykologiska aspekterna av förändring. När människor är stressade, minskar deras förmåga att ta in ny information. Därför är det centralt att skapa tydliga, enkla och konsekventa budskap som inte riskerar att överbelasta mottagaren.

Att göra en målgruppsanalys är en viktig del i detta arbete. Ställ frågor som:

• Hur skulle jag själv vilja få den här informationen?
• Vilka kanaler är mest effektiva för att nå ut till alla?

Ett tips är att jobba tillsammans med kommunikationsplanen med utgångspunkt i bifogad arbetsduk. Förändring är inte en punktinsats utan en process, vilket betyder att kommunikationen måste vara kontinuerlig och anpassningsbar över tid. Det brukar skapa gemensam förståelse i stället för att sitta på egen kammare och skriva en kommunikationsplan i löptext.

Nycklarna för att lyckas med förändringskommunikation

Det finns några grundläggande nycklar som är avgörande för att lyckas med förändringskommunikation. I bilden ”Nycklar för att lyckas med förändringskommunikation” lyfts flera av dessa nycklar fram.

1. Upplevt förändringsbehov minskar motståndet

För att människor ska acceptera och vilja vara en del av en förändring behöver de känna ett faktiskt behov av den. Om medarbetarna själva upplever att en förändring är nödvändig, minskar motståndet naturligt. 

Hur: Berätta varför förändringen behövs och ge den ett tydligt sammanhang. Om alternativet, att inte förändras, framstår som sämre blir det lättare att få med sig människor.

2. Attraktiv framtidsbild

Människor behöver känna att det finns en ljus framtid att sträva efter, något som är värt att kämpa för. Om visionen för förändringen är otydlig eller känns oengagerade, är risken stor att medarbetarna inte orkar lägga ned det arbete som krävs.

Hur: Kommunicera framtiden tydligt och målande. Skapa en vision som är attraktiv och värd att kämpa för. Använd konkreta exempel och visualisera vägen dit.

3. Gör och visa förändringen i handling

Att se faktiska förändringar i vardagen kan vara en viktig motivationsfaktor för att fortsätta på den nya vägen. Visa att organisationen menar allvar med förändringen genom konkreta handlingar.

Hur: Skapa tidplaner, presentera fakta och lyft fram goda exempel. Besök andra organisationer som har genomfört liknande förändringar för att inspireras. Lyft fram och belöna även de små stegen i processen.

4. Lyhördhet med möjlighet att påverka

En av de mest avgörande faktorerna för att minska motståndet mot förändring är att involvera medarbetarna i processen. När människor känner att de har en möjlighet att påverka, ökar deras engagemang och acceptans.

Hur: Klargör vilken faktisk påverkansmöjlighet medarbetarna har. Lyssna på deras kunskap och erfarenheter och låt dem vara delaktiga i att forma förändringsarbetet.

5. Utrymme för dialog med fokus på individen

Förändring påverkar alla olika. Därför är det viktigt att skapa utrymme för individuell dialog där varje medarbetare får chansen att uttrycka sina tankar och känslor kring förändringen. En sådan dialog skapar förståelse och kan bidra till att skapa en känsla av trygghet.

Hur: Ha en löpande dialog om hur individen bäst kan ta sig an förändringen. Anpassa kommunikationen utifrån feedback från varje medarbetare och se till att det finns utrymme för samtal och reflektion.

6. Levande kommunikation över tid

Kommunikation i förändring är inte en engångsföreteelse. Förändring är en process som pågår över tid och därför behöver kommunikationen vara levande och kontinuerlig. Att prata om förändringen regelbundet och lyssna på organisationen är centralt för att skapa en känsla av närvaro och öppenhet.

Hur: Upprepa budskap kring förändringen löpande och anpassa dem efter feedback från organisationen. Skapa utrymme för frågor och diskussioner.

7. Prata om känslor och farhågor

Förändring är ofta skrämmande, inte minst för att den ruckar på våra vanor och trygghet. Att öppet prata om rädslor och farhågor hjälper till att skapa en trygg miljö där det är okej att känna oro och osäkerhet. Detta skapar också förutsättningar för att bearbeta känslorna och gå vidare.

Hur: Skapa trygghet genom att normalisera att det är okej att känna att förändring är jobbigt. Öppna upp samtalet och lyssna aktivt på medarbetarnas farhågor.

8. Fira framgångar och öka de sociala aktiviteterna

Att uppmärksamma och fira framgångar, både stora och små, är viktigt för att hålla energin och engagemanget uppe. När vi ser resultatet av vårt arbete stärks vi i övertygelsen om att vi är på rätt väg.

Hur: Belöna och bekräfta framsteg, både individuellt och i grupp. Ha roligt tillsammans och bygg teamkänsla genom sociala aktiviteter.

Kommunikation driver förändring

Att lyckas med förändringskommunikation handlar om att skapa en kommunikationsplan som tar hänsyn till mottagarens behov och förutsättningar. Genom att använda nycklarna ovan kan man öka chanserna att skapa engagemang och förståelse för förändringen.

Intern kommunikation är inte bara ett verktyg för att informera – det är en drivkraft för att skapa en gemensam riktning och motivation på arbetsplatsen.

/Anna Almberg

Sprid förändringskommunikationen med digital skärmar

Vill du skapa en arbetsplats där medarbetarna är informerade, engagerade och stolta? Med digital signage får du ett effektivt verktyg för att lyfta fram viktig information, fira framgångar och stärka er kultur – varje dag. Kontakta oss på PLAYipp och se hur du kan skapa förändringskommunikation som når fram!

Läs vidare!

Det här var krönika 4 av 4. Anna har skrivit 4 krönikor som hänger ihop.
Har du missat de första krönikorna? Börja då om från början och lär dig mer om intern kommunikation