Hoe digital signage kopen als particulier bedrijf: een praktische gids

Samenvatting: Hoe slagen met uw digital signage project

Digital signage kopen gaat niet over het vinden van de juiste schermen. Het gaat er eerst om te begrijpen welk effect je zoekt en welk publiek je wilt bereiken. Zorg ervoor dat de persoon die verantwoordelijk is voor communicatie in uw organisatie het project vanaf dag één bezit, met IT in een ondersteunende rol. Kies een leverancier die er nog zal zijn en die actief wil helpen bij uw succes.

Begin klein, test uw theorieën, meet het effect en schaal dan op zodra u weet dat het werkt.

Waarom deze gids bestaat

Ik ontmoet vaak mensen die de taak hebben gekregen om “digitale schermen op orde te brengen.” De IT-manager heeft misschien al naar enkele alternatieven gekeken. De activiteitenmanagers willen schermen (bij voorkeur gisteren). En nu is het project bij u terechtgekomen en zit u zich af te vragen: waar begin ik eigenlijk?

Deze gids is voor u. Het neemt u mee door het hele proces op een manier die daadwerkelijk werkt in de praktijk.

Stap 1: Breng uw behoeften in kaart (voordat u naar één leverancier kijkt)

Bijna iedereen slaat deze stap over. De meesten gaan direct naar “welke leverancier moeten we kiezen?” Maar hier is het punt: als u niet weet wat u daadwerkelijk nodig heeft, kunt u niet de juiste oplossing kiezen.

Begin met het publiek

Wie zal de informatie op de schermen consumeren? Het klinkt als een eenvoudige vraag, maar het antwoord bepaalt al het andere.

Werknemers op de productievloer hebben andere behoeften dan kantoorpersoneel. Bezoekers in de receptie hebben andere informatie nodig dan patiënten in wachtkamers. En als u gemengde doelgroepen op dezelfde locatie heeft, moet u nadenken over hoe u de inhoud in balans brengt.

Stel uzelf deze vragen:

• Wie is ons primaire publiek?
• Waar bewegen zij zich gedurende de dag?
• Welk type informatie hebben zij nodig om hun werk beter te doen of zich beter geïnformeerd te voelen?

Stel eigenaarschap vast vanaf dag één
Dit is zo belangrijk: digitale schermen zijn GEEN IT-product. Het is een communicatiekanaal.

De persoon die communicatie bezit in uw organisatie zou dit project moeten bezitten. Dat kan HR zijn, marketing, de communicatiemanager, of de CEO in kleinere bedrijven. IT zou moeten helpen met technologie, beveiliging en installatie. Maar de persoon die werkt aan het bereiken van mensen met informatie zou degene moeten zijn die het proces vooruit drijft.

Waarom? Omdat digital signage gaat over het oplossen van communicatieproblemen. Welk effect wilt u bereiken? Hoe bereikt u werknemers die niet achter een computer zitten? Hoe creëert u betrokkenheid rond informatie die voorheen in de prullenbak belandde?

Alleen degenen die met communicatie werken kunnen deze vragen beantwoorden.

Stap 2: Bouw uw business case

Nu u weet wat uw bedrijf nodig heeft, is het tijd om het project intern te verkopen. En dit is waar velen weerstand tegenkomen. “Ik ben niet goed met cijfers” of “Hoe bereken je ROI op communicatie?”

Maar een business case voor digital signage hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Twee manieren om waarde te berekenen

Er zijn twee basisvragen die u kunt stellen:

• Zullen we geld besparen op deze investering?
• Zullen we geld verdienen op deze investering?
  

Voor de meesten gaan digitale schermen over het besparen van tijd en middelen. Denk aan hoeveel tijd u besteedt aan:

• Het printen en ophangen van papieren posters
• Het keer op keer e-mailen van dezelfde informatie
• Het achtervolgen van lokale kantoormanagers om prikborden bij te werken
• Het proberen te bereiken van werknemers die nooit het intranet openen
  

Een integratie tussen uw digital signage oplossing en uw bestaande systemen kan automatisch belangrijke informatie op de schermen weergeven. Plotseling bereikt u doelgroepen die de informatie anders nooit zouden hebben gezien.

We noemen het “return on content creation.” U creëert de inhoud één keer, maar het bereikt meer mensen via meer kanalen.

De drie kosten waarmee u rekening moet houden

• Software – meestal een abonnement per scherm
• Hardware – de schermen zelf (varieert afhankelijk van grootte en plaatsing)
• Installatie – elektriciteit en netwerk, montage, configuratie
  

De derde kosten worden meestal onderschat. Het is niet genoeg om gewoon een scherm op te hangen. Het heeft stroom nodig, het heeft een netwerkverbinding nodig, en het moet op de juiste plaats staan.

Realistische tijdlijn
Voor een kleiner project (2-10 schermen): verwacht 2-4 weken van beslissing tot implementatie.

Voor een groter project (50-200 schermen): verwacht 3-6 maanden.

Dit is belangrijk om naar boven te communiceren in de organisatie. Digitale schermen zijn zelden iets dat “tegen het einde van de week opgelost” kan worden.

Stap 3: Definieer uw technische vereisten (zonder te verdrinken in technische taal)

U hoeft niet alle technische details te kennen. Maar u moet een paar basiszaken begrijpen om te kunnen praten met zowel IT als softwareleveranciers.

De software is het belangrijkst

Focus op hoe het platform zelf werkt:

• Hoe loggen gebruikers in? (Bij voorkeur via single sign-on zodat u niet nog een wachtwoord hoeft te beheren)
• Hoe gemakkelijk is het om inhoud te creëren en te publiceren?
• Welke integraties zijn beschikbaar? (Intranet, PowerBI, sociale media, agenda’s?)

Integraties maken het leven gemakkelijker
Met de juiste integraties kunt u veel tijd besparen! Met integraties kunt u bijvoorbeeld:

• Automatisch nieuws van uw intranet weergeven
• Vergaderruimboekingen synchroniseren
• Real time gegevens van uw systemen tonen
• Uw sociale media verbinden
• Verkeersinformatie weergeven

Schaalbaarheid in de praktijk
Schaalbaarheid klinkt technisch, maar het betekent gewoon: hoe gemakkelijk is het om later meer schermen toe te voegen? Controleer bij de softwareleverancier die u kiest dat u:

• Nieuwe schermen kunt toevoegen die automatisch inhoud overnemen
• Gemakkelijk nieuwe gebruikers kunt toevoegen
• Niet veel verborgen extra kosten hoeft te betalen wanneer u groeit

Stap 4: Evalueer leveranciers (en stel de juiste vragen)

Nu is het tijd om daadwerkelijk met leveranciers te praten. En hier is mijn belangrijkste advies: evalueer niet alleen de software, evalueer het partnerschap.

De drie belangrijkste vragen

1. Heeft u klanten die vergelijkbaar zijn met ons?
   Vraag om concrete voorbeelden. Hoe hebben zij hun uitdaging opgelost? Wat was het resultaat?
2. Hoe helpt u ons slagen na de aankoop?
   Onboarding, training, doorlopende ondersteuning. Wat is inbegrepen? Wat kost extra?
3. Hoe ziet uw productontwikkeling eruit?
   Zal de leverancier er over vijf jaar nog zijn? Ontwikkelen zij actief het product? Hebben zij een duidelijke visie?

Praat met referentieklanten
Wanneer u met referenties praat, vraag niet naar functies. Vraag naar de ervaring van het werken met de leverancier.

• Hoe snel krijgt u antwoorden wanneer u hulp nodig heeft?
• Voelt u zich betrokken bij productontwikkeling?
• Zou u opnieuw dezelfde leverancier kiezen?

Stap 5: Test voordat u koopt

Voor kleinere projecten heeft u misschien geen test nodig. Maar voor grotere investeringen is het de moeite waard.

Een goede test duurt 2-4 weken en richt zich op:

• Hoe gemakkelijk is het om in het platform te werken?
• Werken de integraties die u nodig heeft?
• Hoe ervaart u de ondersteuning en samenwerking?

Laat ook enkele van de mensen die het systeem dagelijks zullen gebruiken het testen (communicatiemedewerkers, activiteitenmanagers, HR, etc.). Zij zullen ook in het platform werken. Zorg ervoor dat u hun input vroeg krijgt!

Stap 6: Onderhandel over het contract (en vermijd valkuilen)

Wanneer u met het conceptcontract zit, controleer drie dingen:

1. Wat is er daadwerkelijk inbegrepen in de licentie?
   Ondersteuning? Training? Integraties? Opslagruimte? Zorg ervoor dat alles in het contract staat, niet alleen in de verkooppresentatie.
2. Hoe zien de kosten eruit wanneer u schaalt?
   Als u begint met 10 schermen maar 50 wilt over twee jaar, hoe beïnvloedt dat de prijs? Zijn er breekpunten waar het onredelijk duur wordt?
3. Wat is de contractperiode?
   Een korter contract geeft flexibiliteit. Een langer contract kan een betere prijs geven. Wees eerlijk tegen uzelf over hoe zeker u bent van de investering.

Stap 7: Plan de implementatie

Nu wordt het concreet. U heeft besloten over een leverancier. Wat gebeurt er nu?

Interne middelen die u nodig heeft
De persoon die het systeem bezit (communicatie/HR/marketing) moet tijd vrijmaken voor:

• Setup en configuratie van het platform
• Het creëren van sjablonen en initiële inhoudsplanning
• Training van lokale editors

IT moet tijd vrijmaken voor:

• Installatie van schermen
• Het aanleggen van elektriciteit en netwerk
• Technische configuratie

Voor grotere uitrol kan het de moeite waard zijn om lokale contacten op elke locatie te hebben die de schermen ontvangen en helpen met plaatsing.

Training is een waardevolle investering

Velen slaan training over. “We komen er zelf wel uit.” Maar goede training aan het begin bespaart veel tijd later.

Ook: volg de klantenevenementen, webinars en nieuwsbrieven van de leverancier. Digital signage evolueert constant. Degenen die bijblijven halen meer uit hun investering.

Stap 8: Verzeker succes vanaf dag één

De schermen hangen. De inhoud draait. Maar nu begint het echte werk.

Creëer duurzame routines
Beslis vroeg:

• Wie werkt centrale inhoud bij en hoe vaak?
• Hoe werken lokale editors (als u die heeft)?
• Waar kunt u hulp krijgen wanneer dingen misgaan?

Overweeg het creëren van een gebruikersforum op uw intranet of equivalent waar editors tips kunnen delen en vragen kunnen stellen.

Meet het effect
Hoe weet u of de investering het waard was?
Enkele concrete manieren om te meten:

• Aantal klikken via QR-codes van schermen naar intranet/web
• Vragen in werknemersonderzoeken over hoe goed geïnformeerd werknemers zich voelen
• Tijd bespaard op het creëren en distribueren van informatie

We hebben klanten die specifieke vragen hebben opgenomen in hun jaarlijkse werknemersonderzoeken over hoe zij de schermen ervaren als communicatiekanaal. De antwoorden bieden duidelijke gegevens over het effect.

Samenvatting: Vijf dingen om te onthouden

1. De persoon die communicatie bezit zou het project moeten bezitten
   Digital signage is communicatie, geen IT. Neem de leiding vanaf dag één.
2. Stel duidelijke doelen voordat u een oplossing kiest
   Welk publiek? Welk effect? Welk probleem lost u op?
3. Evalueer het partnerschap, niet alleen het product
   U zult jarenlang met de leverancier werken. Kies iemand die u wil helpen slagen.
4. Betrek de juiste mensen op het juiste moment
   IT vanaf het begin, lokale editors in de testfase, leiderschap bij het bouwen van de business case.
5. Plan voor de lange termijn
   Digitale schermen zijn niet “instellen en vergeten.” Bouw routines die lang meegaan.

Hulp is beschikbaar

Wij bij PLAYipp omringen onszelf met competente IT- en AV-specialisten die bedrijven in de Noordse landen helpen slagen met hun IT. Zij kunnen vanaf het begin worden ingeschakeld om naar technische onderdelen te kijken.

Wil je meer weten? Bekijk Åsa’s 5 tips voor schermontwerp!