Hur man köper digital signage som ett privatägt företag: en praktisk guide

Sammanfattning: Hur du lyckas med ditt digital signage-projekt

Att köpa digital signage handlar inte om att hitta rätt skärmar. Det handlar om att först förstå vilken effekt du vill uppnå och vilken målgrupp du vill nå. Se till att den person som ansvarar för kommunikationen i din organisation äger projektet från dag ett, med IT i en stödjande roll. Välj en leverantör som fortfarande finns kvar och som aktivt vill hjälpa dig att lyckas.

Börja i liten skala, testa dina teorier, mät effekten och skala sedan upp när du vet att det fungerar.

Varför den här guiden finns

Jag träffar ofta människor som har fått i uppdrag att ”reda ut digitala skärmar”. IT-chefen har kanske redan tittat på några alternativ. Driftcheferna vill ha skärmar (helst igår). Och nu har projektet hamnat i ditt knä och du sitter där och undrar: var ska jag egentligen börja?

Den här guiden är till för dig. Den tar dig igenom hela processen på ett sätt som faktiskt fungerar i verkligheten.

Steg 1: Kartlägg dina behov (innan du tittar på en enda leverantör)

Nästan alla hoppar över det här steget. De flesta går direkt till ”vilken leverantör ska vi välja?”. Men här är grejen: om du inte vet vad du faktiskt behöver kan du inte välja rätt lösning.

Börja med målgruppen

Vem kommer att konsumera informationen på skärmarna? Det låter som en enkel fråga, men svaret avgör allt annat.

Anställda på produktionsgolvet har andra behov än kontorspersonal. Besökare i receptionen behöver annan information än patienter i väntrum. Och om du har blandade målgrupper på samma plats måste du tänka på hur du ska balansera innehållet.

Ställ dig själv dessa frågor:

• Vilka är vår primära målgrupp?
• Var rör de sig under dagen?
• Vilken typ av information behöver de för att göra sitt jobb bättre eller känna sig mer informerade?

Etablera ägarskap från dag ett
Det här är så viktigt: digitala skärmar är INTE en IT-produkt. De är en kommunikationskanal.

Den person som äger kommunikationen i din organisation bör äga det här projektet. Det kan vara HR, marknadsföring, kommunikationschefen eller VD:n i mindre företag. IT bör hjälpa till med teknik, säkerhet och installation. Men den person som arbetar med att nå ut med information bör vara den som driver processen framåt.

Varför? Därför att digital signage handlar om att lösa kommunikationsproblem. Vilken effekt vill du uppnå? Hur når du anställda som inte sitter vid en dator? Hur skapar du engagemang kring information som tidigare hamnade i papperskorgen?

Endast de som arbetar med kommunikation kan svara på dessa frågor.

Steg 2: Bygg ditt business case

Nu när du vet vad ditt företag behöver är det dags att sälja in projektet internt. Och det är här många möter motstånd. ”Jag är inte bra på siffror” eller ”Hur beräknar man ROI på kommunikation?”

Men ett business case för digital signage behöver inte vara komplicerat.

Två sätt att beräkna värde

Det finns två grundläggande frågor du kan ställa:

• Kommer vi att spara pengar på den här investeringen?
• Kommer vi att tjäna pengar på den här investeringen?
  

För de flesta handlar digitala skärmar om att spara tid och resurser. Tänk på hur mycket tid du lägger på:

• Att skriva ut och sätta upp pappersaffischer
• Att mejla samma information om och om igen
• Att jaga lokala kontorschefer för att uppdatera anslagstavlor
• Att försöka nå anställda som aldrig öppnar intranätet
  

En integration mellan din digital signage-lösning och dina befintliga system kan automatiskt visa viktig information på skärmarna. Plötsligt når du målgrupper som aldrig skulle ha sett informationen annars.

Vi kallar det ”avkastning på innehållsskapande”. Du skapar innehållet en gång, men det når fler människor genom fler kanaler.

De tre kostnaderna du måste ta hänsyn till

• Programvara – vanligtvis en prenumeration per skärm
• Hårdvara – själva skärmarna (varierar beroende på storlek och placering)
• Installation – el och nätverk, montering, konfiguration
  

Den tredje kostnaden underskattas vanligtvis. Det räcker inte med att bara hänga upp en skärm. Den behöver ström, den behöver en nätverksanslutning och den måste vara på rätt plats.

Realistisk tidslinje
För ett mindre projekt (2–10 skärmar): räkna med 2–4 veckor från beslut till driftsättning.

För ett större projekt (50–200 skärmar): räkna med 3–6 månader.

Det här är viktigt att kommunicera uppåt i organisationen. Digitala skärmar är sällan något som kan ”fixas i slutet av veckan.”

Steg 3: Definiera dina tekniska krav (utan att drunkna i tekniksnack)

Du behöver inte känna till alla tekniska detaljer. Men du måste förstå några grundläggande saker för att kunna prata med både IT- och programvaruleverantörer.

Programvaran är viktigast

Fokusera på hur själva plattformen fungerar:

• Hur loggar användarna in? (Helst via enkel inloggning så att du inte behöver hantera ännu ett lösenord)
• Hur enkelt är det att skapa och publicera innehåll?
• Vilka integrationer finns tillgängliga? (Intranät, PowerBI, sociala medier, kalendrar?)

Integrationer gör livet enklare
Med rätt integrationer kan du spara mycket tid! Med integrationer kan du till exempel:

• Automatiskt visa nyheter från ditt intranät
• Synkronisera bokningar av mötesrum
• Visa realtidsdata från dina system
• Anslut dina sociala medier
• Visa trafikinformation

Skalbarhet i praktiken
Skalbarhet låter tekniskt, men det betyder bara: hur enkelt är det att lägga till fler skärmar senare? Kontrollera med programvaruleverantören du väljer att du:

• Kan lägga till nya skärmar som automatiskt ärver innehåll
• Enkelt kan lägga till nya användare
• Inte behöver betala en massa dolda extrakostnader när du växer

Steg 4: Utvärdera leverantörer (och ställ rätt frågor)

Nu är det dags att faktiskt prata med leverantörer. Och här är mitt viktigaste råd: utvärdera inte bara programvaran, utvärdera partnerskapet.

De tre viktigaste frågorna

1. Har ni kunder som liknar oss?
   Be om konkreta exempel. Hur löste de sin utmaning? Vad blev resultatet?
2. Hur hjälper ni oss att lyckas efter köpet?
   Onboarding, utbildning, löpande support. Vad ingår? Vad kostar extra?
3. Hur ser er produktutveckling ut?
   Kommer leverantören fortfarande att finnas kvar om fem år? Utvecklar de produkten aktivt? Har de en tydlig vision?

Prata med referenskunder
När du pratar med referenser ska du inte fråga om funktioner. Fråga om erfarenheten av att arbeta med leverantören.

• Hur snabbt får du svar när du behöver hjälp?
• Känner du dig delaktig i produktutvecklingen?
• Skulle du välja samma leverantör igen?

Steg 5: Testa innan du köper

För mindre projekt kanske du inte behöver testa. Men för större investeringar är det värt det.

Ett bra test tar 2–4 veckor och fokuserar på:

• Hur enkelt är det att arbeta i plattformen?
• Fungerar de integrationer du behöver?
• Hur upplever du supporten och samarbetet?

Låt några av de personer som kommer att använda systemet dagligen testa det också (kommunikatörer, driftchefer, HR osv.). De kommer också att arbeta i plattformen. Se till att få deras input tidigt!

Steg 6: Förhandla om kontraktet (och undvik fallgropar)

När du sitter med kontraktsutkastet, kontrollera tre saker:

1. Vad ingår egentligen i licensen?
   Support? Utbildning? Integrationer? Lagringsutrymme? Se till att allt finns med i kontraktet, inte bara i säljpresentationen.
2. Hur ser kostnaden ut när du skalar upp?
   Om du börjar med 10 skärmar men vill ha 50 om två år, hur påverkar det priset? Finns det brytpunkter där det blir orimligt dyrt?
3. Vad är kontraktsperioden?
   Ett kortare kontrakt ger flexibilitet. Ett längre kan ge ett bättre pris. Var ärliga mot er själva om hur säkra ni är på investeringen.

Steg 7: Planera implementeringen

Nu blir det konkret. Du har bestämt dig för en leverantör. Vad händer nu?

Interna resurser du behöver
Den person som äger systemet (kommunikation/HR/marknadsföring) måste avsätta tid för:

• Installation och konfiguration av plattformen
• Skapa mallar och initial innehållsplanering
• Utbilda lokala redaktörer

IT måste avsätta tid för:

• Installation av skärmar
• Dra el och nätverk
• Teknisk konfiguration

För större utrullningar kan det vara värt att ha lokala kontakter på varje plats som tar emot skärmarna och hjälper till med placeringen.

Utbildning är en värdefull investering

Många hoppar över utbildning. ”Vi kommer att lista ut det själva.” Men ordentlig utbildning i början sparar mycket tid senare.

Följ också leverantörens kundevent, webbseminarier och nyhetsbrev. Digital signage utvecklas ständigt. De som håller sig uppdaterade får ut mer av sin investering.

Steg 8: Säkerställ framgång från dag ett

Skärmarna är uppe. Innehållet rullar. Men nu börjar det verkliga arbetet.

Skapa hållbara rutiner
Bestäm tidigt:

• Vem uppdaterar centralt innehåll och hur ofta?
• Hur arbetar lokala redaktörer (om du har några)?
• Var kan du få hjälp när något går fel?

Överväg att skapa ett användarforum på ditt intranät eller motsvarande där redaktörer kan dela tips och ställa frågor.

Mät effekten
Hur vet du om investeringen var värd det?
Några konkreta sätt att mäta:

• Antal klick via QR-koder från skärmar till intranät/webb
• Frågor i medarbetarundersökningar om hur välinformerade medarbetarna känner sig
• Tid som sparas på att skapa och distribuera information

Vi har kunder som har inkluderat specifika frågor i sina årliga medarbetarundersökningar om hur de upplever skärmarna som en kommunikationskanal. Svaren ger tydliga data om effekten.

Sammanfattning: Fem saker att komma ihåg

1. Den person som äger kommunikationen bör äga projektet
   Digital signage är kommunikation, inte IT. Ta kommandot från dag ett.
2. Sätt tydliga mål innan du väljer en lösning
   Vilken målgrupp? Vilken effekt? Vilket problem löser du?
3. Utvärdera partnerskapet, inte bara produkten
   Du kommer att arbeta med leverantören i flera år. Välj någon som vill hjälpa dig att lyckas.
4. Involvera rätt personer vid rätt tidpunkt
   IT från början, lokala redaktörer i testfasen, ledarskap när du bygger business case.
5. Planera för lång sikt
   Digitala skärmar är inte ”ställ in och glöm”. Bygg rutiner som varar över tid.

Hjälp finns tillgänglig

Vi på PLAYipp omger oss med kompetenta IT- och AV-specialister som hjälper företag i hela Norden att lyckas med sin IT. De kan tas in från början för att titta på tekniska delar.

Vill du lära dig mer? Kolla in Åsas 5 tips för skärmdesign!