Så stärker du internkommunikationen med digitala skärmar

Därför är internkommunikation viktigare än någonsin

Vi kommer i den här artikeln visa hur digitala skärmar hjälper dig att stärka dina internkommunikation. Internkommunikation handlar om mer än att informera, det handlar om att skapa en känsla av tillhörighet, tydlighet och mening på jobbet. När vi lyckas kommunicera rätt, i rätt tid och på rätt sätt, bygger vi ett starkare engagemang och en arbetsmiljö där alla känner sig delaktiga. Det märks inte minst i medarbetarnas motivation, stolthet och vilja att bidra till organisationens mål.

Och det finns mycket att vinna, bättre flöden, färre missförstånd och starkare kultur. Kommunikation är grunden som mycket annat vilar på.

Digitala skärmar kompletterar och förstärker internkommunikationen

Digitala skärmar är inte bara teknik på väggen. De är en kraftfull förlängning av din kommunikation, en kanal som fångar uppmärksamhet. Medan intranät och mejl är viktiga, är det inte alla som hinner eller har möjlighet att ta del av den informationen under sin arbetsdag. Skärmen däremot, den finns där människor faktiskt rör sig, i fikarummet, i entrén, i produktionen eller i korridoren.

Det är här skärmen visar sitt verkliga värde. Den påminner, informerar och inspirerar utan att kräva inloggning eller att du sitter vid en dator. Och med rätt innehåll kan den göra mycket mer än att bara visa nyheter:

Den kan visualisera mål och resultat så att olika team ser hur det går.
Den kan varna vid driftstörningar eller visa säkerhetsrutiner vid behov.
Den kan bidra till kultur och sammanhållning genom att uppmärksamma medarbetare och dela bilder från senaste kickoffen.

Och den kan underlätta det dagliga som att visa busstidtabell eller lediga mötesrum.

Digitala skärmar kan även fungera som en inkastare till intranätet. Du lägger till en QR-kod på en viktig nyhet.

Kundberättelse

Tre – Framgång med lekfull kommunikation

Genom att implementera digitala skärmar har Tre lyckats skapa en mer dynamisk arbetsmiljö och öka medarbetarnas engagemang. Skärmarna används inte bara för att sprida viktig information, utan även för att bjuda på humor och interaktiva aktiviteter, som ”Dagens ord” och ”Hitta Klas”. Genom att anpassa innehållet för olika avdelningar och presentera den på ett lekfullt sätt ser Tre ett högre engagemang. Den kreativa användningen av digital signage har gjort att fler interagerar med skärmarna, vilket har förbättrat kommunikationen och skapat en roligare arbetsmiljö.

“Vi har verkligen märkt att våra medarbetare engagerar sig mer när vi använder skärmarna på ett lekfullt sätt. Det skapar en roligare arbetsmiljö och gör att fler faktiskt tittar på skärmarna”

Henric Olsson
Intranätansvarig, Tre

Fyra anledningar att addera digitala skärmar i er internkommunikation

1. Du vet vad som visas och var

En stor fördel med digitala skärmar är att du har full kontroll. Du bestämmer vad som visas, när det visas och var det visas. Det gör det enklare att säkerställa att viktig information verkligen når ut. Inga lappar som glöms bort. Inget innehåll som försvinner i ett mailhav, bland alla andra mail.

2. Du når fler, även de som inte sitter vid en dator

Alla jobbar inte framför en skärm. Inom vård, skola, butik och produktion är det vanligt att medarbetare inte har egen dator, och behöver samma information. Här gör skärmen stor skillnad. Den kan placeras i personalrum, entréer, omklädningsrum, där folk faktiskt är.

3. Du fyller automatiskt skärmarna med innehåll

En digital skärm behöver inte vara ännu en plats att uppdatera. Istället kopplar du ihop skärmarna med system du redan använder som ert intranät, sociala medier, rekryteringsverktyg, analysverktyg, produktionssystem m.fl. Informationen uppdateras automatiskt och det ser snyggt ut. Och du slipper dubbelarbete samt att informationen som skapats verkligen når fram.

4. Du driver engagemang med visuellt tilltalande kommunikation

När innehållet är paketerat på ett snyggt sätt, då känns det också viktigare. En bra formgiven skärm lockar till sig uppmärksamhet. Med tilltalande bilder, filmklipp och färg får du uppmärksamhet och engagemang. Och dessutom stärker du varumärket varje gång någon ser skärmen.

Vanliga utmaningar och hur skärmen kan hjälpa

Det finns många kommunikatörer inom organisationer som kämpar med att nå ut. Kanske används fortfarande anslagstavlor eller mejlutskick som lätt försvinner. Och statistiken talar sitt tydliga språk: bara 14 % av de anställda känner sig verkligen engagerade i sitt arbete. Ofta beror det låga engagemanget på brist av tydlig och tillgänglig kommunikation.

Digitala skärmar är inte lösningen på allt men skärmar är ett kraftfullt komplement som gör skillnad. Du når grupper som annars ofta missas. Du skapar en känsla av att “vara med” även för de som inte sitter vid en dator eller har möjlighet att kolla sina mail eller logga in på intranätet varje dag. Och du gör kommunikationen mer levande, aktuell och engagerande.

Tips som gör jobbet med kommunikation enklare och mer effektivt

Push och pull – kombinera båda teknikerna för att nå ut

Alla medarbetare behöver få viss typ av information serverad, men annan typ av information vill du att de själva söker sig till. Med push kommunicerar du ut viktig information direkt till alla, som exempelvis nya riktlinjer, brandövningar eller datum för ett event. Det är saker som måste nå fram snabbt och tydligt.

Med pull skapar du istället engagemang och nyfikenhet. En QR-kod kan leda till en tävling, ett utbildningsklipp eller till intranätet där det nya wifi-lösenordet finns. Det är perfekt när du vill att mottagaren ska ta ett eget initiativ. Kombinationen av push och pull gör att du både når ut och bjuder in.

Lokala och centrala redaktörer – struktur med flexibilitet

Medarbetare vill ha relevant information som rör dem. Därför är det smart att kombinera ett centralt kommunikationsflöde med lokalt anpassat innehåll. I PLAYipp lösning kan du styra exakt vem som får uppdatera vad, ner på skärmnivå.

Det betyder att du kan ha:

Centralt styrd kommunikation som går ut till hela organisationen
Ge lokala chefer eller redaktörer möjlighet att publicera kommunikation lokalt
Du kan dela upp skärmen och ha olika ytor och sätta olika rättigheter på olika ytor.

Kundberättelse

DB Schenker – en mer effektiv arbetsprocess

DB Schenker har framgångsrikt centraliserat och förenklat sin informationsdelning genom digitala skärmar, vilket har förbättrat arbetsprocesser och produktivitet. Med PLAYipp kan både lokala team och huvudkontoret enkelt uppdatera och anpassa information på skärmarna, vilket gör att budskapet når ut mer frekvent och är alltid aktuellt. Den centraliserade hanteringen har skapat en enhetlig och strukturerad kommunikation över hela organisationen, samtidigt som lokala administratörer har friheten att anpassa innehållet för sina specifika behov. Detta har även förbättrat tillgången till information för medarbetare utan intranättillgång, vilket gör att alla nås av viktig information.

”Det är ju väldigt smidigt att bara kunna logga in på PLAYipp, ladda upp en ny pdf och direkt kunna föra över den på de samtliga sex skärmarna”

Oscar Jörgensen
Systemadministratör, DB Schenker

Mätning & feedback – ta reda på vad som fungerar

Att veta vad som fungerar (och inte) i din internkommunikation är nyckeln till att utvecklas och lyckas bättre över tid.

Med pulsfrågor kan du ta reda på:

Hur ser upplevelsen av kommunikationen ut?
Får medarbetarna den information de behöver – i rätt tid och via rätt kanal?
Känner de sig inkluderade och delaktiga i vad som händer?

Exempel på frågor du kan ställa:

Känner du dig välinformerad om vad som händer i organisationen?
Vilken kanal använder du främst för att ta del av intern information?
Tycker du att informationen är lätt att förstå?
Vad saknar du i dagens interna kommunikation?

Vanliga frågor

Vad man kan och inte kan med digitala skärmar

Kan jag styra vem som får publicera vad?

Ja! Med PLAYipps system för användarrättigheter kan du bestämma exakt vem som får publicera till vilken skärm eller till och med specifika delar av en skärm. Det betyder att du kan skapa en tydlig struktur där t.ex. kommunikationsavdelningen ansvarar för nyheter centralt, medan team leads kan lägga upp lokala händelser. Du får både kontroll och flexibilitet och fler som kan bidra utan att det blir rörigt.

Fungerar det med vårt intranät?

Ja! Vi på PLAYipp har ett stort bibliotek av integrationer mot de stora intranät-leverantörerna som SharePoint, Omnia, Spintr m.fl. Det gör att du kan återanvända det innehåll du redan publicerar utan att behöva lägga tid på dubbelarbete. När du kopplar ihop PLAYipp med intranätet visas nyheter automatiskt på skärmarna på ett snyggt sätt, vilket sparar tid och säkerställer att viktiga budskap verkligen syns.

Kan ni hjälpa oss med design?

Absolut! Vårt Customer Success-team är experter på hur innehåll ska se ut på skärm både vad gäller läsbarhet, färger och layout. Och vi har ett stort mall-bibliotek som du kan använda och anpassa till er grafiska profil. Vill du ha hjälp med att designa era mallar av en designer, har vi olika paket du kan kika närmare på. Vi erbjuder också utbildning i hur du jobbar smart med innehåll på skärm så att du känner dig trygg och inspirerad att komma igång.

Fungerar det på våra befintliga skärmar?

Troligtvis, ja! PLAYipp fungerar på de flesta moderna skärmar. Om din skärm inte har inbyggt stöd för digital signage, kan du enkelt komplettera med en så kallad mediaspelare (PLAYport) som vi tillhandahåller. Det gör att du inte behöver byta ut hårdvara i onödan – vilket sparar både tid och pengar. Vi hjälper dig gärna att kolla vad som fungerar hos er.

Vad händer om skärmen tappar internetuppkopplingen?

Ingen fara, skärmen kommer fortfarande visa det senaste innehållet den laddat ner, även om uppkopplingen tillfälligt bryts. När den får kontakt igen uppdateras den automatiskt. Det ger trygghet och kontinuitet, även om nätverket krånglar en stund.

Är det svårt att lära sig systemet?

Inte alls! Vi har byggt PLAYipp för att vara enkelt att använda. Du får tillgång till guider, videor och utbildning. Och vårt Customer Success-team finns alltid nära till hands om du undrar något. Det ska vara roligt att jobba med innehåll på digitala skärmar

Vill du veta mer om PLAYipp?

Kontakta oss idag, vi är experter på digital signage och kommunikation.

Boka personlig rådgivning