Verbeterde Communicatie en Informatiestroming in Mölndal Stad

Van USB-sticks naar uniforme schermen: Mölndal Stad’s reis met PLAYipp

Mölndal Stad heeft haar communicatie aanzienlijk verbeterd door de implementatie van digitale schermen. Door het gebruik van digitale informatieschermen hebben zij ervoor kunnen zorgen dat nauwkeurige en consistente informatie zowel studenten als medewerkers op een eenvoudige en effectieve manier bereikt.

Resultaten:

Uniforme en actuele informatie
Vereenvoudigde content-updates
Verhoogde betrokkenheid en bewustzijn van burgers
Verbeterde interne communicatie
Mogelijkheid om snel informatie te verspreiden tijdens noodsituaties

Mölndal Stad verbetert haar communicatie met PLAYipp

Een rapport met Kristian Matic, Technisch IT-Architect bij Mölndal Stad.

Tegenwoordig wordt PLAYipp gebruikt in ongeveer twaalf openbare faciliteiten zoals het Åby Zwembad en verschillende bibliotheken. Het grootste gebruik is momenteel in scholen door de hele gemeente. Er zijn momenteel ongeveer twintig schermoplossingen in scholen rond Mölndal Stad. De meerderheid van de oplossingen wordt gebruikt om informatie te richten op studenten, maar Kristian schat dat ongeveer elk vijfde scherm zich in verschillende personeelsruimtes bevindt, gericht op medewerkers van de stad.

Aan het begin van het project waren er enkele andere uitdagingen. Ze gebruikten al schermen als een van de kanalen om te communiceren met burgers. Ze gebruikten USB-sticks op schermen lokaal, bijvoorbeeld in de bibliotheek en andere openbare informatieschermen. Het probleem met dit type beheer was dat het resulteerde in verschillende lay-outs en ontwerpen. Het was ook afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van de juiste persoon zodat de informatie op de schermen niet verouderd zou raken. Met dit in gedachten begonnen Kristian en zijn collega’s aan het project met een specificatie-eis voor een goede oplossing die de informatie kon stroomlijnen en schalen.

De IT-afdeling voegde later andere technische vereisten toe aan de aanbesteding, en het moest eenvoudig zijn om meer schermoplossingen te bestellen en in de loop van de tijd uit te breiden. Een pakket van hardware, software en installatie was noodzakelijk. De IT-afdeling had een goede dialoog met Atea, de leverancier van de stad, die precies opzette wat ze nodig hadden.

“We begonnen te kijken naar het samenstellen van onze eigen oplossing, zoals een soort website die direct op de schermen zou worden gespiegeld,” vervolgt Kristian, “Maar we realiseerden ons vrij snel dat het te ingewikkeld was om te beheren. We hadden iets nodig waarin iedereen informatie kon bijwerken.”

Met PLAYipp’s digitale informatieschermen kan Mölndal Stad een consistente lijn in haar communicatie behouden en ervoor zorgen dat de juiste informatie op tijd en op de juiste plaats wordt geleverd, en er ook nog eens goed uitziet!

””We hadden iets nodig waarin iedereen informatie kon bijwerken!””

Kristian Matic, Mölndal Stad

Eenvoud en Functionaliteit: Sleutels tot Succes

“Met PLAYipp ontdekten we dat het gemakkelijk was om onze eigen lay-outs en flows te maken. Ik zou PLAYipp zeker aanbevelen omdat het eenvoudig is.” Kristian vervolgt. Hij voegt toe: “Het is een zeer goede aanvulling geworden op de andere kanalen die de communicatieafdeling gebruikt, zoals Facebook, Instagram en YouTube.”

Mölndal Stad heeft een duidelijk communicatiebeleid dat ook belangrijk was om te handhaven bij informatie op digitale informatieschermen. Tegenwoordig publiceren verschillende medewerkers in PLAYipp, maar in het begin waren er veel automatische flows die werden gepubliceerd, bijvoorbeeld van de website, Västtrafik, sociale media, etc. Nu is er een verantwoordelijke persoon op elke school, een zogenaamde ICT-coördinator. (ICT staat voor Informatie, Communicatie en Technologie)

De Voordelen van Digitale Schermen voor Mölndal Stad

Als ik uiteindelijk vraag op welke manieren PLAYipp de communicatie voor Mölndal Stad heeft beïnvloed, antwoordt hij met energie in zijn stem dat ze ten eerste meer verenigd zijn geworden, het “ademt” Mölndal Stad uit, ongeacht in welke school of openbare faciliteit je bent. “En,” zegt hij, toevoegend, en ik hoor hem bijna glimlachen door de telefoon, “het ademt geen oude jaren 90 website uit.”

Hij verwijst ook naar een enquête die achteraf werd uitgevoerd toen ze PLAYipp een tijdje hadden gebruikt. Een stagiair kreeg de opdracht om burgers te vragen wat ze hadden gelezen, gezien en opgemerkt op de schermen. Ze wilden simpelweg weten: Was PLAYipp het waard? Hij concludeert: “Ja, het heeft gewerkt. We hebben bereikt wat we voor ogen hadden!”

TIPS VAN MÖLNDAL STAD

Stel in een vroeg stadium vast wie of welke afdeling eigenaar is van het project.
De communicatieafdeling moet verantwoordelijk zijn voor de daadwerkelijke communicatie in samenwerking met de IT-afdeling.
Volg een duidelijk communicatiebeleid om ervoor te zorgen dat de informatie als betrouwbaar, stabiel en actueel wordt ervaren.
Gebruik dezelfde ontwerptaal als de website van de organisatie voor consistentie.
Geef prioriteit aan veiligheid en de mogelijkheid om snel te informeren over noodgevallen, zoals waarom er een alarm is afgegaan.

Wil je meer weten over PLAYipp?

Neem vandaag nog contact met ons op, je zijn experts op het gebied van digital signage en communicatie.

Spreek met een expert