PLAYipp bij Kulturkvarteret in Örebro.

Wat is het doel van je schermen?

“We gebruiken de schermen om alle evenementen die in het gebouw plaatsvinden te promoten, ongeacht de organisator. Dit omvat alles van de concerten van de Cultuurschool, alle evenementen van de bibliotheek, gebeurtenissen in de Kunsthal en de evenementen die in onze ruimtes worden gehouden. Op de schermen kun je alles zien wat er gebeurt dat openbaar is, groot of klein.”

Er zijn een paar van jullie die gezamenlijk je schermen beheren. Hoe ziet jullie workflow eruit?

“We hebben een reeks sjablonen in InDesign die allemaal gebaseerd zijn op het vierkant als grafisch element. We gebruiken altijd deze sjablonen. We zijn drie communicatiemedewerkers en één beheerder die content produceren. Jessica werkt voornamelijk voor de bibliotheek en de Cultuurschool, en Karin is, met ondersteuning van haar collega’s bij de receptie, verantwoordelijk voor evenementen van externe partijen. We hebben ook wekelijkse vergaderingen waar we opvolgen en onze werkmethode continu ontwikkelen.”

Er is behoorlijk wat variatie in doelgroepen die zich in het gebouw bewegen. Je hebt schooljongeren, gepensioneerden en ouders met jonge kinderen… Zij hebben mogelijk heel verschillende behoeften en wensen. Hoe denk je over content en doelgroepen?

“We hebben duidelijke publicatieregels omdat de vraag naar de schermen hoog is. Alle afbeeldingen worden twee weken voor het evenement geplaatst, en dan plannen we ze volgens verschillende doelgroepen.”

De doelgroepen zijn ook gesorteerd volgens de verschillende secties van de bibliotheek: kinderen, jongeren, volwassenen, en dan het scherm boven de informatiebalie van de bibliotheek dat alles toont, net als de schermen bij de ingang van het gebouw. En dan hebben we specifieke voor de Cultuurschool en het Karolinska Gymnasium, maar die tonen allemaal hetzelfde en zijn niet gesorteerd in duidelijkere doelgroepen dan “studenten”.

Digital signage wordt vaak aangeschaft om een reden; er is een uitdaging die opgelost moet worden. Wat zou je zeggen dat de grootste uitdaging is die de schermen voor jullie oplossen?

“Met de schermen kunnen we snel communiceren. We kunnen specifieke doelgroepen targeten, en we kunnen geprioriteerde berichten hebben die de schermen overnemen tijdens specifieke tijden. Misschien is er een locatiewijziging voor een evenement. Vroeger moesten we nieuwe posters uitprinten en fysiek rondgaan om ze te vervangen. Vandaag kunnen we het gewoon op de schermen wijzigen, en dan is het klaar. Veel efficiënter!”

Kulturkvarteret heeft een zeer breed aanbod, en veel mensen werken aan verschillende evenementen en activiteiten. Hoe krijg je informatie over alles wat er gebeurt? Hoe houd je het bij?

“Om alle evenementen die we doen uit te voeren, is meer nodig dan alleen goede communicatie. Alles wat bij ons gebeurt, zowel interne als externe evenementen, wordt gepland in een speciaal planningtool waar iedereen verantwoordelijk is voor het invoeren van ‘hun eigen’ evenement. En het is in die lijsten dat we zien wat er gaat gebeuren en kunnen bijhouden. En nogmaals, onze wekelijkse vergaderingen helpen ons om het bij te houden.”

Iets wat ons opviel toen we bij jullie waren, is dat jullie bijna uitsluitend werken met fullsize berichten. Zit daar een gedachte achter?

“We vinden gewoon dat het er het beste uitziet in volledige grootte. Zo simpel is het. Bovendien willen we dat of het nu de beginners van de Cultuurschool zijn die een concert geven of dat het Nationale Theater op bezoek komt, iedereen gelijke aandacht krijgt. Het creëert trots en toont waardering.

Op de interne schermen hebben we ruimtes verdeeld om zowel posters als korte berichten te kunnen draaien. Hetzelfde geldt voor de Cultuurschool. Daar kunnen het geannuleerde lessen of soortgelijke zaken zijn die gecommuniceerd moeten worden.”

Jullie hebben ook twee buitenschermen. Dat moet wel wat nadenken vereisen om het goed te laten werken?

“Ja, de schermen op de pyloon zijn een hoofdstuk apart. We moeten voldoen aan veel verkeers- en bouwreglementen om het te laten werken, reglementen die we niet controleren. De pyloon staat direct bij een busstraat, en daarom mag het geen te snelle beeldwisselingen of te expliciete berichten hebben.

Daarnaast is omgaan met het licht een uitdaging. De droom zou hier inderdaad automatische weersregeling zijn. Maar we hebben lichtinstellingen gevonden die werken afhankelijk van het seizoen. We hebben eigenlijk een lichttechnicus die twee keer per jaar handmatig het licht op de schermen aanpast zodat ze zichtbaar zijn in zonlicht. Ik geloof dat het in april weer tijd is om de lichtintensiteit te wijzigen.”