Så lyckas Lantmännen nå ut till medarbetare och kunder med hjälp av PLAYipp

Internkommunikation med skärmar och lokala redaktörer

Hur får man internkommunikationen att fungera i en stor organisation där medarbetare jobbar på fabriker, kontor och i butiker utspridda över landet och i flera länder och där många inte har daglig tillgång till intranätet?

Det var precis den utmaningen Lantmännen stod inför. Idag  har de hittat ett sätt som fungerar,  med hjälp av digitala skärmar, PLAYipp, engagerade lokala redaktörer och ett smart arbetssätt kring innehåll och ansvar.

Olika behov, samma lösning

Lantmännen är en stor och decentraliserad organisation med många olika typer av verksamheter och då finns så klart olika förutsättningar och behov. Det är upp till varje verksamhet om de vill ha informationsskärmar hos sig.

”Vi erbjuder en central lösning för informationsskärmar där verksamheten snabbt kommer igång, får utbildning och instruktioner och tillgång till gemensamt innehåll, mallar och support. När vi bytte till PLAYipp förra året ökade antalet skärmar i organisationen rekordsnabbt.” – Nina Martelleur, intranätsansvarig på Lantmännen

Efter att ha testat olika alternativ landade Lantmännen i att PLAYipp var rätt väg att gå. Rekommendationen kom från en befintlig PLAYipp-kund. Sedan gick genomförandet smidigt, till och med utan att de behövde extern hjälp. Lantmännens IT- och kommunikationavdelning, tillsammans med PLAYipps support fixade det tillsammans!

Rätt innehåll på rätt plats

På Lantmännen har de ett decentraliserat arbetssätt. Varje organisation och plats har egna lokala redaktörer som ansvarar för innehållet på sina skärmar. Samtidigt finns ett centralt stöd, både när det gäller teknik och innehåll.

”När vi producerar innehåll som är aktuellt för alla på Lantmännen och då kan vi från centralt håll få ut det på alla våra skärmar på ett enkelt sätt. Även kommunikationschefen på varje bolag kan välja att få ut information på just det bolagets alla skärmar från ett ställe. PLAYipp gör det enkelt att styra vem som får publicera vad, och var. En lokal redaktör kan till exempel publicera lokal information på en viss skärm bara.” – Nina Martelleur

Skärmar där de behövs som mest

Informationsskärmarna är placerade där folk rör sig: i matsalar, entréer, butiker och personalutrymmen. På många produktionsanläggningar där medarbetare inte har tillgång till dator blir skärmarna helt avgörande för att nå ut med viktig info.

”Vi märker ett stort behov av skärmar i våra anläggningar, till exempel Cerealia, Unibake och Lantmännen Maskin. Där når vi medarbetare som annars lätt hamnar utanför.” – Nina

Och det handlar inte bara om nyheter eller kampanjer. På flera anläggningar används skärmarna även för att visa realtidsdata från produktionen. Dessa är kopplade till exempelvis skörd eller inleveranser. Det ger medarbetare en tydligare bild av hur det går för verksamheten, utan att behöva logga in på en dator.

”Vi har även butiker där vi säljer stora maskiner och reservdelar och där finns butiks-tv. Så skämarna är en effektiv kanal att snabbt nå ut med markandskommunikation till flera butiker samtidigt.” – Nina

Levande och relevant innehåll utan extra jobb

En viktig framgångsfaktor för Lantmännen är att innehållet på skärmarna inte blir statiskt. De jobbar med automatiserade flöden från intranätet, Power BI, och Instagram till exempel. Det gör att skärmarna alltid är uppdaterade utan att någon måste logga in och publicera varje dag.

”Vi underlättar mycket för våra intranätredaktörer som endast behöver publicera ett meddelande på intranätet och därifrån välja att pusha det till sina skärmar. De behöver inte gå via PLAYipp för att få ut den informationen. Vi vill underlätta för PLAYipps redaktörer att hålla innehållet aktuellt och levande. Därför satsar vi mycket på automatiska flöden.” – Nina

Enkelt gränssnitt = fler som använder det

En annan nyckel till att satsningen fungerar är att verktyget är lätt att använda. De som publicerar innehållet lokalt har tillgång till färdiga mallar, tydliga instruktioner och ett centralt stöd om något krånglar.

”De som hakar på den här lösningen är positiva och tycker att det är enkelt att komma igång och lära sig. Och det är tack vare att själva lösningen är enkel att jobba i och som redaktör har man behörighet endast till sitt lokala innehåll.” – Nina

Alla utbildningar, inspelade genomgångar och instruktioner finns samlade i en central kunskapsbank på intranätet, såklart sökbart via nyckelord som ”PLAYipp” eller ”TV”. Det gör att nya redaktörer snabbt kommer igång.

”Det har sparat mig massor av tid. Dels får jag frågor där jag kan hänvisa till sidan när någon vill komma igång med skärmar, dels slipper vi hålla en ny utbildning varje gång det kommer en ny redaktör.” – Nina

Design som håller ihop allt

Trots att innehållet skapas av många olika personer känns kommunikationen igen. Det beror på att Lantmännen har tagit fram mallar med företagets typsnitt, färger och bildformat.

Mallarna är indelade efter innehållstyp, exempelvis kalenderhändelse, hälsa och säkerhet och något att fira. Det gör det lättare för redaktörerna att välja rätt och hålla ihop uttrycket.

”Vi har några få bolag som har en egen grafisk profil och vi kan ha flera grafiska system i samma lösning, vilket har underlättat mycket.”