Identifiera de olika grupperna inom organisationen som du behöver kommunicera med. Detta kan inkludera anställda på olika nivåer, avdelningar eller arbetsgrupper.

Vad är deras specifika arbetsuppgifter och hur relaterar detta till organisationens övergripande mål och strategier?

Vilken typ av information behöver de för att utföra sitt arbete och vara motiverade?

Vilka kommunikationskanaler föredrar de?

Vilken kommunikation är mest effektiv för varje grupp?

Tänk på om de arbetar på kontoret eller är utspridda på olika platser.

Vilken ton fungerar bäst med deras kommunikationspreferenser?

Är de mer benägna att svara på en formell eller informell ton?

Vilken stil fungerar bäst för deras arbete?

Finns det några språkliga eller kulturella skillnader som kan påverka kommunikationen med vissa grupper?

Finns det något med kommunikationen som kan behöva åtgärdas innan du kan nå fram till de olika grupperna?

Analysera den befintliga kommunikationen och identifiera eventuella brister.

När är de mest mottagliga för kommunikation?

Vilken tid på dagen är mest lämplig för att nå fram till varje mågrupp?

Vilken typ av kommunikation fungerar inte för organisationen?

Finns det några kanaler som inte används eller som inte är effektiva?

Planera vilken typ av kommunikation som ska användas för varje grupp, hur ofta och vilka kanaler som ska användas. Planera också hur du ska utvärdera kommunikationen för att se om den är effektiv och om den behöver justeras.