Digitala skärmar för internkommunikation: vad är bra att visa

TL;DR

• Skärmar för internkommunikation fungerar bäst när du blandar viktiga uppdateringar med innehåll som medarbetare tycker om att se
• Använd skärmar för företagsnyheter, säkerhetsinformation, firande av medarbetare och realtidsdata
• Håll innehållet riktat efter mottagare, plats eller byggnad så att meddelandet känns relevant
• Automatisera det du kan med hjälp av integrationer så att skärmarna hålls uppdaterade utan extra arbete
• De bästa resultaten kommer från en regelbunden innehållsuppdatering som du kan upprätthålla

Varför digitala skärmar är en av de bästa kanalerna för internkommunikation

Om du arbetar med internkommunikation har du förmodligen varit frustrerad på att informationen inte når fram. Du publicerade det på intranätet. Du skickade via e-post. Och ändå nådde det inte fram. Du får höra, ”det visste inte jag, var skulle jag sett det?.

Skärmar för internkommunikation löser ett problemet med synlighet. Placerar du skärmarna på ställen där medarbetarna rör sig under dagen, kommer dina meddelanden att synas utan att någon behöver logga in, söka eller scrolla.

Det är därför skärmar som också kan kallas digital signage blir ett kraftfullt verktyg för medarbetar-kommunikation. Du kan enkelt visa samma innehåll över ett flertal platser samtidigt som du visar riktade meddelanden där det är viktigt. Så om du har som mål att förtydliga och verkligen få synlighet på internkommunikation, ger skärmar dig en stor och synlig plats för detta.

Så får du skärmar att fungera för din internkommunikation?

Skärmar fungerar bara när medarbetare ser dem och vill titta på dem. Det vanligaste misstaget som vi ser är att man lägger upp för mycket text, för liten textstorlek och ingen hierarki bland dina meddelanden. Mottagaren ser inte vad som är nytt eller viktigt. Och när skärmarna känns som en vägg av text slutar folk att uppmärksamma dem.

• En enkel regel hjälper: blanda upp kommunikationen med det dina medarbetare behöver veta med det de tycker om att titta på.
• Du behöver den operationella kommunikationen: säkerhetsinformation, policy påminnelser, företagets mål och kommande händelser osv.
• Du behöver också det mänskliga: arbetsplatskultur, medarbetarengagemang och innehåll som får teammedlemmarna att känna sig sammankopplade.
• Hittar du en bra balans mellan den operativa kommunikation och den mer engagemangsskapande kommunikationen har du kommit en bra bit på väg.

Börja med frågan: vad vill du att skärmarna ska göra?

Innan du bestämmer dig för vad du ska visa hjälper det att bestämma hur framgång ser ut. Här är några vanliga mål för skyltar och internkommunikation:

• Se till att anställda ser viktig information utan att förlita sig på e-post
• Förbättra medarbetarengagemanget och lagandan mellan avdelningarna
• Hjälpa alla kontor/verksamheter att känna sig inkluderade
• Öka produktiviteten genom att hålla prioriteringar synliga
• Minska kostnaderna och tiden som läggs på manuella informationsinsatser
• Enkel hantering av flera skärmar och platser

Vi får bra betyg på medarbetarengagemang. Medarbetarna upplever att de får god och tydlig information om vad som sker i bolaget. Jag ser att skärmarna har spelat en viktig roll i det.

— Lene Myklebust, VD på Visma Amili

Vad är bra internkommunikation att visa på skärmar

Här kommer jag att lista några olika typer av innehåll som många använder på sina skärmar. Du behöver inte använda alla på en gång. Välj några som matchar din kultur och dina mål och bygg sedan vidare därifrån.

Företagsnyheter

Denna är ganska självklar. Skärmar är ett naturligt hem för företagsnyheter, företagsuppdateringar som du vill att alla ska se. Du kan visa:

• Ett viktigt meddelande från ledningen
• En kort företagsuppdatering om riktning eller prioriteringar
• Ett kort meddelande ”vad som händer den här veckan”
• En enkel påminnelse om företagets uppdrag

Om du har flera skärmar kan du välja att en större yta har övergripande företagsnyheter och samtidigt visa ut skräddarsydd information på en mindre yta beroende på var skärmen sitter.

Säkerhetsinformation

Om du har produktionsfabriker, lager eller delade anläggningar blir digitala skärmar extra värdefullt. Du kan använda digitala skyltar för att påminna medarbetare om:

• Säkerhetsinformation
• Säsongsmässiga påminnelser som halka, värme eller influensatider
• Snabba uppdateringar när något ändras
• Viktig information som behöver omedelbar synlighet

Det bästa är att du kan uppdatera direkt, vilket gör säkerhetskommunikationen mer aktuell och pålitlig.

Realtidsdata

Folk älskar livedata när det hjälper dem att göra sitt jobb bättre eller förstå framsteg. Skärmar kan visa:

• Försäljningssiffror
• Ögonblicksbilder av teamets resultat
• Livedata från operativa system
• Realtidsdata kopplade till företagets mål

Power BI är ett populärt exempel. Om ni redan använder Power BI är det ett enkelt sätt att göra siffror synliga utan att kräva att alla loggar in genom att visa det på digitala skärmar.

Medarbetarerkännande

Erkännande är ett av de enklaste sätten att förbättra medarbetarengagemanget, men det måste kännas äkta. Använd skärmar för att uppmärksamma:

• Medarbetarnas prestationer
• Bra kundfeedback
• Projektmilstolpar
• Uppmärksamma årsdagar eller certifieringar

Även små saker spelar roll. Medarbetarnas födelsedagar och arbetsårsdagar tar sekunder att visa, men de kan förändra hur medarbetare känner för arbetsplatsen.

Nyanställningar

Skärmar är perfekta för att hjälpa människor att känna sig inkluderade och minska det där besvärliga ”Vem är det?”-ögonblicket. Du kan använda skärmar och visa:

• Nya medarbetare
• Nya teammedlemmar som går med i en avdelning
• Interna rollförändringar
• Jobböppningar som du vill att anställda ska dela

Evenemang

Använd digital signage-innehåll för att marknadsföra:

• Företagsevenemang som kickoffer, välgörenhetsdagar eller fester
• Enkla påminnelser som ”Lunchseminar kl. 12”
• Ögonblick som bygger laganda

Du kan också göra det här innehållet mer engagerande genom att lägga till nedräkningar, omröstningar eller enklare interaktiva element.

Påminnelser för att förhindra små problem

Det finns en kategori av information som är viktig, men inte värd ett e-postmeddelande. Skärmar är idealiska för:

• ”Kom ihåg att boka ditt skrivbord”-påminnelser
• Policyknuffar utan att låta för strikt
• Påminna anställda om deadlines
• Snabba interna uppdateringar som sparar tid

Plats-specifikt innehåll som känns relevant

Om du använder digitala skärmar på flera kontor finns det en risk att visa irrelevant innehåll om du visar samma budskap överallt. Lösningen är platsspecifika meddelanden.

Huvudkontorets skärmar eller vissa ytor på alla skärmar visar företagets övergripande nyheter. Medan lokala skärmar visar vad som händer idag på den platsen

Detta fungerar bäst när din digital signage-programvara stöder åtkomstkontroll och flera användare. Då kan du behålla kontrollen på design och varumärke samtidigt som du fler hjälper till med relevant innehåll.

Socialt innehåll och intern storytelling

Människor dras naturligt till ansikten och berättelser. Om du vill engagera medarbetare kan du testa:

• Bilder från teamaktiviteter
• Sociala medie-flöden
• ”Bakom kulisserna”-uppdateringar
• Medarbetarspotlights

Det är en helt annan dynamik när målen syns i vardagen. Det gör det lättare att få med sig hela bolaget.

— Lene Myklebust, VD på Visma Amili

Så håller du innehållet uppdaterat på ett smidigt sätt

Innehållsskapande är den del som skrämmer de flesta team. Inte för att de saknar idéer, utan för att de saknar tid. Det enklaste sättet att minska tidsåtgång är att automatisera innehållet i möjligaste mån.

Din lösning för digitala skärmar behöver ha integrationer till andra system för att detta ska fungera. Vi på PLAYipp har ett stort utbud av integrationer

Med hjälp av smarta integrationer kan du hämta företagsnyheter från intranätet. Du kan visa ut kommande evenemang via en kalender. Visa KPI:er och annan måldata som uppdateras automatiskt. Visa ut sociala medie flöden och mycket mer.

Med rätt digital signage-programvara schemalägger du innehåll en gång och låter det köras. Istället för att bygga om samma innehåll varje vecka fokuserar du på att hålla meddelandet relevant.

Vi ser att det här är en vanlig anledning till fatt öretag lyckas med sina skärmar på lång sikt. Skärmarna uppdateras regelbundet eftersom de fungerar med de digitala kanaler du redan använder.

Fem vanliga misstag att undvika

Här är några problem som vi ser dyker upp om och om igen.

• 1. För mycket text: Om folk måste stå stilla i 30 sekunder för att läsa kommer det att ignoreras.
• 2. Samma innehåll överallt: Om anställda ser innehåll som inte har något att göra med deras vardag slutar de att uppmärksamma dem.
• 3. Inget ägarskap: Om ingen äger skärmen uppdateras den inte. Inaktuell information dödar förtroendet snabbt.
• 4. Försöka fylla varje utrymme: En enda skärm behöver inte bära hela ditt intranät. Håll innehållet fokuserat och intressant.
• 5. Undvik känslig information: Skärmar är offentliga på din arbetsplats. Undvik att dela känslig information som bara ska finnas i säkra interna kanaler.

Hur du rullar ut digitala skärmar på flera platser

Om du har flera skärmar eller videoväggar på flera kontor, är det smart att börja enklare än vad du tror. Välj en eller två platser där du vet att många medarbetare passerar. Bygg en enkel innehållsmix. Bygg sedan ut när du vet vad som fungerar.

Ett praktiskt tillvägagångssätt:

• Börja med att gruppera dina skärmar och tagga dem var de befinner sig
• Kom överens om vad som ”måste visas” kontra ”trevligt att ha”
• Använd användarbehörigheter för att behålla kontrollen utan flaskhalsar
• Återanvänd samma innehållsstruktur
• Lägg till lokalt innehåll där det är viktigt

Varför PLAYipp passar bra för internkommunikation

Internkommunikation på digitala skärmar fungerar bäst när plattformen är byggd för kommunikatörer.

PLAYipp är utformat för att hjälpa kommunikations- och HR-team att publicera och hantera innehåll utan att behöva vara tekniskt kunnande.

Fokus ligger på att göra det enkelt för kommunikatörer att få ut den kommunikation de vill. Att det går enkelt att utöka till fler platser och skärmar utan att tappa kontrollen. Som kommunikatör ska du känna dig trygg med att du vet vilka budskap som visas ut och när, och att du enkelt kan dela rättigheter för publicering till skärmar, så fler kan bidra till att skapa relevant innehåll.

About the author

Lisa Ericsson

Customer Success Manager

Lisa works as a Customer Success Manager at PLAYipp and helps companies daily to get the most out of their digital signage solution. With experience from hundreds of customer projects across various industries, she has seen what works in practice, not just in theory.