Därför känner sig dina medarbetare oinformerade (och vad du kan göra åt det)

TL;DR

• Intern kommunikation till dina medarbetare misslyckas sällan på grund av budskapet. Den misslyckas på grund av kanalen.
• E-post, intranät och chatt förutsätter en inloggning, en dator eller telefon och tid att leta. Det utesluter alla som jobbar i produktionen, på lagret eller ute på fältet.
• Även på kontoret missas information. Mailboxar svämmar över och Slack-meddelanden hopar sig.
• Digitala skärmar placerar informationen där medarbetarna redan rör sig, utan inloggning och utan att någon behöver leta.

Ett meddelande skickas. Sedan tystnad. Ingen vet om det lästes, förstods eller ledde till något.

De flesta kommunikatörer känner igen känslan. Problemet är sällan vad som sades, utan att det aldrig nådde hela vägen ut. I PwC:s Global Workforce Hopes and Fears Survey 2025 är medarbetare som känner sig i linje med ledningens mål 78 % mer motiverade än de som inte gör det. Räckvidd är alltså inte en detalj i internkommunikationen. Det är hela poängen.

Vi får bra betyg på medarbetarengagemang. Medarbetarna upplever att de får god och tydlig information om vad som sker i bolaget. Jag ser att skärmarna har spelat en viktig roll i det.

— Lene Myklebust, VD på Visma Amili

Intern kommunikationen fokuserar ofta på medarbetare som jobbar på kontor

Intern kommunikation byggs oftast för den som sitter vid en dator, även i organisationer där stora delar av personalen inte gör det.

Konsekvensen är att medarbetare utan fast arbetsplats hamnar utanför de centrala kanalerna. De får veta saker i andra hand, via en kollega eller en chef som hann vidarebefordra. Strategiska budskap når aldrig hela vägen ut.

Vad medarbetare upplever när intern kommunikationen brister

Att få höra företagsnyheter i andra hand gör något med tilliten. Man känner sig utanför, inte bara informationsmässigt utan kulturellt.

Effekten syns i engagemang och arbetsmoral. Den som inte vet vad som händer har svårare att känna tillhörighet och svårare att se hur det egna arbetet hänger ihop med målen. Med tiden blir det självförstärkande. Ju lägre engagemang, desto svårare att få kommunikationen att landa.

Vi har märkt en tydlig förbättring i hur anställda reagerar på intern kommunikation. Det har blivit enklare att förmedla viktig säkerhetsinformation, och vi ser att meddelandena tas emot bättre och kommer ihåg bättre

— Atle Tollefsen, Delivery Owner, Securitas

Varför vanliga kommunikationsverktyg inte räcker

E-post, intranät och chatt fyller alla en funktion. Men de delar en brist: de kräver att medarbetaren själv går och hämtar informationen. Det förutsätter en inloggning, en enhet och tid att leta. I produktionen, på lagret och ute på fältet finns sällan något av det.

Men det stannar inte där. Även den som sitter framför en skärm hela dagen missar mejl och meddelanden. Inte för att kanalen saknas, utan för att den är full. Viktig information hamnar mellan tre olästa trådar och ett inbokat möte.

Problemet sitter i kanalen, inte i medarbetaren. Och därför finns det på kontoret också.

De kanaler medarbetare faktiskt uppmärksammar

Kommunikation fungerar bäst när den inte kräver någon ansträngning. Ingen inloggning, inget sökande, ingen ny vana.

Därför spelar placeringen roll. Budskap i fikarummet, i korridoren, på produktionsgolvet eller i receptionen syns av alla som passerar, utan att någon behöver göra något aktivt.

Gartner har visat att medarbetare som förstår hur deras arbete hänger ihop med företagets mål kan prestera upp till 10 % bättre. Den förståelsen byggs sällan av ett utskick. Den byggs av att se samma sak återkomma i vardagen.

Skiftet är från pull till push. Från att medarbetaren ska leta upp informationen, till att informationen finns där hen redan är.

Hur effektiv internkommunikation ser ut i praktiken

I tillverkning och produktion visas skiftbyten, säkerhetsgenomgångar och live-KPI:er direkt på golvet, där besluten fattas.

Inom logistik och lager syns dagens mål, leveransuppdateringar och avvikelser i de ytor där flest personer rör sig, så att teamen hinner reagera och skiften vet samma sak.

I offentlig sektor och hos organisationer med många arbetsplatser går det att styra ut gemensam information centralt och samtidigt låta varje enhet lägga till sitt eget.

Vårdgivaren Meliva använder PLAYipp på 37 kliniker för att hålla kommunikationen konsekvent, så att både personal och besökare får samma tydliga uppdateringar oavsett mottagning.

Vi använder PLAYipp framför allt i våra väntrum. Det är där vi möter patienterna och kan visa vilka vi är på ett professionellt och tydligt sätt” berättar

— Linn Christiernin, kommunikationsansvarig på Meliva.

Hur HR-team kan använda digital signage för att täppa till kommunikationsgapet

För HR är internkommunikation på väg att bli en strategisk fråga snarare än en administrativ. Skillnaden ligger i att gå från utskick i flera kanaler till en modell där budskap schemaläggs, riktas och levereras direkt i arbetsflödet.

Konkret innebär det att HR kan:

• Planera interna budskap i förväg som en del av kommunikationsplanen
• Uppdatera innehåll löpande när något förändras
• Rikta budskap per arbetsplats, avdelning eller skift
• Koppla ihop skärmarna med de system ni redan använder

Resultatet är att alla får samma information, oavsett roll, plats eller om de har en företagsmejl.

Avslutande tankar: Att välja rätt kommunikationsplattform för medarbetare

Valet av plattform handlar mindre om funktionslistor och mer om räckvidd. Fyra frågor räcker långt:

• Når den medarbetare utan e-postadress eller egen enhet?
• Går den att sköta utan att IT behöver kopplas in varje gång?
• Klarar den flera arbetsplatser med lokala budskap?
• Fungerar den ihop med systemen ni redan har?

En kommunikationsplattform ska göra kommunikationen enklare, inte lägga till ett lager till.

Vill du se hur digitala skärmar skulle passa in bland era befintliga verktyg? Prata med en expert på PLAYipp.

About the author

Staffan Stendahl

Chief Commercial Officer

Staffan is Chief Commercial Officer at PLAYipp and an expert at internal communication within organizations. He has helped hundreds of businesses streamline and improve their information flow, and knows exactly what challenges communicators face when trying to reach all their target audiences. Through his work, he has seen how the right communication tools can make a big difference for staff, visitors and those who need access to important information at the right time.