Digital anslagstavla: Ersätt papper med skärmar

TL;DR

• En digital anslagstavla ersätter affischer och papper med dynamiskt innehåll i realtid
• Digitala anslagstavlor hjälper organisationer att dela information, säkerhetsvarningar och meddelanden direkt
• Modern programvara för digitala anslagstavlor låter team schemalägga innehåll på flera skärmar
• Digitala anslagstavlor används på kontor, lager, fabriker, vårdinrättningar och i offentliga miljöer
• Plattformar som PLAYipp hjälper organisationer att hantera digitala anslagstavlor på flera platser på ett enkelt sätt

Varför traditionella anslagstavlor inte längre räcker till

I decennier var anslagstavlan det enklaste sättet att dela information på arbetsplatser, skolor och offentliga byggnader.

Tryckta meddelanden, affischer och nålade lappar hjälpte organisationer att kommunicera uppdateringar med medarbetare, studenter och besökare. Men traditionella anslagstavlor har tydliga begränsningar.

Information blir snabbt inaktuell. Uppdateringar kräver manuellt arbete. Viktiga meddelanden kan lätt missas om någon passerar tavlan vid fel tillfälle. En digital anslagstavla löser det här problemet genom att förvandla en statisk anslagstavla till en dynamisk kommunikationskanal.

Istället för papperslappar visas information på en digital skärm som kan uppdateras direkt. Budskap kan förändras under dagen och säkerställer att målgruppen alltid ser relevant information.

Det här gör att organisationer kan dela information snabbare och upprätthålla tydlig kommunikation i hela verksamheten.

Vad en digital anslagstavla faktiskt är

En digital anslagstavla är en elektronisk skärm som används för att dela meddelanden. Digitala anslagstavlor använder en programvara som låter team skapa, schemalägga och hantera innehåll från sin dator. De här systemen inkluderar ofta:

• En skärm eller digital display
• En digital signage-mediaspelare eller ansluten enhet
• Programvara som styr innehållet

När systemet är ihopkopplat blir det en digital informationstavla som kan visa meddelanden, evenemangsscheman, bilder, video, sociala medie-flöden osv.

En del organisationer kallar det för digitala anslagstavlor eller elektroniska informationsskärmar. Oavsett terminologi är målet detsamma. Skärmen blir en gemensam plats där viktig information är synlig för alla.

Var digitala anslagstavlor används

Digitala anslagstavlor finns i många olika miljöer eftersom de hjälper organisationer att kommunicera tydligt och konsekvent.

Många verksamheter installerar digitala anslagstavlor för intern kommunikation. De visar HR-uppdateringar, policybeslut, nyheter och annan intern information.

Skolor och universitet förlitar sig i stor utsträckning på digitala anslagstavlor. En digital anslagstavla i skolmiljö kan visa lunchmenyer, kommande event, säkerhetsinformation och studentprestationer.

Vårdinrättningar använder ofta digitala informationsskärmar både för sina medarbetare och patientinformation. Allt ifrån vägledning så besökare enklare ska hitta rätt, till information till medarbetarna i personalrum. Andra användningsområden kan vara:

• Kontor
• Skolor och universitet
• Vårdinrättningar och sjukhus
• Butiker och kundmiljöer
• Offentliga byggnader och samhällsplatser

Varje organisation anpassar innehållet efter sin målgrupps behov.

Digitala anslagstavlor för skola och utbildning

Utbildningsmiljöer är en vanlig plats där digitala anslagstavlor används. En digital anslagstavla för skola eller högskola hjälper administratörer att snabbt dela meddelanden med elever, lärare och besökare. De här tavlorna kan visa:

• Dagliga meddelanden och skolnyheter
• Evenemangsscheman och idrottsaktiviteter
• Elevprestationer och utmärkelser
• Säkerhetsprotokoll och nödlarm

Digitala anslagstavlor för skolor är extra användbara på stora campus där elever och personal rör sig mellan byggnader.

En del institutioner installerar också digitala anslagstavlor specifikt för personal för att dela HR-uppdateringar, intern kommunikation och driftinformation.

Med PLAYipp är det enkelt att själv göra egna layouter och skapa egna flöden. Jag skulle verkligen rekommendera PLAYipp just för att det är enkelt.

— Kristian Matic, IT arkitekt, Mölndal Stad

Inomhus och utomhus

Digitala anslagstavlor kan installeras inomhus eller utomhus beroende på kommunikationsbehoven. De flesta organisationer använder digitala anslagstavlor inomhus, där skärmar placeras i receptionen, korridorer, mötesrum eller andra gemensamma utrymmen.

En digital anslagstavla utomhus fyller ett annat syfte. En utomhusskärm kan till exempel visa välkomstmeddelanden för besökare eller information om evenemang.

Utomhusskärmar använder ofta ljusa LED-skärmar för att bibehålla god bildkvalitet även i dagsljus.

Hur programvara för digitala anslagstavlor fungerar

Bakom varje digital anslagstavla finns programvara som styr vad som visas på skärmen. Programvara för digitala anslagstavlor låter team skapa och hantera innehåll från en plats. De flesta programvaror för digitala anslagstavlor låter användare:

• Skapa meddelanden och information
• Ladda upp bilder, video och grafik
• Schemalägga innehåll för specifika tider eller datum
• Hantera flera skärmar på olika platser
• Anpassa mallar och layouter

Moderna molnbaserade system låter team hantera skärmar på distans via en webbläsare. Många programvaror kan även kopplas ihop med vanliga verktyg som intranät, kalender för kommande event, sociala medier, analysverktyg som Power BI. Det gör att organisationer kan hålla skärmar uppdaterade utan manuellt arbete.

Designa innehåll för digitala anslagstavlor

Design spelar en viktig roll för om folk lägger märke till och förstår budskapet på din skärm. De flesta betraktare kollar bara på en skärm några sekunder i förbifarten. Därför bör budskap vara tydliga och lättlästa.

Effektiv design för digitala anslagstavlor inkluderar ofta korta meddelanden med tydliga rubriker och högkvalitativa bilder eller video. Många organisationer använder dra-och-släpp-mallar för att skapa innehåll snabbt och bibehålla en konsekvent stil.

Dynamiskt innehåll som bildspel, widgets och roterande budskap kan också hjälpa till att hålla uppmärksamheten på skärmen.

Fördelarna med digitala anslagstavlor

Fördelarna med digitala anslagstavlor blir tydliga när organisationer lämnar papperslappar bakom sig. En stor fördel är synlighet. Budskap visas på skärmar där medarbetare och besökare naturligt passerar under dagen. Andra fördelar är:

• Uppdateringar i realtid istället för inaktuell information
• Central kontroll över flera skärmar
• Enkel schemaläggning av meddelanden och evenemang
• Mer engagerande kommunikation via bilder och video
• Bättre stöd för nödlarm och säkerhetsprotokoll

De här fördelarna hjälper organisationer att upprätthålla tydlig kommunikation utan att öka det administrativa arbetet.

Vi använder PLAYipp framför allt i våra väntrum. Det är där vi möter patienterna och kan visa vilka vi är på ett professionellt och tydligt sätt.

— Linn Christiernin, kommunikationsansvarig på Meliva.

Pris och installationsöverväganden

Organisationer frågar ofta om priser när de planerar en installation. Kostnaden för en digital anslagstavla beror på flera faktorer, som skärmstorlek och teknik, om den ska installeras inomhus eller utomhus, hårdvara som mediaspelare och antalet skärmar.

En del plattformar erbjuder gratis grundversioner. Dessa kan fungera för enklare upplägg, men professionella plattformar erbjuder vanligtvis bättre säkerhet, driftsäkerhet och långsiktig support. De flesta system kan köras på standardhårdvara, med skärmar anslutna via Wi-Fi eller internet.

Hur digitala anslagstavlor stödjer kommunikation på arbetsplatsen

En av de största fördelarna med en digital anslagstavla är hur den förbättrar kommunikationen i hela organisationen. Viktiga budskap syns där medarbetare redan befinner sig, istället för att de behöver söka efter information.

Eftersom skärmen kontinuerligt visar budskap är det mer sannolikt att medarbetare ser uppdateringar även om de missar ett mejl eller ett möte. Det gör digitala anslagstavlor till en driftsäker kanal för intern kommunikation.

Varför organisationer väljer PLAYipp för digitala anslagstavlor

Att hantera digitala anslagstavlor ska vara enkelt. PLAYipp erbjuder en plattform utformad för att stödja kommunikation i organisationer. Du kan enkelt skapa meddelanden, schemalägga uppdateringar och hantera skärmar på flera platser från ett ställe.

Det gör att organisationer kan ersätta inaktuella anslagstavlor med moderna digitala skärmar som är enkla att hantera.

About the author

Emil Lindblad

Business Development Manager

Emil is Business Development Manager at PLAYipp and has worked with digital signage since 2013. He has lived and breathed digital signage for more than 10 years. At PLAYipp, he has over the years worked with everything from support and key account management to sales manager, which has given him a broad understanding of both customer challenges and how digital signage can create real value.