Get in touch with PLAYipp
info@playipp.com
+46 26 – 45 50 600
Timmermansgatan 1, Gävle, Sweden



Meny

Kundcase: Örebro kommun

Digitala informationsskärmar hos Örebro Kommun

Det började med ett fåtal skärmar i Örebro kommuns Servicecenter. Sedan dess har allting gått väldigt snabbt.

Numera används PLAYipp för både publik och intern information inom ett antal verksamheter.

Med hjälp av gemensamma mallar och en smart utformad organisation hålls kommunikationen ihop.

Redan innan Örebro kommun började använda PLAYipp arbetade de med digitala informationsskärmar. Men till slut räckte det inte med enklare lösningar, där de kunde sprida information via PowerPoints. I februari 2014 övergick Örebro till PLAYipp.

– Vi kände att vi behövde något som var webbaserat, enkelt och modernt, berättar enhetschefen Malin Scholtzé.

– Sedan dess har det gått fort. Det är många verksamheter som har hoppat på det här. En del av det vinnande konceptet är att vi har en tydlig beställarordning, som gör att verksamheterna känner att de får den hjälp och det stöd som de behöver, fortsätter Malin.

80-tal användare runt om i kommunen

Numera har Örebro kommun ett 80-tal PLAYipp-användare, som kan uppdatera en eller flera av kommunens skärmar. Skärmarna, som används för både publik och intern information, sitter bland annat hos Tekniska förvaltningen, Stadsbyggnadskontoret samt på flera skolor och vårdinrättningar.

Kommunikatör Annette Bjurström ansvarar för att lägga in nya användare. Hon anger även vilka rättigheter dessa ska ha. Vissa kan enbart uppdatera enstaka ytor på en enda skärm, medan andra kan publicera till skärmar på flera olika platser. Det går även att sätta andra typer av rättigheter gällande bland annat vilken typ av material som får publiceras, vem som får ladda upp nya bilder och hur långa olika typer av texter får vara.

Genom att aktivt arbeta med denna typ av rättigheter går det att skapa trygghet för både organisationen och de enskilda användarna – det blir svårare för användarna att göra fel och eventuella misstag blir begränsade ifall användaren endast kan publicera till den lokala skärmen på den egna arbetsplatsen.

Smart och effektiv kommunikation

– Vi har gått från ganska små verksamheter som har använt skärmarna till att hela förvaltningar har börjat använda dem. Det här är ett sätt att kommunicera smart och effektivt, berättar Malin Scholtzé.

Vilka användningsområden ser ni att digitala informationsskärmar har för kommuner?
– Visuell kommunikation är jättestarkt och skärmarna är en naturlig utveckling av hur samhället ser ut. Det finns egentligen inga begränsningar, utan möjligheterna är hur stora som helst. För vår del handlar frågan snarare om antal ställen och vad vi använder tekniken till. Touchfunktionalitet är något jag tror väldigt mycket på, säger Malin Scholtzé.

Örebro kommun
Örebro kommun
Framgångsfaktorer bakom Örebro kommuns skärmkommunikation:
  • En smart uppbyggd organisation, som skapar trygghet.
  • Tydliga rutiner för behovsinventering, beställning, utbildning etc.
  • Gemensamma mallar, som skapar en enhetlig kommunikation.
Så här organiserar Örebro kommun arbetet med sina digitala skärmar:

Ägare av systemet:
Kommunikationsavdelningen “äger” systemet och ansvarar för beställningar, behovsinventering samt kontakt med leverantör.

Redaktör:
Har det övergripande ansvaret för mallar, användarrättigheter samt struktur. Bistår även de lokala publicerarna med viss support.

Central redaktion:
Prioriterar samt publicerar centralt material. Ansvarar för det gemensamma, centrala mediabiblioteket.

Lokala publicerare:
Arbetar direkt i verksamheten och sköter det dagliga arbetet med att publicera budskap på respektive verksamhets lokala skärmar.

Digital signage: Exempelskärm
Från behov till kommunikation:

För att underlätta och få kontroll över beställningar inom organisationen har Örebro kommun utarbetat en rutin vid nyinstallation av digitala skärmar.

  1. Verksamheten inser att de har ett behov av att kunna kommunicera via digitala skärmar.
  2. Kommunikationsavdelningen kontaktas med en beskrivning av det uppstådda behovet.
  3. Kommunens leverantör Ricoh gör ett på plats-besök för att diskutera storlekar, placeringar och antal.
  4. Ricoh lämnar offert och verksamheten börjar förbereda inför den kommande installationen.
  5. Order lämnas från Ricoh till PLAYipp och leveransen inleds.
  6. Kommunikationsavdelningen informeras om när installationen kommer att ske.
  7. Redaktören skapar användare, sätter rättigheter för dessa samt sänder över mallar.
  8. PLAYipp genomför en utbildning med de nya lokala publicerarna – antingen via webben eller på plats.
  9. De lokala redaktörerna börjar publicera till de skärmar och de skärmytor som de har rättigheter till.

Genom att följa dessa rutiner kan Örebro kommun säkerställa att skärmkommunikationen blir enhetlig, att varje verksamhet får en lösning som utgår från deras specifika behov samt att de lokala publicerarna får de förutsättningar som krävs för att effektivt kunna kommunicera via sina digitala skärmar.

Gemensamt material

PLAYipp är utvecklat för att enkelt kunna använda både centrala meddelanden, som syns på alla skärmar, och lokala budskap, som enbart visas på utvalda skärmar. Örebro kommun använder detta för att arbeta med gemensamt material.

Varje verksamhet kan välja att använda två skärmytor med RSS-flöden, som automatiskt publicerar aktuella nyheter från Orebro.se samt de senaste posterna från kommunens Facebooksida.

Dessutom får verksamheterna även tillgång till en gemensam mapp i mediabiblioteket, där den centrala redaktionen laddar upp övergripande budskap som kan användas inom alla verksamheter.

Att arbeta aktivt och sätta rättigheter för varje lokal publicerare skapar trygghet för både kommunikationsavdelningen och de enskilda publicerarna. Att styra vilka skärmar, mallar, mappar och skärmytor som varje lokal publicerare kan arbeta med minskar risken för misstag inom stora, komplexa organisationer där det kan vara känsligt vilken information som syns vart.

Skärmindelning för digital signage
Sagt om PLAYipp

Den stora fördelen med PLAYipp är att det är en webbaserad tjänst. När jag är hemma kan jag plötsligt komma på något som jag har lovat att göra. Då går jag enkelt in via telefonen och gör den uppdateringen.

Annette Bjurström
Kommunikatör på Örebro Kommun

Digitala informationsskärmar hos Örebro Kommun
Så drar Örebro kommun nytta av digitala skärmar
  • Invånare och besökare informeras via centrala skärmar i skyltfönster och receptioner.
  • Verksamheter sprider egen information på sina egna skärmar.
  • Touchskärmar låter invånarna hitta fördjupande information såsom detaljplaner.
  • Den interna informationen kan effektiviseras via personalskärmar.
Att tänka på!

Håll informationen kort: Korta, luftiga budskap med en passande bild når ut bättre än långa texter.

Anpassa språkbruket: Undvik onödigt komplicerat språk. Tänk även på att mottagaren kanske inte känner till facktermer och andra interna benämningar.

Hänvisa: I stället för att skriva långa budskap kan ni hänvisa till en webbsida eller annat ställe där det finns fördjupad information.

Uppdatera och schemalägg: Få budskap är bättre än att ha gammal information. Schemalägg när budskap ska sluta visas och uppdatera skärmarna ofta.

Splittra inte uppmärksamheten: Att exempelvis visa två videos samtidigt på en och samma skärm gör det svårt för mottagaren att fokusera. Genom att prioritera budskapen och särskilja skärmens olika ytor blir det enklare att styra uppmärksamheten dit ni vill ha den.

Krisberedskap: Genom att vara förberedda kan ni agera snabbt då något händer. Bestäm vem som uppdaterar vad ifall en krissituation skulle uppstå och ha färdiga mallar för snabbare publicering.

Arbeta centralt och lokalt: Med rätt verktyg kan ni enkelt välja vilka budskap som ska visas lokalt på enbart en skärm/en plats eller vad som ska gå ut centralt på flera olika platser. Effektiviserar både arbetet och kommunikationen.

Digitala informationsskärmar

Tips: 3-5 budskap som visas 20 sekunder per budskap blir en lagom lång informationsslinga. Men glöm inte att utgå från mottagaren! En veckomatsedel på ett äldreboende kanske bör visas i en minut i stället för i 20 sekunder.

Sök