Vi vet idag att digitala verktyg hjälper oss att utföra våra jobb bättre än någonsin* men ofta kan de vara så komplexa, dyra och icke användarvänliga att många organisationer väljer bort möjligheten för deras anställda. Medarbetare i sin tur väljer bort svåra intranätslösningar eller komplicerade internkommunikativa system till förmån för sociala medier och snabba chattar. Organisationens behov av att kommunicera och medarbetarens vilja att engagera sig matchar ofta dåligt.

Har ni en smart struktur på chattgrupper kommer det leda till en drastisk minskning av intern e-mail, kraften i en chattgrupp när ställer du en fråga där så sprids kunskapen av att frågan finns, samtidigt som alla medlemmar i gruppen kan med sin samlade kompetens erbjuda svaret. Således kommer tiden från att frågan ställdes till svar att förkortas samtidigt som spridningen av kunskap av fråga som svar spridas i organisationen.

Chatten används även för att dela med sig och sprida material som bilder, filmer, filer och länkar. Den moderna och effektiva organisationen byter gärna bort det mesta innan chatten erbjuds att förloras.

Vem som inte är på plats är ofta viktigt och berör verksamheten på många sätt, med en tydlig och snabb information om frånvaro direkt till organisationen och berörda medarbetare kan de hantera situationen och lösa den själva. För alla olika statusar en medarbetare anger kan de själv skriva en kort statustext om de vill meddela berörda kollegor.

Funktionen tillgänglighet är ingen ersättning eller förlängning på den tidsrapportering ni jobbar med idag, det är en funktion för att kommunikationen med alla berörda medarbetare skall fungera.