Mölndals stad förbättrar sin kommunikation med PLAYipp

Ett reportage med Kristian Matic, Teknisk IT-Arkitekt på Mölndals stad.

Kristian Matic har varit med och startat samt drivit projektet med PLAYipp på Mölndal Stad där han har arbetat flera år som Teknisk IT-Arkitekt. Nu är arbetar han på Göteborg Energi, som också använder PLAYipps lösningar, vilket ger honom stor erfarenhet av hur PLAYipps lösningar fungerar i olika typer av verksamheter. I detta reportage beskriver Kristian hur Mölndals Stad använder PLAYipp för att förbättra sin kommunikation till sina invånare. 

2016 började Mölndal Stad ett projekt med syfte att kommunicera bättre med medborgarna som är invånare, företag, elever, besökare mm. Kristian, som då jobbade som IT arkitekt såg tidigt utmaningen med att de ville uppnå att kommunikationen skulle “andas Mölndals Stad”. Projektet startade på Kultur & Fritidsförvaltningen men växte till att omfatta hela kommunen. 

Idag används PLAYipp Digital Signage på ungefär ett 10-tal publika anläggningar som tex Åby Simhall och olika bibliotek. Den största användningen idag är på skolor i hela kommunen. Ett 20-tal skärmlösningar finns idag på skolor runt omkring i Mölndals Stad. Den största andelen lösningar används för att rikta informationen till elever, men Kristian gör en uppskattning på att var femte skärm ungefär är placerad i olika personalutrymmen och då riktar sig till anställda i staden.

I början av projektet fanns det en del andra utmaningar. Man använde redan skärmar som en av kanalerna för att kommunicera med medborgarna. Man använde USB-stickor på skärmen lokalt på tex biblioteket och andra publika informationsskärmar. Problemet med den typ av hantering är att det blev olika layouter och formspråk. Det hängde också på att rätt person fysiskt skulle vara närvarande för att det inte skulle vara gammal information på skärmarna. Med det i bakhuvudet gick Kristian och hans kollegor in i projektet med en kravspecifikation att det behövde en bra lösning som de kunde renodla informationen och göra den skalbar.

IT-avdelningen la i efterhand till andra krav i upphandlingen av teknisk karaktär samt det skulle gå smidigt att beställa fler skärmlösningar och på sikt utöka. Då behövdes en paketering av hårdvara, mjukvara och installation. IT-avdelningen hade en bra dialog med Atea, leverantör till staden, som satte upp precis det de behövde. 

“Vi började kika på att snickra ihop en egen lösning som en slags hemsida som bara skulle speglas direkt upp på skärmarna”, fortsätter Kristian, “Men vi insåg ganska snart att det blev för krångligt att hantera. Vi behövde något som vem som helst kan uppdatera information i”

I början av projektet fanns det en del andra utmaningar. Man använde redan skärmar som en av kanalerna för att kommunicera med medborgarna. Man använde USB-stickor på skärmen lokalt på tex biblioteket och andra publika informationsskärmar. Problemet med den typ av hantering är att det blev olika layouter och formspråk. Det hängde också på att rätt person fysiskt skulle vara närvarande för att det inte skulle vara gammal information på skärmarna. Med det i bakhuvudet gick Kristian och hans kollegor in i projektet med en kravspecifikation att det behövde en bra lösning som de kunde renodla informationen och göra den skalbar.

IT-avdelningen la i efterhand till andra krav i upphandlingen av teknisk karaktär samt det skulle gå smidigt att beställa fler skärmlösningar och på sikt utöka. Då behövdes en paketering av hårdvara, mjukvara och installation. IT-avdelningen hade en bra dialog med Atea, leverantör till staden, som satte upp precis det de behövde. 

“Vi började kika på att snickra ihop en egen lösning som en slags hemsida som bara skulle speglas direkt upp på skärmarna”, fortsätter Kristian, “Men vi insåg ganska snart att det blev för krångligt att hantera. Vi behövde något som vem som helst kan uppdatera information i”

“Vi behövde något som vem som helst kan uppdatera information i!”

Kristian Matic, Mölndals Stad

“Med PLAYipp upplevde vi att det var enkelt att själva göra egna layouter och skapa egna flöden. Jag skulle verkligen rekommendera PLAYipp just för att det är enkelt.” Berättar Kristian vidare. Han fortsätter: “Det har blivit ett väldigt bra komplement till de andra kanalerna som kommunikationsavdelningen använder tex facebook, instagram och youtube.”

Mölndals Stad har en tydlig kommunikationspolicy som var viktig att kunna leva upp till även med informationen på digitala informationsskärmar. Idag är det flera medarbetare som publicerar i PLAYipp men till en början var det många automatiska flöden som publicerades, tex hemsidan, Västtrafik, sociala media osv. Nu är det en ansvarig på varje skola, en så kallad IKT- ansvarig. (IKT står för Information, Kommunikation &  Teknik)

TIPS
För nya organisationer eller företag som som vill få en bättre kommunikation tipsar Kristian om att redan i ett tidigt skede sätta upp vem eller vilken avdelningen som äger projektet.
I hans mening är kommunikationsavdelningen ansvarig för själva kommunikationen men i samarbete med IT. Som i deras fall var det viktigt att man utgick från kommunikationspolicyn, att det var Mölndals Stad som var avsändare. Det skulle upplevas som trygg, stadig och aktuell information.
Man ville till exempel använda samma formspråk som på hemsidan. Säkerhet var också något som kom upp senare som en viktig aspekt. Att kunna komplettera med information om vad som direkt händer blev viktigt. Om larmet gick ville man snabbt kunna informera om varför larmet gick.
TIPS
För nya organisationer eller företag som som vill få en bättre kommunikation tipsar Kristian om att redan i ett tidigt skede sätta upp vem eller vilken avdelningen som äger projektet.
I hans mening är kommunikationsavdelningen ansvarig för själva kommunikationen men i samarbete med IT. Som i deras fall var det viktigt att man utgick från kommunikationspolicyn, att det var Mölndals Stad som var avsändare. Det skulle upplevas som trygg, stadig och aktuell information.
Man ville till exempel använda samma formspråk som på hemsidan. Säkerhet var också något som kom upp senare som en viktig aspekt. Att kunna komplettera med information om vad som direkt händer blev viktigt. Om larmet gick ville man snabbt kunna informera om varför larmet gick.

När jag till sist frågar på vilka sätt PLAYipp påverkat kommunikationen för Mölndals Stad så svarar han med energi i rösten att de har för det första blivit mer enhetligt, det “andas” Mölndal Stad oavsett vilken skola eller publik anläggning du är på. “Och”, säger han med ett tillägg, och jag nästan hör i telefonen hur han ler, “andas inte gammal hemsida ala 90-talet”. Han refererar även till en undersökning som genomfördes efteråt när de varit igång ett tag med PLAYipp. En praktikant fick i uppdrag att fråga medborgarna vad de läst, sett och uppmärksammat på skärmarna. De ville helt enkelt ta reda på: Var PLAYipp värt det? Han konstaterar: “Ja, det har fungerat” Vi har nått det vi eftersträvade!”

Efter intervjun när jag tackat för engagemanget, hans tid och uppmärksamhet och vi har lagt på, känner jag stolthet i att Mölndal Stad kommit så långt med kommunikationen med hjälp av PLAYipp. Mina intervjuer fortsätter med fler användare av PLAYipp och jag hoppas få ha fler inspirerande samtal likt det jag precis haft med Kristian.

Anna Heiel Holmén
För att försöka förstå och förmedla vad och hur PLAYipp används har jag startat en intervjuserie. Jag har arbetat på PLAYipp på sälj & marknad under 3 år och har deltagit i många intressanta möten med återförsäljare och kunder. I ett försök att visa upp människorna som verkligen använder PLAYipp intervjuar jag människor i flera olika roller och i flera olika organisationer eller företag.
Anna Heiel Holmén
PLAYipp

Juni 2020

Vill du veta mer om
PLAYipp Digital Signage?
Vill du veta mer om
PLAYipp Digital Signage?
Anna Heiel Holmén
För att försöka förstå och förmedla vad och hur PLAYipp används har jag startat en intervjuserie. Jag har arbetat på PLAYipp på sälj & marknad under 3 år och har deltagit i många intressanta möten med återförsäljare och kunder. I ett försök att visa upp människorna som verkligen använder PLAYipp intervjuar jag människor i flera olika roller och i flera olika organisationer eller företag.
Anna Heiel Holmén
PLAYipp

Juni 2020