Plattformen för kommunikations-strategerna hos Göteborgs Energi.

Jenny Sandkvist, kommunikationsstrateg, har nyligen kommit tillbaka från sin semester när vi hörs via telefon. Hennes arbetsgivare sedan 13 år är det kommunalt ägda Göteborgs Energi. Det är ett energibolag med 900 anställda som finns på totalt 4 platser i Göteborg. Jag lovar att vara snäll i min intervju så “semester-hjärnan” inte blir överhettad. Så Jenny får börja med berätta för mig om vad hennes roll som kommunikationsstrateg innebär. Hon förklarar att hon är ansvarig för alla interna kanaler för kommunikation där PLAYipp är en del. Men det är även andra kanaler som tex intranät, videomöte utrustning, olika chatt lösningar, bildbanken och enkätverktyg.

För cirka 3 år sedan var kommunikationsavdelningen kravställare när företaget skulle upphandla ett sätt att få ut information till skärmar. Internt hade man efterfrågat skärmar för information. Det var IT-avdelningen som fick uppdraget att fråga tänkbara leverantörer utefter företagets inköpsrutiner. “Behovet kom från oss på verksamhetssidan, vi hade inte köpt in det om inte jag tyckte det höll måttet”, berättar Jenny.

Idag ansvarar Jenny över de 10 st skärmarna som är strategiskt utplacerade i organisationen. Två av skärmarna är på plats vid olika receptioner och visar således extern information för besökare och gäster. Övriga skärmar sitter både på huvudkontoret på olika plan och på övriga anläggningar i Göteborg. Innehållet på skärmarna “på insidan”, som Jenny väljer att beskriva dem, har både koncernövergripande information men även lokal information som berör medarbetare just på den platsen. Ett behov som också framkommit är att vissa medarbetare arbetar på olika avdelningar och har således behov av att samma nyckeltal och siffror visas på båda skärmarna. 

“Vi har ett nätverk för redaktörer för att få till relevant och aktuell information”, berättar Jenny vidare. Jenny förklarar att de använder användarrättigheter i styrningen i PLAYipp så att någon lokalt på varje avdelning kan informera om vad som är relevant just på deras avdelning. “De kan bolla innehållsidéer från verksamheten, vad som händer där ute, visa olika delar av verkligheten!”

Kommunikationsavdelningen, med Jenny i spetsen, har behörighet till alla skärmar. “I och med nätverket för redaktörer så kan vi hjälpas åt att fylla på med information, man kan utbyta lite “fix och trix”. Det är samma utmaning även om vi hade haft analoga anslagstavlor. Verktyget i sig har inga utmaningar.” 

Jenny berättar också att verktyget är bra och kompetent verktyg och att de valde att låta alla i redaktörs nätverket få möjlighet att delta i en utbildning med PLAYipp i verktyget strax före sommaren. Syfte var att redaktörerna skulle få lite påminnelser om vad man kan göra och att hålla sig lite ajour. Hon betonar ändå att verktyget inte är så komplicerat, men det finns så många möjligheter som man ibland behöver bli påmind om. 

Jenny berättar att PLAYipp även påverkat formen kommunikationen. “Vi producerar mycket filmer. Med PLAYipp får filmerna liv!” Både interna och externa filmer används flitigt och gör att även skärmarna blir mer tilltalande.

Jag fortsätter fråga vad som är det bästa med digitala informationsskärmar och Jenny svarar snabbt att det är att de når med fördel de personer som inte tittar på intranätet, men utmaningen är att nå de som är ute på fältet. Göteborg Energi har även servicetekniker som är på plats ute hos deras kunder. De sitter inte fysiskt på någon av de olika kontoren men tillhör självklart en enhet och de behöver också få till sig samma nyckeltal osv. “Vi behöver något bättre än mail”, säger Jenny och de har precis börjat se över hur PLAYipp kan hjälpa till med en lösning för det. 

Avslutningsvis ber jag om “Jennys tips på vägen!” till det företag eller organisation som är i startgroparna med ett digitalt kommunikationsverktyg. “Skapa ett ”redaktörs-nätverk”. Ett nätverk med utpekade resurser som förstår uppdraget.”  Ett väldigt bra tips, tycker vi båda i samförstånd. 

Vi är väldigt stolta över att vi på PLAYipp får vara med och utveckla kommunikationen vidare mellan kollegor och avdelningar på Göteborg Energi. Så kul att vara en del av deras framgång!